Program konferencie: Výkonnosť organizácie 2011 Zmeny organizačných štruktúr a ich vplyv na výkonnosť podniku Ing. Viktor Šlapka, INTER M & K, spol. s r.o.
Na čo sa viac zamerať pri zmenách org. štruktúr? Organizačný poriadok? Procesnú mapu? Príručku kvality? Organizačný poriadok upravuje vnútorné organizačné usporiadanie organizácie a jeho organizačných jednotiek, stanovuje hlavné zásady deľby práce vo vnútri organizácii, upravuje pôsobnosť, právomoci a zodpovednosť jednotlivých orgánov, organizačných jednotiek a organizačných útvarov a stanovuje základné organizačné vzťahy v organizácii. 2
Procesy - Organizácia - Zamestnanci Manažér procesov Linioví vedúci Procesy Organizácia Dokumenty Personalista (Osobný úrad) Zamestnanci? Manažér kvality Organizačný poriadok Funkčné miesto (FM) sa môže pre jednotlivých zamestnancov v detailoch líšiť od typového PM Role - PM Systemizácia Org. štruktúra Typové PM Funkčné miesto Katalógy (Tabuľky) Spôsobilosti Dokumenty Kritéria Zaradenie Katalógy KZAM Číselníky Kompetencie Základná konštrukcia InLook system 3
Manažérstvo organizácie versus Organizačný manažment 4
Prechod od riadenia činností k riadeniu procesov Organizačno - funkčný prístup k riadeniu na trhu prevláda diktát výrobcov (v administratíve - úradníkov) rozhodujúce sú statické organizačné štruktúry, riadenie činností je hierarchické, interakcia medzi útvarmi je založená na požiadavkách útvarov vznášaných na poradách vedenia, nariadením vyššieho vedúceho, prípadne internými listami vedúcich jednotlivých útvarov implementácia je orientovaná modulovo (za proces ako celok nie je zodpovedný prakticky nikto) Procesný prístup k riadeniu na trhu prevláda diktát zákazníka za proces je zodpovedný vlastník procesu rozhodujúce sú flexibilné organizačné štruktúry (multifunkčné tímy) výrazne sa znižuje počet riadiacich úrovní implementácia je orientovaná procesne odbúrava sa anonymita pri zodpovednosti 5
Zmeny organizačnej štruktúry na základe riadiacich aktov L ÍN IO V É R IA D E N IE Rozhodnutie o organizačnej zmene G R 1 S e k c i a 2 S e k c i a Ú tv a I r B P R 1 / 1 O d b o r P. M. P. M. P. M. 2 / 1 O d b o r P. M. P. M. P. M. 1 / 2 O d b o r 2 / 2 O d b o r novozriadený útvar 1 /2 /1 O d d e le n ie P. M. P. M. 2 /2 /1 O d d e le n ie P. M. P. M. P R O J E K T O V É R IA D E N IE P ro je k to vý m a na žé r G e sto r Č l e n o v i a p r o j e k t o v é h o t í m u P. M. P. M. s ú m e n o v a n í z a č le n o v p r o je k tu n a d o b u u r č itú, t.j. n a d o b u t r v a n i a p r o j e k t u. Č l e n o v ia p r o j e k to v é h o tí m u 6
Základné informácie o procesoch Procesy popisujú pracovné toky s dôrazom na logické toky činností, zamestnancov, dokumenty, nástroje a systémy Diagram procesov Obsah procesov Popis toku procesov Funkcie a zodpovednosť Charakteristika rozhraní Systémy a nástroje Vstupy a výstupy špecifických činností Definície KPI 7
Previazanosť procesov a pôsobností org. útvarov Procesy Organizačná štruktúra Identifikácia a popis procesov v nástroji pre procesné modelovanie I. úroveň Skupina oblastí procesov II. úroveň Oblasť procesov III. úroveň Proces IV. úroveň Subproces InLook system modul Org. poriadok (pôsobnosti organizačných útvarov) I. stupeň riadenia II. stupeň riadenia III. stupeň riadenia IV. stupeň riadenia InLook system modul Systemizácia FM (činnosti zamestnancov podľa systemizácie funkčných miest) Popisy pracovných činností riadiacich zamestnancov V. úroveň Činnosť - Popisy pracovných činností zamestnancov 8
Sústava klasifikácie aktivít (SKA) Pri popise procesov používame z dôvodu odstránenia synoným SKA. Príklad aktivít číselníka SKA pre skupinu č. 4 rozpočet a č. 5 účtovať 9
Harmonizácia pracovných aktivít a procesnej štruktúry Procesná štruktúra organizácie: Hlavné procesy Podporné procesy Riadiace procesy Zmeny Organizačná štruktúra Ústredie Podriadené zložky Úseky... ORG A+2 ORG A+1 ORG A Úroveň popisu procesu A. Skupina procesov B. Proces C. Podprocesy procesu D. Aktivity podprocesu D1 D2 Dx Dn...... Pracovné miesto Náplň práce, činnosti Úroveň organizačného útvaru 10
Proces vytvárania pracovných úloh a miest Dokument Rozhraní procesu PREČO? Prečo má byť pracovné miesto vytvorené? Aké sú dôvody projekcie? Skupina Funkční místo Role Cluster Soubor Událost Funkce Událost Role ČO? Čo bude obsahom pracovného miesta? Ktoré úlohy mu budú priradené? Dokumentované znalosti Role Role Dokumentované znalosti Cluster Funkce Role Dokument Událost Rozhraní procesu AKO? Ako budú úlohy vykonávané? Aké metódy a postupy práce budú uplatnené? Dokumentované znalosti Dokumentované znalosti Dokumentované znalosti PRÁVOMOC - stupeň voľnosti a samostatnosti v rozhodovaní ZODPOVEDNOSŤ - stanovenie vzťahu pracovného miesta k iným pracovným miestam KDE? KEDY? KTO? Kde bude práca vykonávaná? Umiestnenie pracoviska. V akom pracovnom režime bude práca vykonávaná? Aký pracovný čas bude uplatňovaný Aké sú požiadavky na držiteľa pracovného miesta? Vlastnosti, schopnosti, potenciál. 11
Aktualizácia organizačnej štruktúry pomocou InLook system Vstupy / výstupy Naša práca Naše znalosti Súčasný stav: Organizačný poriadok Organizačná štruktúra Popis procesov Stratégia, BSC Iné dokumenty Zriadenie štruktúry InLook Organizačná štúdia návrh aktualizácie: Organizačného poriadku Organizačnej štruktúry Vytvorenie jednotnej metodiky popisu pôsobností organizačných útvarov Nasadenie jednotného integračného nástroja Definovanie jednotnej údajovej základne Priradenie činností do organizačných útvarov Analýza defektov v rozpracovaní pôsobností / zodpovedností do priamo riadených organizačných útvarov Návrh aktualizácie Organizačného poriadku Najlepšie praktiky: vlastná DB pracovných činností, vzory organizácie Metodika systemizácie InLook system, nástroj a metodika 12
Aktualizácia pracovných činností pomocou InLook system Vstupy / výstupy Naša práca Naše znalosti Súčasný stav: Popisy pracovných činností Popisy pracovných miest Popis procesov Vnútorné organizačné normy Stratégia, BSC Iné dokumenty KPM Aktualizované: Popisy pracovných činností Popisy pracovných miest Služby Modelovanie dopadov zmien Zhodnotenie prínosov Kontinuálne vyhodnocovanie účinnosti zmien Koučing pri implementácii Prenájom SW Vytvorenie jednotnej metodiky popisu pracovných činností Nasadenie jednotného integračného nástroja Definovanie jednotnej údajovej základne Rozpracovanie činností organizačných útvarov do hlavných činností pracovných miest Analýza duplicít a synoným v popise činností pracovných miest Stanovenie typov PM v Katalógu pracovných miest (KPM) Vytvorenie schém FM na základe pôsobností a rozsahu práce organizačných útvarov Najlepšie praktiky: vlastná DB pracovných činností, klasifikácia podľa KZAM Metodika systemizácie InLook system, nástroj a metodika 13
Opis pracovného miesta Opis pracovného miesta obsahuje: V ORGANIZAČNEJ ROVINE definíciu poslania ( prečo, kde ) predmet činnosti ( čo robí, ktoré procesy vykonáva, aké sú výstupy) V KVALIFIKAČNEJ ROVINE (čo si vyžaduje ) vedomosti (vzdelanie / špecializácia) odborné znalosti, jazykové znalosti praktické skúsenosti (dľžka praxe / oblasť) osobnostné predpoklady, zručnosti osobné postoje, správanie Nástroj organizačného manažmentu a riadenia znalostí InLook system podporuje správnosť, jednoznačnosť a neredundantnosť popisu pracovného miesta vrátane požadovaných spôsobilostí a pridelených právomocí 14
Koncept nasadenia nástroja InLook system Vytvorenie Jednotného Katalógu pracovných aktivít a pracovných miest Práca nad jednou databázou všetkými členmi projektového tímu, t.j. práca nad jedným pracovným stolom zdieľanie výsledkov práce a videnie svojho procesu v kontexte celej organizácie Zlepšenie procesu rutinnej personálnej práce Personalista ponúkne obsah zmeny, vrátane náplne práce vedúcemu Vedúci akceptuje, alebo modifikuje zmenu. Výrazné zvýšenie efektivity procesu InLook server Jednotný Katalóg pracovných činností a miest v centrálnej databáze Metodik / manažér InLook Ústredie InLook InLook InLook Podriadené zložky 15
Programová aplikácia InLook system predstavuje efektívny nástroj organizačného kontrolingu pre správu údajov súvisiacich s riadením organizačných zmien, správu štruktúrovanej databázy činností organizácie a implementáciu procesného riadenia a manažérstva kvality umožňuje tvorbu, aktualizáciu a publikovanie organizačného poriadku zabezpečuje sofistikovaný popis pracovných činností a procesov, t.j.: on-line analýzu naplnenia fondu pracovnej doby zamestnancov definovanie reálnej vyťaženosti zamestnancov priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z organizačnej štruktúry manažment kompetencií funkčných miest definovanie požadovaných spôsobilostí - znalostí, postojov a správania typových pracovných miest KPM (Katalógu pracovných miest) priradenie dokumentovaných znalostí k typovým pracovným miestam a procesom popis súčasného (As-Is) stavu organizácie modelovanie optimalizovaného (To-Be) návrhu na zlúčenie resp. prerozdelenie činností medzi pracovníkmi, doplnenie chýbajúcich pracovných náplní vylúčenie duplicitných činností stanovenie optimálneho počtu zamestnancov pre jednotlivé činnosti 16
Zápis do registra Spoločenstva (EU) 17
Evidencia zmien v InLook system Typ PM (Profesia) Plánované miesto - FM 18
Čl. I PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ USTANOVENIA Predmet a pôsobnosť zákona 1 (1) Predmetom tohto zákona je upraviť právne vzťahy pri vykonávaní štátnej služby. Obsahom vykonávania štátnej služby sú práva a povinnosti štátu a štátneho zamestnanca vyplývajúce z vykonávania štátnej služby alebo súvisiace s vykonávaním štátnej služby. (2) Štátna služba podľa tohto zákona je budovaná na princípoch profesionality, politickej nezávislosti, efektivity, pružnosti, nestrannosti, etiky. 312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov myslia sa tým vopred zadefinované a následne požadované spôsobilosti, nevyhnutné ku kompetentnému výkonu aktivív príslušných procesov štátnym zamestnancom? 19
312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov Systemizácia 12 (1) Systemizácia podľa tohto zákona je určenie počtu štátnozamestnaneckých miest v stálej štátnej službe, v dočasnej štátnej službe a v prípravnej štátnej službe v služobných úradoch v členení podľa funkcií ( 16) v nadväznosti na organizačnú štruktúru služobných úradov. Súčasťou systemizácie je objem finančných prostriedkov určených na platy štátnych zamestnancov. (2) Služobný úrad, ak tento zákon neustanovuje inak, je povinný predkladať úradu pre štátnu službu a Ministerstvu financií Slovenskej republiky (ďalej len "ministerstvo financií") podklad na zostavenie návrhu systemizácie na každý rozpočtový rok podľa stavu k 1. marcu bežného roka spolu s organizačnou štruktúrou. 20
312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov (3) Návrh systemizácie vypracuje úrad pre štátnu službu na základe organizačnej štruktúry služobných úradov v spolupráci s ministerstvom financií, s príslušnými ministerstvami a s ostatnými ústrednými orgánmi štátnej správy Slovenskej republiky. Služobné úrady uvedené v 7 ods. 1 písm. b) v prvom bode, druhom bode a vo štvrtom bode a najvyšší kontrolný úrad návrh systemizácie svojich služobných úradov predložia národnej rade alebo jej orgánu, ktorý si na tento účel zriadi, a následne ich oznámia úradu pre štátnu službu a ministerstvu financií tak, aby mohli byť schválené v termíne, v ktorom vláda rozhoduje o návrhu zákona o štátnom rozpočte na príslušný rozpočtový rok. Potreba zmeny v zákone, aby návrh systemizácie vypracoval úrad nie na základe organizačnej štruktúry, ale na základe požadovaných výstupov a rolí z procesného modelu! 21
Väzba FM zo systemizácie na činnosti a spôsobilosti z KPM 22
Základom kalkulácií je rozdelenie činností zamestnancov Účtovníctvo Mesačný výkaz zamestnancov Pracovný výkaz Odpracovaný čas a ostatné náklady na jednotlivé aktivity Mzdové údaje Náklady podniku Kalkulačný model procesných nákladov Objemy aktivit Prevádzková databáza a štatistiky Spracovanie a výplata mzdy Procesné náklady na - Aktivity - Poskytované služby 23
Zmeny v personálnej a organizačnej oblasti - riziká Negatívne dôsledky zmien: Prezamestnanosť - predimenzovanie, multiplicita niektorých činností Podzamestnanosť - poddimenzovanie niektorých činností Chýbajúce činnosti diskontinuita procesov = nebezpečie, škody Kvalifikácia má oneskorenie za potrebou A priori modelovanie dopadov zmien Ex post monitoring účinnosti zmien Procesy organizácia pracovné činností Výrazne znižuje riziká Výsledky analýzy dopadov zmien 24
Sledovanie účinnosti zmeny ex post príklad z praxe Pred zmenou Po zmene 25
Prínosy projektu implementácie InLook system Hlavné celkové prínosy projektu je potrebné vidieť v zjednotení a súčasnej aktualizácii organizácie a pracovných činností na najpodrobnejších organizačných - vykonávacích úrovniach procesov podstatnom zrýchlení týchto prác za pomoci programovej aplikácie InLook system čo predstavuje významnú úsporu práce modelovaním organizačných a personálnych strategických zmien veľkého rozsahu sa výrazne zvyšuje efektivita vykonania zmeny, možnosť zachovania konzistencie zmeny procesov až na úrovni popisov práce a tým sa minimalizujú možné poruchy a škody poskytnutí podkladov pre vyjednávanie zmien s odborovými organizáciami Výsledkom projektu nie je produkt jednorazovo získaný dodávateľským spôsobom ale podpora procesu zmeny organizácie a popisov práce, ktoré v konečnom dôsledku vykonáva organizácia vlastnými zamestnancami. Poradenská firma k tomu napomôže svojimi nástrojmi, metodikou a svojim know-how. 26
Ďakujem za pozornosť 27
Kontaktné údaje Ponuku predkladá: INTER M & K, spol. s r. o. zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Košice 1, v odd. Sro vo vložke č. 6421/V Sídlo podnikania: Miesto podnikania: Adresa pre doručovanie: Kontakt: Bernolákova 17, 040 11 Košice Poštová 18, 040 01 Košice Bernolákova 17, 040 11 Košice Ing. Viktor Šlapka e-mail: slapka@inlook.eu tel.: 00421 903 411228 IČO: 31 71 02 39 DIČ: 2020946939 IČ DPH: SK2020946939 CZ682782694 HU26902483 Bankové spojenie: OTP Banka Slovensko, a. s. SWIFT: OTPV SK BX IBAN: SK52 5200 0000 0000 0161 3685 Číslo účtu: 1613685 Kód banky: 5200 28