Smernica č. 88 /2010 Žilinský samosprávny kraj str. 1 Úplne znenie S m e r n i c e Úradu Žilinského samosprávneho kraja č. 88/2010 o postupe pri vzniku, zmene a skončení pracovného pomeru zamestnancov Žilinského samosprávneho kraja v súčinnosti s oddelením informatiky Úradu Žilinského samosprávneho kraja v znení Dodatku č. 1 zo dňa 1.6. 2012 Žilinský samosprávny kraj (ďalej len ŽSK ) v zmysle zákona NR SR č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len zák. č. 275/2006 Z. z. ), vydáva túto Smernicu Úradu Žilinského samosprávneho kraja č. 88/2010 o postupe pri vzniku, zmene a skončení pracovného pomeru zamestnancov ŽSK v súčinnosti s oddelením informatiky Úradu Žilinského samosprávneho kraja (ďalej len Úrad ŽSK ) (ďalej spolu len smernica ). Článok I Nástup nového zamestnanca a vznik pracovného pomeru 1. Oddelenie personálne, PaM Úradu ŽSK (ďalej len oddelenie personálne, PaM ) je povinné pri nástupe nového zamestnanca ŽSK oznámiť túto skutočnosť oddeleniu informatiky Úradu ŽSK (ďalej len ) minimálne 5 dní vopred. Oznámenie (formou excelovskej tabuľky, ktorej vzor tvorí prílohu č.1. tejto smernice) je potrebné odoslať prostredníctvom e-mailovej komunikácie oddeleniu informatiky podľa dohodnutého rozdeľovníka. Oznámenie musí obsahovať dátum zmeny, typ zmeny, meno a priezvisko zamestnanca, prípadne titul zamestnanca, osobné číslo, názov pracovnej pozície, názov odboru, názov oddelenia Úradu ŽSK a poznámku. 2. Oddelenie informatiky vytvorí novému zamestnancovi ŽSK najneskôr do nasledujúceho pracovného dňa odo dňa oznámenia o nástupe elektronické prístupy do počítačovej siete, prístupové kontá do príslušných aplikácií komplexného informačného systému a e-mailovú schránku. 3. Oddelenie informatiky vytvorí najneskôr do nasledujúceho pracovného dňa štandardnú rolu pre príslušnú funkciu nového zamestnanca ŽSK v aplikácii Fabasoft. Špecifické požiadavky v nastavení je potrebné oznámiť. 4. Príslušný organizačný útvar Úradu ŽSK, na ktorom nastupuje nový zamestnanec ŽSK zároveň požiada formou e-mailu o pridelenie počítača a telefónneho prístroja pre nového zamestnanca. 5. Oddelenie informatiky na základe požiadavky pripraví a nainštaluje počítač, operačný systém a jeho komponenty vrátane kompletných aplikácií, následne vykoná jeho základnú konfiguráciu s prístupom na periférne zariadenia, najneskôr do nasledujúceho pracovného dňa.
Smernica č. 88 /2010 Žilinský samosprávny kraj str. 2 6. Oddelenie informatiky zrealizuje obvyklým spôsobom prevod majetku, ktorý vznikol pri nástupe nového zamestnanca ŽSK a bezodkladne to oznámi e-mailom odboru vnútornej správy, oddeleniu vnútornej Úradu ŽSK. 7. V prípade splnenia podmienok bodu 1. a bodu 4. Čl. I, garantuje novému zamestnancovi ŽSK funkčný počítač s potrebnými prístupmi do počítačovej siete a aplikáciami komplexného informačného systému v deň jeho nástupu do zamestnania. 8. V deň nástupu nového zamestnanca ŽSK do práce vytvorí tomuto zamestnancovi prístup do dochádzkového a prechodového systému, pridelí dochádzkovú kartu, služobný preukaz a klapku na príslušný telefónny prístroj. Uvedené skutočnosti svojim podpisom potvrdia príslušní zamestnanci Úradu ŽSK do nástupného listu zamestnanca, ktorého vzor tvorí prílohu č. 2. tejto smernice. 9. Oddelenie informatiky zabezpečí pre nového zamestnanca ŽSK základné školenie o používaní počítača, počítačovej siete a aplikácií komplexného informačného systému v zmysle smernice č. 89/2010 o zásadách používania informačných technológii na Úrade ŽSK v znení neskorších dodatkov. Zároveň bude nový zamestnanec ŽSK oboznámený príslušným zamestnancom z oddelenia krízového riadenia, BOZP a správy registratúry Úradu ŽSK s platným registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom Úradu ŽSK. Školenie bude realizované v prvom týždni nástupu nového zamestnanca ŽSK, pričom povinnou súčasťou školenia je prezenčná listina. Uvedené skutočnosti svojim podpisom potvrdia príslušní zamestnanci ŽSK do nástupného listu zamestnanca, ktorého vzor tvorí prílohu č. 2 tejto smernice. Článok II Zmena pracovného pomeru zmena pracovného zaradenia 1. Oddelenie personálne, PaM je povinné pri zmene zaradenia zamestnanca ŽSK v organizačnej štruktúre Úradu ŽSK, pri nástupe zamestnanca ŽSK na materskú a/alebo rodičovskú dovolenku, pri dlhodobom neplatenom voľne zamestnanca ŽSK, pri dlhodobom uvoľnení zamestnanca ŽSK na výkon verejnej funkcie alebo odborovej funkcie a pri iných ďalších zmenách oznámiť túto skutočnosť oddeleniu informatiky minimálne 5 dní vopred. Oznámenie (formou excelovskej tabuľky, ktorej vzor tvorí prílohu č.1. tejto smernice) je potrebné odoslať prostredníctvom e -mailovej komunikácie oddeleniu informatiky podľa dohodnutého rozdeľovníka. Oznámenie musí obsahovať dátum zmeny, typ zmeny, meno a priezvisko zamestnanca, prípadne titul zamestnanca, osobné číslo, názov pracovnej pozície, názov odboru, názov oddelenia Úradu ŽSK a poznámku. 2. Oddelenie informatiky vytvorí k nahlásenému dátumu zmeny nové elektronické prístupy do počítačovej siete, prístupové kontá do príslušných aplikácií komplexného informačného systému, pripraví a nainštaluje počítač, operačný systém a jeho komponenty, vrátane potrebných aplikácií a následne vykoná jeho základnú konfiguráciu. 3. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k zmene je povinný zabezpečiť, aby k dátumu zmeny svoje pracovné údaje skopíroval z lokálneho počítača na vopred určený sieťový adresár S. Adresár vytvára pri konfigurácii počítača v čase nástupu zamestnanca ŽSK do zamestnania. Oddelenie informatiky je povinné takto skopírované pracovné údaje na určený sieťový adresár okamžite sprístupniť po prvom prihlásení zamestnanca ŽSK do počítačovej siete po zmene
Smernica č. 88 /2010 Žilinský samosprávny kraj str. 3 pracovného zaradenia. Pri zmenách, ako je nástup na materskú a rodičovskú dovolenku, pri dlhodobom neplatenom voľne, pri dlhodobom uvoľnení zamestnanca ŽSK na výkon verejnej funkcie alebo odborovej funkcie, je povinné takto skopírované pracovné údaje na určenom sieťovom adresáre zazálohovať na zálohovacie médiá najneskôr do 24 hodín po odchode zamestnanca ŽSK, alebo ich sprístupniť príslušnému nadriadenému odchádzajúceho zamestnanca ŽSK. 4. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k zmene, je povinný zabezpečiť, aby k dátumu zmeny jeho zásobníky práce v aplikácii Fabasoft neobsahovali nezaradené záznamy, nevybavené úlohy, nespracované cestovné príkazy a neukončené žiadanky na prepravu a avíza, pričom zodpovedá za vyhotovenie spisového obalu, obsahu spisu a kompletné odovzdanie spisov a zmlúv vo fyzickej, ako aj elektronickej podobe. 5. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k zmene, odovzdá vedúcemu príslušného organizačného útvaru Úradu ŽSK alebo ním poverenému zamestnancovi spisy a zmluvy na základe odovzdávajúceho protokolu (príloha č. 4 tejto smernice), ktorého prílohou je zoznam spisov a zmlúv. Oddelenie informatiky vykoná zmenu spracovateľa spisov a zmlúv a vytlačí protokol o spracovaní zmeny, ktorý tvorí prílohu odovzdávajúceho protokolu. Formulár odovzdávajúceho protokolu je dostupný v systéme Fabasoft v zložke Interný záznam/ Elektronické dokumenty/ OO Odovzdávajúci protokol. Odovzdávajúci protokol podľa tohto bodu je vypracovaný v súlade s čl. 1 ods. 7 Smernice Úradu ŽSK č. 30/2005 (Registratúrny poriadok a registratúrny plán Úradu ŽSK) v znení neskorších dodatkov. 6. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k zmene (nástup na materskú a rodičovskú dovolenku, pri dlhodobom neplatenom voľne, pri dlhodobom uvoľnení na výkon verejnej alebo odborovej funkcie a pod.,) je povinný protokolárne k dátumu zmeny odovzdať všetky pracovné pomôcky, poskytnuté najmä oddelením informatiky, odovzdať dochádzkovú kartu a služobný preukaz. Uvedené skutočnosti svojim podpisom potvrdia príslušní zamestnanci Úradu ŽSK do výstupného listu zamestnanca, ktorého vzor tvorí prílohu č. 3 tejto smernice. 7. Oddelenie informatiky zrealizuje prevod majetku, ktorý bezodkladne oznámi odboru vnútornej správy, oddeleniu vnútornej Úradu ŽSK. Článok III Odchod zamestnanca a skončenie pracovného pomeru 1. Oddelenie personálne, PaM je povinné pri skončení pracovného pomeru zamestnanca ŽSK oznámiť túto skutočnosť oddeleniu informatiky minimálne 5 dní vopred. Oznámenie (formou excelovskej tabuľky, ktorej vzor tvorí prílohu č.1. tejto smernice) je potrebné odoslať prostredníctvom e -mailovej komunikácie oddeleniu informatiky podľa dohodnutého rozdeľovníka. Oznámenie musí obsahovať dátum zmeny, typ zmeny, meno a priezvisko zamestnanca, prípadne titul zamestnanca, osobné číslo, názov pracovnej pozície, názov odboru, názov oddelenia Úradu ŽSK a poznámku. 2. Oddelenie informatiky odstráni k dátumu skončenia pracovného pomeru zamestnanca ŽSK elektronické prístupy do počítačovej siete, prístupové kontá do príslušných aplikácií komplexného informačného systému.
Smernica č. 88 /2010 Žilinský samosprávny kraj str. 4 3. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza ku skončeniu pracovného pomeru je povinný zabezpečiť, aby k dátumu skončenia pracovného pomeru svoje pracovné údaje skopíroval z lokálneho počítača na vopred určený sieťový adresár S. Adresár bol vytvorený oddelením informatiky pri konfigurácii počítača v čase nástupu zamestnanca ŽSK do zamestnania. Oddelenie informatiky je povinné takto skopírované pracovné údaje na určenom sieťovom adresáre zazálohovať na zálohovacie médiá najneskôr do 24 hodín po odchode zamestnanca ŽSK, alebo ich sprístupniť príslušnému nadriadenému odchádzajúceho zamestnanca ŽSK. 4. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k skončeniu pracovného pomeru, je povinný zabezpečiť, aby k dátumu skončeniu pracovného pomeru jeho zásobníky práce v aplikácii Fabasoft neobsahovali nezaradené záznamy, nevybavené úlohy, nespracované cestovné príkazy a neukončené žiadanky na prepravu a avíza, pričom zodpovedá za vyhotovenie spisového obalu, obsahu spisu a kompletné odovzdanie spisov a zmlúv vo fyzickej, ako aj elektronickej podobe. 5. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k skončeniu pracovného pomeru, odovzdá vedúcemu príslušného organizačného útvaru Úradu ŽSK alebo ním poverenému zamestnancovi spisy a zmluvy na základe odovzdávajúceho protokolu (príloha č. 4 tejto smernice), ktorého prílohou je zoznam spisov a zmlúv. Oddelenie informatiky vykoná zmenu spracovateľa spisov a zmlúv a vytlačí protokol o spracovaní zmeny, ktorý tvorí prílohu odovzdávajúceho protokolu. Odovzdávajúci protokol podľa tohto bodu je vypracovaný v súlade s čl. 1 ods. 7 Smernice Úradu ŽSK č. 30/2005 (Registratúrny poriadok a registratúrny plán Úradu ŽSK) v znení neskorších dodatkov. 6. Zamestnanec ŽSK, u ktorého dochádza k skončeniu pracovného pomeru, je povinný protokolárne k dátumu skončenia pracovného pomeru odovzdať všetky pracovné pomôcky, poskytnuté najmä oddelením informatiky, odovzdať dochádzkovú kartu a služobný preukaz. Uvedené skutočnosti svojim podpisom potvrdia príslušní zamestnanci Úradu ŽSK do výstupného listu zamestnanca, ktorého vzor tvorí prílohu č. 3 tejto smernice. 7. Oddelenie informatiky zrealizuje prevod majetku, ktorý bezodkladne oznámi odboru vnútornej správy, oddeleniu vnútornej Úradu ŽSK. Článok IV Záverečné ustanovenia 1. Táto smernica nadobúda účinnosť dňa 1. augusta 2010. 2. Dodatok č. 1, vrátane jeho príloh, nadobúda účinnosť dňa 1.6. 2012 V Žiline dňa 31.5. 2012... Ing. Juraj Blanár predseda ŽSK
Príloha dodatku č.1 príloha č. 1 Personálne zmeny v organizačnej štruktúre Úradu ŽSK Dátum Typ zmeny nástup výstup zmena priezviska zmena pracovnej pozície nástup na MD zmena titulu a iné Titul, meno a priezvisko Osobné číslo Názov pracovnej pozície Názov odboru Názov oddelenia Poznámka
Príloha č. 2 ŽILINSKÝ SAMOSPRÁVNY KRAJ Komenského 48, 011 09 Žilina NÁSTUPNÝ LIST ZAMESTNANCA Priezvisko, meno a titul:... Osobné číslo... Odbor, oddelenie:... Pracovné zaradenie:... Dátum nástupu:... Náležitosti spojené s nástupom zamestnanca: odbor / oddelenie Poschodie / č. dverí Dátum a podpis zodpovedného zamestnanca oddelenie personálne, PaM oddelenie krízového riadenia, BOZP a správy registratúry (školenie PO a BOZP) (dochádzková karta) (Fabasoft) oddelenie krízového riadenia, BOZP a správy registratúry (správa registratúry) (vizitka, telefón) (evidencia majetku)
ŽILINSKÝ SAMOSPRÁVNY KRAJ Komenského 48, 011 09 Žilina (autoprevádzka, správa budovy) odbor financií oddelenie účtovníctva (stravné lístky) odbor kultúry, cestovného ruchu, zahraničných vzťahov a informácií (služobný preukaz) oddelenie činností orgánov kraja (organizačná štruktúra) odbor financií (riaditeľ odboru) Zamestnanec svojím podpisom potvrdzuje, že pri nástupe do zamestnania bol oboznámený s nasledovnými internými predpismi zamestnávateľa: Pracovným poriadkom Organizačným poriadkom Smernicou o obsluhe a využívaní dochádzkového systému Kolektívnou zmluvou na príslušný kalendárny rok. Smernicou o používaní informačných technológií na Úrade ŽSK... podpis zamestnanca
Príloha č. 3 ŽILINSKÝ SAMOSPRÁVNY KRAJ Komenského 48, 011 09 Žilina V Ý S T U P N Ý L I S T ZAMESTNANCA P o t v r d z u j e m, že zamestnanec (kyňa)..., ktorého pracovný pomer so Žilinským samosprávnym krajom so sídlom v Žiline, Ul. Komenského 48, 011 09 Žilina končí dňom... nemá voči uvedenej organizácií žiadne nevyrovnané záväzky. odbor / oddelenie Poschodie / č. dverí Dátum a podpis zodpovedného zamestnanca nadriadený zamestnanec riaditeľ odboru (písomnosti a iný materiál odovzdaný na pracovisku) oddelenie personálne, PaM oddelenie krízového riadenia, BOZP a správy registratúry (školenie PO a BOZP) (dochádzková karta) (Fabasoft) oddelenie krízového riadenia, BOZP a správy registratúry (správa registratúry)
ŽILINSKÝ SAMOSPRÁVNY KRAJ Komenského 48, 011 09 Žilina (vizitka, telefón) (evidencia majetku) (autoprevádzka, správa budovy) odbor financií oddelenie účtovníctva (stravné lístky) odbor kultúry, cestovného ruchu, zahraničných vzťahov a informácií (služobný preukaz) oddelenie činností orgánov kraja (organizačná štruktúra) odbor financií (riaditeľ odboru) odbor dopravy a regionálneho rozvoja (preukaz kontrolóra v cestnej doprave) Poschodie... podpis zamestnanca
ŽILINSKÝ SAMOSPRÁVNY KRAJ Komenského 48, 011 09 Žilina príloha č. 4 Interný záznam Vec Odovzdávajúci protokol podľa čl. 1 ods. 7 Smernice č. 30/2005 Úradu ŽSK Vybavuje: Naše číslo: Dátum: Odovzdávajúci:... (Titul, meno a priezvisko) zamestnanec odboru:... (Názov a pracovné zaradenie) skončenie pracovného pomeru z dôvodu:... o d o v z d á v a preberajúcemu:... (Titul, meno, priezvisko a funkcia) v súlade s registratúrnym poriadkom správca registratúry úradu:... (Titul, meno a priezvisko) spisy, ktorých zoznam je prílohou tohto odovzdávajúceho protokolu: V Žiline dňa......... odovzdávajúci preberajúci... správca registratúry úradu
P r í l o h a k odovzdávajúcemu protokolu Číslo spisu/zmluvy/ Vec