Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Ref: ICO/IRBA/

Prepis

1 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Ref: ICO/IRBA/

2 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Obsah 1. Základné informácie 3 2. Hlavné zásady stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom na roky 4 3. Vymedzenie podvodu na účely stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom 5 4. Úlohy a zodpovednosti 6 5. Vykonávanie stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom ( ) 7 6. Hodnotenie rizík súvisiacich s podvodmi 8 7. Strategické ciele a akčný plán na roky Preskúmanie a monitorovanie 12 Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 2/14 2/14

3 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom 1. Základné informácie Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž (Frontex) je zriadená nariadením 2019/1896 na účely zabezpečovania európskeho integrovaného riadenia hraníc na vonkajších hraniciach s cieľom účinne riadiť prekračovanie vonkajších hraníc. Zahŕňa to aj riešenie migračných výziev a prípadných budúcich hrozieb na týchto hraniciach, čím sa prispieva k riešeniu závažnej trestnej činnosti s cezhraničným rozmerom, v záujme zabezpečenia vysokej úrovne vnútornej bezpečnosti v Únii pri plnom rešpektovaní základných práv so súčasným zaručením voľného pohybu osôb. Agentúra Frontex (alebo agentúra ) ako decentralizovaná agentúra Európskej únie zodpovedá za riadenie operačných a administratívnych zdrojov, ktoré jej boli pridelené na vykonávanie politík EÚ alebo s cieľom prispieť k hladkému fungovaniu inštitúcií tak, aby sa prostriedky využívali nákladovo efektívnym spôsobom a znížila sa pritom administratívna záťaž v čo najväčšom rozsahu. Tak ako v prípade všetkých ostatných agentúr Frontex zodpovedá za prijatie potrebných opatrení na poskytnutie primeraného uistenia, že sa dosiahnu ciele zamerané na prevenciu a odhaľovanie podvodov a nezrovnalostí. Osobitné úlohy agentúry sú uvedené v článku 10 (Úlohy) nariadenia 2019/1896 o európskej pohraničnej a pobrežnej stráži, ale aj v iných legislatívnych aktoch, napríklad v nariadení o systéme ETIAS alebo aktoch Schengenskej dohody. Frontex je najrýchlejšie rastúca európska agentúra, ktorej rozpočet v roku 2005 predstavoval 6 miliónov EUR a do roku 2021 sa zvýšil na takmer 515 miliónov EUR. Očakáva sa, že finančné a ľudské zdroje agentúry budú na účely vykonávania jej nového mandátu naďalej rásť (pozri tabuľku 1 a tabuľku 2) 1. Agentúra ako jedno zo svojich vykonávacích opatrení v súčasnosti zriaďuje stály zbor zamestnancov EÚ, ktorí budú mať ako prví vykonávacie právomoci. Vzhľadom na nový mandát ďalej uvedené tabuľky a číselné údaje odrážajú súčasnú situáciu a môžu si vyžadovať ďalšiu validáciu a úpravu s ohľadom na vývoj nového viacročného finančného rámca na roky Finančné zdroje sú uvedené na základe najnovších dostupných informácií 2. Tabuľka 1: Finančné zdroje v mil. EUR (zaokrúhlené na tri desatinné miesta) Príspevok EK *COM Fiche č *COM Fiche č. 68 *COM Fiche č. 68 *COM Fiche č. 68 Záväzky Platby Príspevky krajín Záväzky SAC (informatívna suma) Platby SPOLU Záväzky (informatívna suma) Platby * Viacročný finančný rámec na roky , pracovný dokument útvarov Komisie č. 68 z 8. júna 2020 s orientačnými ročnými rozpočtami európskych decentralizovaných agentúr a EPPO Tabuľka 2: Ľudské zdroje COM(2018) 631[*] COM(2018) 631 COM(2018) 631 Zamestnanci Zamestnanci Zamestnanci v ústredí agentúry Stály zbor v ústredí agentúry Stály zbor v ústredí agentúry Stály zbor 1 Zdroj: Návrh jednotného programového dokumentu na roky 2 Oznámenie Komisie Európskemu parlamentu, Európskej rade, Rade, Európskemu hospodárskemu a sociálnemu výboru a Výboru regiónov [COM(2020) 442 final, ]. 3/14 3/14

4 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom predtým COM (2015) 671 a zamestnanci ETIAS predtým COM( 2015) 671 a zamestnanci ETIAS predtým COM (2015) 671 a zamestnanci ETIAS Dočasní zamestnanci (triedy AD) Dočasní zamestnanci (triedy AST) Zmluvní zamestnanci Vyslaní národní experti Medzisúčet SPOLU [*] Uvedené ľudské zdroje predbežne vychádzajú z prílohy k legislatívnemu finančnému výkazu k návrhu COM(2018) 631, pričom sa zohľadňuje nariadenie 2019/1896 a nariadenie (EÚ) 2018/1240, ktorým sa zriaďuje systém ETIAS. V článku 106 ods. 4 písm. t) nariadenia o európskej pohraničnej a pobrežnej stráži 3 sa stanovuje, že výkonný riaditeľ pripraví pre agentúru stratégiu boja proti podvodom a predloží ju riadiacej rade na schválenie. V článku 30 nariadenia o rozpočtových pravidlách agentúry Frontex 4 sa stanovuje, že rozpočet agentúry sa plní v súlade so zásadou účinnej a efektívnej vnútornej kontroly. Konkrétnejšie sa v ňom uvádza, že Frontex musí poskytnúť primerané uistenie o dosiahnutí svojich cieľov v piatich kľúčových oblastiach vrátane predchádzania podvodom a nezrovnalostiam, ich odhaľovania, nápravy a následných opatrení, ktoré s nimi súvisia. Frontex uplatňuje politiku vnútornej kontroly, ktorú presadzuje jej riadiaca rada a Komisia, najmä prostredníctvom svojho rámca vnútornej kontroly 5. Inštitúcie EÚ vypracovali spoločný prístup k decentralizovaným agentúram EÚ, ktorý si vyžaduje zavedenie súboru opatrení na boj proti podvodom v agentúrach. Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom bola pripravená na základe Metodiky a usmernení pre stratégie boja proti podvodom v decentralizovaných agentúrach EÚ 6, ktoré vypracoval Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF), a príkladu najlepších postupov, ktorý vypracovala Európska komisia a agentúry EÚ. Agentúra je odhodlaná zaviesť spoľahlivú stratégiu boja proti podvodom s cieľom zabezpečiť neustále zlepšovanie a účinnosť kontrol na účely boja proti podvodom. Cieľom tejto stratégie je zabezpečiť, aby boli pokryté všetky fázy cyklu boja proti podvodom, t. j. prevencia, odhaľovanie, vyšetrovanie, sankcionovanie a vymáhanie. 2. Hlavné zásady stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom na roky Kľúčovými faktormi opatrení agentúry sú etika, bezúhonnosť a transparentnosť. Zamestnanci agentúry, členské štáty (ČŠ) a tretie krajiny, ktoré sa zúčastňujú na operačných činnostiach agentúry, členovia riadiacej rady a všetci externí dodávatelia musia pri výkone svojich povinností dodržiavať najvyššie normy čestnosti a bezúhonnosti. Agentúra ako celok a každé jej oddelenie vykonáva opatrenia na boj proti podvodom a akejkoľvek nezákonnej činnosti, ktoré by poškodili finančné záujmy EÚ. Agentúra to realizuje prostredníctvom komplexnej stratégie boja proti podvodom s cieľom zlepšiť prevenciu a odhaľovanie podvodov a podmienky vyšetrovania podvodov. V stratégii sa stanovujú aj nápravné a odrádzajúce opatrenia s primeranými a odrádzajúcimi sankciami. 3 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/1896 z 13. novembra 2019 o európskej pohraničnej a pobrežnej stráži a zrušení nariadení (EÚ) č. 1052/2013 a (EÚ) 2016/ Rozhodnutie riadiacej rady č. 19/2019 z 23. júla 2019 týkajúce sa nariadenia rozpočtových pravidlách agentúry. 5 Schválené rozhodnutím riadiacej rady č. 32/2017 z 22. novembra Dokument Ref. Ares(2013) /11/2013. Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 4/14 4/14

5 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Agentúra netoleruje podvody, nevhodné správanie ani nečestnosť a bezodkladne oznamuje akýkoľvek prípad podozrenia z podvodu úradu OLAF, ktorý má výhradný mandát na vyšetrovanie týchto prípadov. Agentúra podnikne všetky kroky a podľa potreby prijme všetky opatrenia vrátane ukončenia pracovných zmlúv proti každému, kto sa dopustí sprenevery voči agentúre a/alebo iným záujmom, aktívam a zdrojom EÚ alebo sa o to pokúsi, prípadne inak poškodí dobré meno agentúry Frontex. Vo všetkých uvedených prípadoch bude agentúra plne spolupracovať s úradom OLAF a všetkými inými orgánmi a inštitúciami EÚ. 3. Vymedzenie podvodu na účely stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom Na účely stratégie agentúry na boj proti podvodom pojem podvod zahŕňa vnútorné aj vonkajšie konanie alebo opomenutie (t. j. akékoľvek konanie alebo opomenutie, ktorého sa dopustili zamestnanci alebo osoby konajúce v mene agentúry alebo príslušné externé strany). Tento pojem vychádza z predpokladu, že vplyv akéhokoľvek konania alebo opomenutia na dobré meno môže byť rovnako významný alebo dokonca významnejší ako samotná finančná ujma. Vzťahuje sa najmä, ale nie výlučne, na akékoľvek poškodenie finančných záujmov EÚ vymedzených v Dohovore o ochrane finančných záujmov Európskych spoločenstiev (ďalej len dohovor o ochrane finančných záujmov ) 7. Vzťahuje sa aj na akékoľvek konanie alebo opomenutie, ktoré nemusí mať priamy účinok na finančné záujmy EÚ, ale má vplyv na jej dobré meno, ako napríklad v niektorých prípadoch falšovania (napríklad v životopisoch), narušení informačných systémov, kybernetických podvodov, prenosu dôverných informácií a konfliktov záujmov, ktoré neboli riadne oznámené. Do vymedzenia podvodu na účely tejto stratégie boja proti podvodom sú zahrnuté aj prípady zvýhodňovania, vylučovacích praktík a kolúzie. Agentúra uplatňuje toto široké vymedzenie podvodu v tejto stratégii boja proti podvodom. Toto široké vymedzenie uplatňujú aj ostatné agentúry EÚ a slúži na dvojaký účel predchádzania a odhaľovania čo najväčšieho počtu prípadov profesijného pochybenia a zamerania pozornosti zamestnancov aj na prípady poškodenia dobrého mena. Na úrovni agentúry Frontex rýchlo rastie, pokiaľ ide o zamestnancov a rozpočet agentúry, a zamestnanci sa budú musieť vyrovnať s ďalším prudkým nárastom pracovnej záťaže a pravdepodobne budú čeliť profesijným a osobným výzvam v dôsledku nového mandátu a nových úloh agentúry. V tejto náročnej situácii sa vykonávaním tejto revidovanej stratégie boja proti podvodom a súvisiaceho akčného plánu posilní a upevní obraz agentúry Frontex ako príkladu prostredia bez podvodov. Vymedzenie kľúčových pojmov Podvod: Podvod je úmyselné podvodné konanie s cieľom získať osobné výhody alebo spôsobiť ujmu druhej strane. Vzťahuje sa na nezrovnalosti a nezákonné konanie poškodzujúce záujmy EÚ. Podvodu sa možno dopustiť úmyselným konaním alebo nečinnosťou (opomenutím) a môže byť spáchaný s cieľom: získať peniaze, majetok alebo služby, vyhnúť sa plateniu alebo strate služieb. zabezpečiť si osobnú alebo obchodnú výhodu. Korupcia: priame alebo nepriame požadovanie, ponúkanie, dávanie alebo prijímanie úplatku alebo akejkoľvek inej neoprávnenej výhody alebo vyhliadky na ňu 8, ktoré narúša riadne plnenie akejkoľvek povinnosti, alebo správanie, ktoré sa požaduje od príjemcu úplatku, neoprávnenej výhody alebo vyhliadky na ňu. Korupcia je v širokom zmysle akékoľvek zneužitie právomoci na osobný prospech. Týka sa teda konkrétnych činov korupcie a opatrení, ktoré členské štáty prijali zvlášť na prevenciu alebo trestanie korupčného konania, ako je definované v zákone 9. 7 Akt Rady z 26. júla 1995 o vypracovaní Dohovoru o ochrane finančných záujmov Európskych spoločenstiev (Ú. v. ES C 316, ). 8 Ako sa vymedzuje v Sérii zmlúv Rady Európy, CETS č Správa EK o boji proti korupcii z roku /14 5/14

6 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Nezrovnalosť: akékoľvek porušenie ustanovenia práva Únie vyplývajúce z konania alebo opomenutia hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by bolo poškodenie všeobecného rozpočtu Únie alebo rozpočtov ňou riadených, buď zmenšením alebo stratou výnosov plynúcich z vlastných zdrojov vyberaných priamo v mene Únie, alebo neoprávnenými výdavkami. Konflikt záujmov: ku konfliktu záujmov dochádza, keď osoba podnikne akékoľvek kroky, ktoré môžu priviesť jej vlastné záujmy do konfliktu so záujmami agentúry. V uvedených situáciách sa dotknutá osoba zdrží takéhoto konania a postúpi záležitosť príslušnému orgánu, ktorý písomne potvrdí, či došlo ku konfliktu záujmov, dotknutá osoba prestane vykonávať všetky činnosti v príslušnej záležitosti Úlohy a zodpovednosti Riziko podvodov nemožno riešiť samostatne. Kľúčovým aspektom správneho riadenia je náležité riešenie a zmierňovanie rizika podvodu. Hoci je nevyhnutné, aby všetci zamestnanci agentúry Frontex jasne chápali stratégiu agentúry na boj proti podvodom a jej akčný plán, niektorí zamestnanci a oddelenia agentúry majú osobitné riadiace úlohy alebo zodpovednosti, ktoré sú uvedené ďalej. Riadiaca rada Za prijatie tejto stratégie boja proti podvodom je zodpovedná riadiaca rada. 11 Výkonný riaditeľ Výkonný riaditeľ zodpovedá za prípravu a predloženie stratégie boja proti podvodom riadiacej rade na schválenie 12. Výkonný riaditeľ, ktorý uplatňuje prístup tón udávaný zhora, presadzuje stratégiu boja proti podvodom a kultúru v celej agentúre stanovením jej cieľov v oblasti boja proti podvodom a zavedením účinných opatrení na boj proti podvodom. Riaditelia oddelení Riaditelia oddelení zodpovedajú za presadzovanie stratégie boja proti podvodom a kultúry v rámci svojich oddelení. Na tento účel overujú informovanosť zamestnancov a zabezpečujú, aby boli všetky podozrenia z potenciálneho podvodu alebo oznámené prípady potenciálneho podvodu bezodkladne oznámené Úradu pre boj proti podvodom. Okrem toho spolupracujú so všetkými inými funkciami zapojenými do vykonávania stratégie boja proti podvodom, a to aj prostredníctvom využívania kontrol ex ante a ex post, ak je to potrebné. Všetci manažéri Hlavnú zodpovednosť prvá úroveň kontroly za prevenciu a odhaľovanie podvodov majú manažéri v rámci celej organizácii. Sú povinní riadiť riziko podvodu a poskytuje sa im podpora a odborná príprava, aby sa táto úloha účinne plnila. Vedúci Inšpekčného a kontrolného úradu Vedúci Inšpekčného a kontrolného úradu (HoICO) zodpovedá za stanovenie a riadenie úloh súvisiacich s činnosťami v oblasti boja proti podvodom na Inšpekčnom a kontrolnom úrade (ICO). Úrad ICO koordinuje vykonávanie stratégie boja proti podvodom a následné opatrenia, pravidelne podáva výkonnému riaditeľovi správy o vykonávaní a pôsobí ako kontaktné miesto pre úrad OLAF pre strategické otázky a všetky otázky súvisiace s podvodmi. Úrad ICO poskytuje usmernenia týkajúce sa riadenia rizika podvodu a návrhu dodatočných kontrol a vypracúva školiace materiály pre všetkých zamestnancov v úzkej spolupráci s príslušnými expertmi a subjektmi v rámci agentúry aj mimo nej. 10 Článok 42 nariadenia o rozpočtových pravidlách agentúry Frontex rozhodnutie riadiacej rady č. 19/2019 z 23. júla Článok 100 ods. 2 písm. q) nariadenia (EÚ) 2019/1896 o európskej pohraničnej a pobrežnej stráži. 12 Článok 106 ods. 4 písm. t) nariadenia (EÚ) 2019/1896 o európskej pohraničnej a pobrežnej stráži. Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 6/14 6/14

7 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Vedúci oddelenia právnych záležitostí a verejného obstarávania Vedúci oddelenia právnych záležitostí a verejného obstarávania zodpovedá za identifikáciu a prevenciu rizík porušenia právnych ustanovení a pravidiel etického správania, ktoré môžu agentúre spôsobiť záväzky alebo poškodenie dobrého mena. Vedúci oddelenia finančných služieb Vedúci oddelenia finančných služieb zodpovedá za zabezpečenie toho, aby finančné systémy zahŕňali účinné opatrenia na zníženie rizika podvodu a odhaľovanie potenciálnych prípadov podvodov v počiatočnej fáze. Vedúci oddelenia ľudských zdrojov Vedúci oddelenia ľudských zdrojov prispieva k podpore informovanosti zamestnancov o zásadách a stratégii boja proti podvodom; vedúci oddelenia ľudských zdrojov uplatňuje sankcie úmerné porušeniu, ktorého sa dopustil príslušný zamestnanec, podľa rozhodnutia výkonného riaditeľa v súlade so správami a odporúčaniami vypracovanými úradom OLAF na základe vyšetrovania úradu OLAF. Zamestnanci Všetci zamestnanci musia dodržiavať zásady a stratégiu agentúry na boj proti podvodom. Akékoľvek odôvodnené obavy v súvislosti s podvodom by mali postúpiť svojmu úradníkovi pre oznamovanie prípadov a/alebo vrcholovému manažmentu v súlade s existujúcimi usmerneniami, napríklad o vnútornom oznamovaní protispoločenskej činnosti. Zástupcovia/experti, partneri, dodávatelia, zmluvní partneri a konzultanti Všetci zástupcovia/experti, partneri, dodávatelia, zmluvní partneri a konzultanti musia dodržiavať zásady a stratégiu agentúry na boj proti podvodom. 5. Vykonávanie stratégie agentúry Frontex na boj proti podvodom ( ) V stratégii boja proti podvodom na roky bolo identifikovaných 16 opatrení. V plnej miere sa vykonalo 13 opatrení. Dve opatrenia (11 a 12) sa vykonali čiastočne, pričom niektoré zlepšenia sa stále realizujú. Opatrenie 11: Posilniť riadenie projektov v agentúre Frontex V súvislosti s týmto opatrením sa vykonali tieto zlepšenia: bola prijatá metodika riadenia IT projektov agentúry Frontex (PM2), zachováva sa rezerva zamestnancov agentúry Frontex vyškolených v oblasti metodiky riadenia projektov PM2, opisy pracovného miesta projektového manažéra odrážajú požadované úlohy. Rozhodnutie výkonného riaditeľa (ED), ktorým sa zriaďuje úrad na podporu riadenia projektov v rámci ICO a metodika riadenia projektov pre celú agentúru Frontex, sa prijme do konca roka Opatrenie 12: Ďalej posilňovať existujúce kontroly v kľúčových procesoch, ako je verejné obstarávanie a riadenie zmlúv. V súvislosti s týmto opatrením sa vykonali tieto zlepšenia: na posilnenie kontrol pri verejnom obstarávaní bol prijatý nový kontrolný dokument stály operačný postup (SOP) týkajúci sa metodiky riadenia rizík verejného obstarávania, vzor žiadosti na účel verejného obstarávania bol zmenený tak, aby sa doplnil ukazovateľ vysokorizikový postup verejného obstarávania, protokol verejného obstarávania bol zmenený a doplnil sa samostatný stĺpec na identifikáciu a monitorovanie vysokorizikových ponúk. Kontroly v procese riadenia zmlúv sa vykonávajú ako súčasť akčného plánu na vykonávanie odporúčaní Útvaru pre vnútorný audit (IAS) vyplývajúcich z auditu riadenia zmlúv. Zostávajúce odporúčania sa vykonajú po zriadení ústredného tímu pre riadenie zmlúv v rámci úradu ICO. 7/14 7/14

8 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Opatrenie 10: Posilniť riadenie podnikových procesov v agentúre Frontex. Došlo k určitému pozitívnemu vývoju na úrovni subjektov v súvislosti s riadením podnikových procesov, ako sú prebiehajúce projekty poradenstva v rámci rámcovej zmluvy OC/EFSA/FIN/2019/01 Služby poradenstva o riadení v oblasti prevádzkovej excelentnosti a zlepšovania výkonnosti. Toto opatrenie si však vyžaduje horizontálny prístup a dohodu o ďalšom postupe v oblasti riadenia podnikových procesov v agentúre Frontex. V rámci úradu ICO prebiehajú prípravné práce na návrhu ďalšieho postupu v oblasti riadenia kvality a procesov. Úrad ICO pripravil prvý návrh vzoru začatia projektu s cieľom vyvinúť integrovaný systém riadenia agentúry Frontex, ktorý je prvou fázou pri vytváraní rámca pre riadenie podnikových procesov. 6. Hodnotenie rizík súvisiacich s podvodmi Identifikácia a hodnotenie potenciálnych rizík súvisiacich s podvodmi sa preskúmali ako súčasť ročného hodnotenia systému vnútornej kontroly (ICS). V ročnom hodnotení systému vnútornej kontroly sa preskúmali tieto faktory: vykonávanie odporúčaní IAS, správa o výnimkách a nedodržiavaní súladu s predpismi, prieskum sebahodnotenia systému ICS, v rámci ktorého boli vedúci požiadaní, aby zhodnotili vnútorné kontroly a identifikovali ich nedostatky a riziká súvisiace s podvodmi, kvíz o boji proti podvodom, v ktorom boli zamestnanci agentúry Frontex požiadaní, aby identifikovali potenciálne oblasti súvisiace s podvodmi, výsledky hodnotenia rizík v rámci agentúry Frontex, výsledky vykonávania opatrení identifikovaných v akčnom pláne vykonávania stratégie boja proti podvodom na roky V hodnotení rizika súvisiaceho s podvodmi sa identifikovali tieto štyri vnútorné kontroly, ktoré najviac znižujú straty spôsobené podvodmi a môžu zlepšiť odhaľovanie podvodov: spoľahlivý kódex správania, silné oddelenie vnútorného auditu, vyhlásenie hospodárskeho subjektu o vierohodnosti, preskúmanie vnútorných kontrol, procesov, účtov alebo transakcií vedením. Zistilo sa, že tieto kontroly týkajúce sa riadenia boja proti podvodom sú v súlade s predpismi: všetky úrovne riadenia rešpektujú bezúhonnosť a etické hodnoty prostredníctvom svojich pokynov pre zamestnancov, pričom nabádajú zamestnancov, aby sa zúčastňovali na odbornej príprave v oblasti etiky a informačných stretnutiach, očakávania agentúry týkajúce sa bezúhonnosti a etických hodnôt sú stanovené v normách správania, je zavedený postup na oznámenie potenciálneho konfliktu záujmov, vedúci poskytujú vyhlásenia o vierohodnosti týkajúce sa primeraného prideľovania zdrojov a ich použitia na plánovaný účel v súlade so zásadami správneho finančného riadenia, ako aj primeranosti zavedených postupov kontroly, Útvar pre vnútorný audit vykonáva funkciu vnútorného auditu, zaznamenali sa zlepšenia v oblasti stanovenia všeobecných kontrolných činností v súvislosti s technológiou. Zistilo sa, že tieto kontroly týkajúce sa riadenia boja proti podvodom majú určité nedostatky: dohľad nad riadením s cieľom zabezpečiť prevenciu a odhaľovanie podvodov, Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 8/14 8/14

9 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom individuálna zodpovednosť za vykonanie nápravných opatrení v prípade potreby, správne riešenie prípadov nedostatočnej výkonnosti, postupy identifikácie a hodnotenia rizík súvisiacich s podvodmi v súvislosti s možnými stimulmi, tlakmi, príležitosťami a postojmi, ktoré môžu viesť k druhom podvodov, zavedenie a vykonávanie opatrení na boj proti podvodom a akejkoľvek nezákonnej činnosti pre každú funkciu, vhodné postupy kontroly na zabezpečenie dosiahnutia cieľov, pridelenie zodpovednosti za kontrolné činnosti subjektu alebo jednotlivcovi zodpovednému za dané riziko, pravidelné prehodnocovanie postupov kontroly vedením s cieľom zabezpečiť, aby boli naďalej relevantné, identifikovať citlivé pracovné miesta s cieľom zmierniť riziká spojené s osobitnými povinnosťami a/alebo zodpovednosťami, kontinuita činností, informačný systém riadenia ľudských zdrojov, stratégia externej komunikácie, ako aj stratégia riadenia vzťahov so zainteresovanými stranami pre celú agentúru, ročné hodnotenia účinného fungovania systémov vnútornej kontroly v agentúre Frontex vykonávané vedením. Na základe hodnotenia sa identifikovali tieto potenciálne riziká súvisiace s podvodmi: 1. Riziko súvisiace s riadením zmlúv Nedostatky v oblasti riadenia zmlúv sa identifikovali v správe o hodnotení vnútornej kontroly, v správe o výnimkách a nedodržiavaní súladu s predpismi a v audítorskej správe IAS. IAS dospel k záveru, že vnútorná kontrola riadenia zmlúv v agentúre nie je ani efektívna, ani účinná. Nato, aby agentúra mohla plniť svoj nový mandát a zvládnuť rýchlo sa zvyšujúci objem činností a rastúci počet zamestnancov, sú potrebné výrazné zlepšenia, pokiaľ ide o navrhovanie aj vykonávanie kontroly. Nedostatky sa identifikovali v oblasti riadenia týkajúceho sa riadenia zmlúv, správy zmlúv, riadenia výkonnosti, monitorovania a podávania správ, ktoré v prípade, že sa nevyriešia, môžu predstavovať pre agentúru Frontex závažné riziko nezrovnalostí vrátane podvodov. S cieľom zmierniť riziko súvisiace s riadením zmlúv a vykonávaním odporúčania IAS výkonný riaditeľ požiadal vedúceho Inšpekčného a kontrolného úradu, aby zriadil centralizovanú funkciu riadenia zmlúv. 2. Riziko súvisiace s procesmi riadenia ľudských zdrojov Rastúci počet zamestnancov agentúry Frontex spolu s nedostatkami vo vnútorných kontrolách v procese správy ľudských zdrojov môže v dôsledku toho, že nie je zavedený žiadny informačný systém riadenia ľudských zdrojov, zvýšiť riziko pochybenia. Okrem toho by nedostatok zamestnancov, potenciálne zmeny úloh a chýbajúca politika v súvislosti s citlivými pracovnými miestami mohli vytvoriť situáciu, v ktorej by sa niektoré kontroly prehliadali. Riziko súvisiace s riadením ľudských zdrojov je identifikované aj v zozname rizík v rámci organizácie (CRP): CR5 Pre organizáciu vykonávajúcu činnosť založenú na znalostiach je najpodstatnejšia dostupnosť vonkajších a vnútorných rezerv ľudských zdrojov. V prípadoch riadeného rýchleho rastu môže byť vytváranie takýchto rezerv zdrojov náročné vzhľadom na množstvo vonkajších (napr. rozsah oblasti činnosti, dostupnosť, geografické obmedzenia), ale aj vnútorných faktorov (napr. stanovenie priorít). Ak sa v praxi prejavia problémy spojené poskytovaním zdrojov, viaceré činnosti agentúry sa nemusia zrealizovať alebo sa ich realizácia môže oneskoriť. S cieľom zmierniť riziko súvisiace s procesom riadenia ľudských zdrojov bol vedúci oddelenia ľudských zdrojov požiadaný, aby vykonal príslušné odporúčania IAS. 3. Riziká súvisiace s nedostatkami v kontrolách v oblastiach s vysokými rizikami súvisiacimi s podvodmi 9/14 9/14

10 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Neexistujú žiadne pravidelné hodnotenia založené na riziku v oblastiach, v ktorých sa identifikovali riziká súvisiace s podvodmi. Opatrenia súvisiace so strategickým cieľom 2 stanoveným v stratégii boja proti podvodom na roky (posilniť kontroly v oblastiach s vysokými rizikami súvisiacimi s podvodmi) ešte neboli vykonané (v čase prípravy tejto stratégie boja proti podvodom). Ak sa nezavedú jasné podnikové procesy vrátane vhodných postupov kontroly s jasne pridelenou zodpovednosťou za kontrolné činnosti, mohlo by to viesť k nedostatočnej jasnosti pre rozhodovací orgán, nedostatočnému jasnému rozdeleniu úloh a zvýšeniu rizika podvodu. Riziká súvisiace s vnútornými kontrolami sú identifikované v zozname rizík v rámci organizácie CR6: Schopnosť vykonávať všetky úlohy a procesy pri prísnom dodržaní všetkých zavedených pravidiel a postupov je narušená. Zvyšuje sa tým možnosť rušenia kontrol a odchýlok. 4. Riziká súvisiace s chýbajúcou politikou v oblasti externej komunikácie vrátane riadenia zainteresovaných strán Jednou z oblastí s vysokým rizikom súvisiacim s podvodmi je postup verejného obstarávania a riadenie zmlúv. Tieto oblasti si vyžadujú väčšiu transparentnosť a jasnosť, pokiaľ ide o spôsob, ako riadiť očakávania rôznych zainteresovaných strán. Riziko súvisiace s riadením zainteresovaných strán je identifikované v zozname rizík v rámci organizácie CR3: Nevymedzenie a nevykonávanie vlastnej stratégie externej komunikácie agentúrou zvyšuje riziko poškodenia dobrého mena agentúry, čo môže ohroziť jej činnosť. Agentúra Frontex si uvedomuje, že rýchly nárast počtu jej zamestnancov a činností je výnimočnou situáciou, ktorá by bola výzvou aj pre dobre etablovanú agentúru. Tým sa zvyšuje pravdepodobnosť, že v budúcnosti sa môžu objaviť riziká súvisiace s podvodmi, a to aj pri najlepšej možnej príprave, ako je zavedenie stratégie boja proti podvodom. Tieto riziká sa preto musia priebežne starostlivo monitorovať, aby bolo možné včas prijať príslušné zmierňujúce opatrenia. V čase prípravy tohto dokumentu agentúra vypracúva svoju stratégiu zainteresovaných strán, ktorá bude prijatá v roku Stratégiou zainteresovaných strán sa zmierni riziko externej komunikácie v rámci postupu verejného obstarávania a oblasti riadenia zmlúv. Okrem toho bude funkcia centralizovaného riadenia zmlúv zriadená v rámci Inšpekčného a kontrolného úradu slúžiť na zmiernenie rizík súvisiacich s riadením zmlúv v agentúre Frontex. 7. Strategické ciele a akčný plán na roky Agentúra Frontex má cieľ nulovej tolerancie v súvislosti s podvodmi. Pri stanovovaní jej strategických cieľov sa zohľadnili tieto faktory: výsledky vykonávania stratégie boja proti podvodom na roky , identifikované nedostatky vnútornej kontroly, výsledky jej hodnotenia rizík v rámci organizácie, zistenia a pripomienky z auditu Útvaru pre vnútorný audit a Európskeho dvora audítorov, potenciálne riziká súvisiace s podvodmi, usmernenia riadiacej rady (v poslednej fáze). Cieľom stratégie agentúry na boj proti podvodom je prinajmenšom predchádzať výskytu podvodov v agentúre a prinajlepšom ich odhaľovať. Okrem toho je cieľom rozvíjať svoju vlastnú kultúru bezúhonnosti a transparentnosti, ktorá má tieto výhody: predchádzanie nákladom spôsobeným podvodmi, predchádzanie poškodeniu dobrého mena, zvyšovanie zapojenia, vytváranie kultúry dôvery a získanie konkurenčnej výhody pri poskytovaní služieb členským štátom. Vykonávanie nových činností agentúry si bude vyžadovať napríklad zahrnutie stáleho zboru, nákup vlastného nového vybavenia, pričom vzniknú nové riziká, ktoré treba predvídať a predchádzať im. Bez toho, aby boli dotknuté opatrenia vykonávané úradom OLAF, strategické ciele a akčný plán na roky už zahŕňajú Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 10/14 10/14

11 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom strategické ciele rozvoja kultúry boja proti podvodom na všetkých úrovniach zodpovednosti (SC 1), prispôsobenie vnútorných kontrol novým požiadavkám (SC 2), ako aj posilnenie kultúry oznamovateľov (SC 3). Keďže predchádzanie podvodom je kľúčovým prvkom každého procesu riadenia boja proti podvodom, strategické ciele a akčný plán na roky sa rozširujú na riešenie zmien v rámci agentúry Frontex. K strategickým cieľom a akčnému plánu na roky sa dopĺňajú tri nové strategické ciele: SC 1: Ďalej posilňovať kultúru boja proti podvodom v agentúre Frontex, ktorú podporuje a podnecuje vedenie tak, aby ju všetci chápali a akceptovali: tón sa udáva zhora, atmosféra sa tvorí v strede a nadšenie pochádza zdola Dôvodom je, že boj proti podvodom nie je len výsadou vrcholového manažmentu, ale je spoločnou zodpovednosťou všetkých zamestnancov. Spoločné uplatňovanie skutočnej kultúry bezúhonnosti je v tejto súvislosti zárukou úspechu. Táto jednotná akcia zamestnancov ako celku (vyššia, stredná, nižšia úroveň) si vyžaduje spoločné chápanie rizík, ako aj druhov podvodov, ktoré sa môžu vyskytnúť. Toto chápanie si vyžaduje pravidelnú odbornú prípravu a jasné znalosti úloh v rámci agentúry. Znalosť noriem a postupov agentúry v oblasti boja proti podvodom má zásadný význam, musia ju však dopĺňať informačné stretnutia o povahe podvodov, reakcia zamestnancov na odhaľovanie podvodov a postupy oznamovania. Program odbornej prípravy v oblasti boja proti podvodom je súčasťou programu odbornej prípravy v oblasti etiky a dodržiavania súladu s predpismi. Musí sa hodnotiť každoročne s cieľom prispôsobiť ho zmenám operácií a vyhodnotiť riziká. Vzhľadom na prebiehajúci rozvoj agentúry Frontex (napríklad zriadenie stáleho zboru, nákup vlastného vybavenia atď.), ako aj na riziká identifikované v oblastiach s vysokými rizikami súvisiacimi s podvodmi sa týmto k strategickým cieľom a akčnému plánu na roky dopĺňa tento strategický cieľ: SC 2: Zaviesť dodatočné kontroly v oblastiach nových činností agentúry a posilniť oblasti, ktoré boli identifikované ako oblasti s vysokými rizikami súvisiacimi s podvodmi Pri vykonávaní nových činností agentúry vznikajú nové riziká, a preto si vyžaduje prispôsobenie vnútorných kontrol s cieľom riešiť tieto riziká. Podvody sa zo svojej podstaty vyvíjajú a prispôsobujú sa priaznivým okolnostiam, ktoré umožňujú ich páchanie. Primerané kontroly umožňujú odhaľovať podvody a odrádzajú zamestnancov od ich páchania. Obsah kontrol vyplýva z analýzy rizík špecifických pre jednotlivé činnosti, ako aj pre jednotlivé subjekty. Hoci zvyškové riziká pretrvávajú aj napriek kontrolným opatreniam, efektívnosť dosiahnutá na základe zistených skutočností by sa mala pravidelne hodnotiť. Okrem toho je naďalej nevyhnutná koordinácia s úradom OLAF v oblasti vyšetrovaní v prípade odhalenia podvodu. Vzhľadom na pripomienku orgánu udeľujúceho absolutórium v súvislosti s udelením absolutória z roku 2019, v ktorom sa: agentúra naliehavo vyzýva, aby podporovala kultúru oznamovateľov a v plnej miere využila posilnenú úlohu Inšpekčného a kontrolného úradu a usmernenia agentúry Frontex o oznamovaní protispoločenskej činnosti, sa týmto k strategickým cieľom a akčnému plánu na roky dopĺňa tento strategický cieľ: SC 3: Posilniť kultúru oznamovateľov presadzovaním usmernení agentúry Frontex o oznamovaní protispoločenskej činnosti Ďalším investovaním do kultúry, ktorá nabáda zamestnancov, aby v prípade pochybností nastoľovali problémy/otázky, sa zabráni možným prípadom podvodu už v počiatočnej fáze. Zamestnanci by mali byť pravidelne informovaní o jasných pravidlách týkajúcich sa oznamovania protispoločenskej činnosti. Vedúci a priami nadriadení by mali častejšie komunikovať so zamestnancami o tejto téme. Zamestnanci by mali byť informovaní o tom, koľko prípadov oznámenia protispoločenskej činnosti bolo zaregistrovaných a koľko sa rieši, aby sa preukázalo, že je to pre zamestnancov účinný, spravodlivý a bezpečný postup. Opatrenia potrebné na dosiahnutie plnenia strategických cieľov a ukazovatele použité na meranie výsledkov sú uvedené v prílohe 1: Akčný plán vykonávania stratégie boja proti podvodom na roky. 11/14 11/14

12 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom 8. Preskúmanie a monitorovanie Inšpekčný a kontrolný úrad zabezpečí, aby politika agentúry v oblasti riadenia rizika podvodu bola aktualizovaná podľa vývoja najlepších postupov a legislatívnych požiadaviek. Stratégia boja proti podvodom a jej akčný plán sa preskúmajú každé tri roky. Vykonávanie stratégie boja proti podvodom, politika a postupy agentúry budú predmetom pravidelného preskúmania na základe hodnotenia vplyvu stratégie boja proti podvodom s použitím kľúčových ukazovateľov výkonnosti, ktoré budú zahŕňať napríklad počet prípadov oznámených úradu OLAF, počet oznámených prípadov, ktoré úrad OLAF zamietol, a počet vnútorných správ o oznámených prípadoch podozrenia z podvodu. Príloha: - Akčný plán vykonávania stratégie boja proti podvodom na roky Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 12/14 12/14

13 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom Príloha: Akčný plán vykonávania stratégie boja proti podvodom na roky Č. Opatrenia Termín Zodpovednosť SC 1: Ďalej posilňovať kultúru boja proti podvodom v agentúre Frontex, ktorú podporuje a podnecuje vedenie tak, aby ju všetci chápali a akceptovali: tón sa udáva zhora, atmosféra sa tvorí v strede a nadšenie pochádza zdola Ukazovateľ na meranie dosiahnutia cieľa: Výsledky kvízu o boji proti podvodom: zúčastnilo sa % zamestnancov/cieľ 50 %, % zamestnancov zhodnotilo všeobecnú informovanosť o záležitostiach súvisiacich s podvodmi ako veľmi vysokú a vysokú/cieľ 75 %. 1 Oznámenie o stratégii boja proti podvodom na roky vrátane: príhovoru výkonného riaditeľa pred zamestnancami agentúry Frontex počas diskusie s vedením alebo podobných podujatí, článku s usmerneniami, uverejnenia stratégie boja proti podvodom na webovej stránke agentúry Frontex. 2 Organizovať informačné stretnutia úradu OLAF. Význam účasti na stretnutiach, ktorá sa má presadzovať prostredníctvom správy s kaskádovým účinkom vyzývajúcej zamestnancov na účasť, od výkonného riaditeľa po riaditeľov atď. 3 Vytvorenie vzdelávacieho programu agentúry Frontex na boj proti podvodom vrátane: všeobecných školení v oblasti boja proti podvodom s cieľom zabezpečiť spoločné chápanie rizík, ako aj druhov podvodov, ktoré sa môžu vyskytnúť, každoročného informačného stretnutia o záležitostiach súvisiacich s bojom proti podvodom, osobitnej odbornej prípravy v oblasti boja proti podvodom zameranej na rôzne úrovne riadenia. 4 Zvýšiť informovanosť členov stáleho zboru tým, že sa všetky kategórie stáleho zboru budú nabádať, aby sa zúčastňovali na každoročnom (online) kvíze o boji proti podvodom, aby sa o tejto téme stále hovorilo a zamestnanci boli lepšie informovaní o hrozbe. 5 Vyhodnotenie koncepcie kaskádového účinku v súvislosti s odbornou prípravou v oblasti boja proti podvodom, informačné stretnutia. 6 Informovanosť o stratégii agentúry Frontex na boj proti podvodom: každý zamestnanec agentúry Frontex musí podpísať vyhlásenie, že si prečítal stratégiu boja proti podvodom. 7 Každoročný kvíz o boji proti podvodom na posúdenie úrovne informovanosti o záležitostiach súvisiacich s podvodmi 1. štvrťrok Ročné hodnotenie 2022 Ročne ED/ICO/MPR ICO/HR ICO/HR ICO/DMD ICO HR/ICO ICO SC 2: Zaviesť dodatočné kontroly v oblastiach nových činností agentúry a posilniť oblasti, ktoré boli identifikované ako oblasti s vysokými rizikami súvisiacimi s podvodmi Ukazovateľ na meranie dosiahnutia cieľa: % opatrení stanovených v akčnom pláne stratégie boja proti podvodom sa vykonalo včas/cieľ 100 % 8 Po konzultácii s inými subjektmi identifikovať a vyhodnotiť potenciálne riziká súvisiace s podvodmi špecifické pre nové činnosti s cieľom identifikovať varovné signály a zaviesť primerané kontroly. 9 Zaviesť jasné mechanizmy účinnej komunikácie s úradom OLAF a vnútorne s inými subjektmi v oblasti vyšetrovania v prípade odhalenia podvodu. V rámci tejto komunikácie sa musí zabezpečiť dôvernosť s cieľom zabrániť akýmkoľvek únikom a obmedziť počet zapojených osôb. 10 Vytvoriť a viesť zoznam varovných signálov, ukazovateľov, ktoré by mohli vykazovať odchýlky s možnými podvodnými aspektmi, najmä v oblastiach vysokých rizík súvisiacich s podvodmi, ako je verejné obstarávanie, riadenie zmlúv a riadenie ľudských zdrojov. 11 Zlepšiť vnímanie kultúry prevencie podvodov vykonávaním neplánovaných auditov, analytických preskúmaní, prieskumov o hodnotení podvodov, rozhovorov, účinného ETIAS DMD S koordináciou ICO a zapojením iných subjektov ICO DMD Iné zapojené subjekty PROC/HR ICO ICO 13/14 13/14

14 Stratégia agentúry Frontex na boj proti podvodom podávania správ o oznamovaní protispoločenskej činnosti, silného dohľadu nad riadením (odhalenie varovných signálov). 12 Vypracovať katalóg získaných poznatkov o prípadoch súvisiacich s podvodmi, ku ktorým došlo v agentúre Frontex ICO SC 3: Posilniť kultúru oznamovateľov presadzovaním usmernení agentúry Frontex o oznamovaní protispoločenskej činnosti Ukazovateľ na meranie dosiahnutia cieľa: Výsledky kvízu o boji proti podvodom: % správne odpovedalo na otázky týkajúce sa oznamovania protispoločenskej činnosti/cieľ 75 %, % zamestnancov odpovedalo, že vedúci s nimi komunikovali o záležitostiach súvisiacich s podvodmi aspoň raz ročne alebo častejšie/cieľ 75 %. 13 Na podporu kultúry oznamovateľov, ktorá nabáda zamestnancov, aby nastoľovali problémy/otázky týkajúce sa podvodov: výkonný riaditeľ sa prihovára zamestnancom agentúry Frontex počas diskusie s vedením alebo podobných podujatí, zabezpečiť, aby vedúci častejšie komunikovali so zamestnancami o témach boja proti podvodom a oznamovania protispoločenskej činnosti, a to diskusiou o týchto otázkach v rámci pravidelných stretnutí, komunikácia prostredníctvom myfx zameraná na ochranu oznamovateľov, dodržiavanie spravodlivých personálnych politík a postupov s cieľom zabrániť vytváraniu pocitu nespravodlivosti, ktorý by mohol brániť oznamovaniu protispoločenskej činnosti. 14 Presadzovať medzi zamestnancami pravidlá oznamovania protispoločenskej činnosti prostredníctvom špecializovaných informačných stretnutí. 15 Prezentovať zamestnancom prípady oznámenia protispoločenskej činnosti, ktoré boli zaregistrované a riešené, aby sa preukázalo, že tento postup je pre zamestnancov účinný, spravodlivý a bezpečný. 16 Informačné stretnutia zamerané na oznamovanie protispoločenskej činnosti vrátane konkrétnych tém zameraných na všetky kategórie stáleho zboru (získané poznatky). najmenej raz za rok najmenej raz za rok keď k nemu dôjde 2022 ICO/ED/ riaditelia/ MPR ICO ICO ICO/DMD/TRU Frontex Európska agentúra pre pohraničnú a pobrežnú stráž 14/14 14/14

15 Plac Europejski Warsaw, Poland Tel Fax TT SK-N ISBN doi /802 FPI SK