Prechod podvojného účtovníctva na EURO Popis základných činností s prechodom na EURO Príprava a kontroly Prepočet pohľadávok a záväzkov k 31.12.2008 Prechod do ročného zúčtovania a preúčtovanie zostatkov Prechod do januára 2009 rozúčtovanie poč. stavov Inventarizácia jednotlivých účtov. Prepočet nevysp. pohľadávok a záväzkov na EURO. Zadanie počiatočných stavov z inventarizácie účtov. Rozúčtovanie počiatočných stavov zaúčt. rozdielov Prenos úhrad. a nevyčerp. záloh do roku 2009. Prepočty údajov na EURO v zásobníkoch. Práca s tuzemskou menou EUR od 1.1.2009 a drobné rady. Ako bude vyzerať kurzový lístok od 1.1.2009? Info pre účtovné jednotky s priebežnou závierkou. Pracovný protokol k prechodu na EURO Na zadnej strane nájdete pracovný protokol, do ktorého si môžete značiť vykonané práce, čím Vám pomôže dodržať doporučený postup. Dôležité poznámky pre užívateľa: Pre bezproblémový prechod na EURO dodržte popísané postupy. V tomto návode uvedené postupy sú popísané pre verziu programu 7.90. Ak teda Váš program nemá uvedené funkcie popísané v tomto dokumente, asi nemáte nainštalovanú najnovšiu verziu 7.90. Musíte si ju nainštalovať!
Úvod Vážený užívateľ, účtovník, prechod na EURO je pre každého užívateľa činnosť, ktorá sa vykoná len raz. Väčšina z Vás užívateľov však nemá možnosti, čas, na podrobné študovanie podmienok prechodu údajov na EURO ako sú podklady zákony, vyhlášky a pod. Napriek tomu si však musíte nájsť dostatok času aj na predprípravu prechodu údajov na EURO a dodržanie doporučeného postupu údajov na EURO. Určite by väčšina užívateľov privítala jedno tlačítko, ktoré by prechod na EURO automaticky vykonalo. Užívateľ by sa tak o nič nemusel starať a jednoducho by začal v januári 2009 pracovať. Kto sa však problematikou prevodu údajov na EURO zaoberá podrobnejšie, asi s nami bude súhlasiť, že sa to len tak jednoducho jedným tlačítkom spraviť nedá. Preto sme pripravili sadu funkcií, ktorú keď užívateľ spustí v dodržanom poradí, môže vykonať prevod údajov na EURO. Dôležité: Prechodom na EURO sa žiadnym spôsobom nemenia údaje v denníku (opis vst. dokladov) do roku 2008. "Prevody" koncových stavov na účtoch na počiatočné stavy, je možné kedykoľvek opätovne aktualizovať, t.j. zopakujete postup ako v kapitolách Preúčtovanie koncových stavov a Rozúčtovanie PS v januári. Zmeny vykonané v tomto dokumente od konaných seminárov sú označené červenou farbou. 2
Popis základných činností s prechodom na EURO 1. Prípravné čistiace práce u faktúr (vyšlých, došlých) Doporučujeme vykonať vysporiadanie halierových preplatkov a nedoplatkov faktúr. Je zbytočné vykonávať prepočet na EURO faktúr, ktoré sú uhradené, ale k úhrade zostávajú haliere. Kontrolu a prípadné čistenie vykonajte v každom roku, v ktorom máte evidované vyšlé a došlé faktúry. 2. Kontrola salda faktúr k 31.12.2008. Doporučujeme vykonať kontrolu salda faktúr vyšlých a došlých za všetky roky. Každý účtovník chce mať poriadok v dokladoch, hlavne pri prechode na EURO. Vykonajte aj klasickú kontrolu zaúčtovaných faktúr. 3. Prepočet pohľadávok a záväzkov v zahraničnej mene k 31.12.2008. Použijete už roky známu funkciu v programe k prepočtu záväzkov a pohľadávok v zahraničných menách k 31.12.2008 a to kurzom NBS. Skôr než sa vykoná prepočet pohľ. a záv. na EURO, musíme skôr vykonať tento klasický prepočet. Ak nemáte faktúry v zahraničnej mene, t.j. máte len tuzemsko, môžete túto kapitolu preskočiť. 4. Prechod do ročného zúčtovania a preúčtovanie zostatkov Po ukončení decembra sa dostanete do klasického ročného zúčtovania kde vykonáte preúčtovanie zostatkov na konečný účet súvahový. Túto činnosť budete môcť vykonať kedykoľvek budete potrebovať preúčtovať nové zostatky a konečný účet súvahový. 5. Otvorenie januára 2009 Z obdobia ročné zúčtovanie sa dostanete do januára 2009. Tam si otvoríte a zvolíte účtovný rozvrh (väčšinou prebraním z roku 2008). 6. Inventarizácia jednotlivých účtov. Tak ako každý rok, vykonáte inventarizáciu jednotlivých účtov ako napr: inventarizácia skladu, majetok, vyšlé, došlé faktúry, inventarizácia imania... 7. Prepočet nevysporiadaných pohľadávok a záväzkov na EURO. Podmienka: nesmie byť zaúčtovaná úhrada v roku 2009 k faktúram evidovaných do roku 2008! Vykonáte prepočet nevysporiadaných pohľadávok a záväzkov (vyšlé a došlé faktúry) na EURO. V programe je na to pripravená špeciálna funkcia. 3
7. Zadanie počiatočných stavov celkových súčtov. Z inventarizácie jednotlivých účtov, napr. z knihy vyšlých a došlých faktúr, stavu skladu...zapíšete údaje do pripravenej špeciálnej funkcie zistený stav. 8. Rozúčtovanie počiatočných stavov rozúčtovanie rozdielov Pre rozúčtovanie počiatočných stavov a aj jednotlivých rozdielov vzniknutých medzi stavom z inventarizácie účtu a prepočítaným stavom koncového stavu účtu konverzným kurzom, sa znova spúšťa známe Q-rozúčtovanie. 9. Prenos uhradených a nevyčerpaných záloh do roku 2009. Určené pre firmy, ktoré evidujú, vystavujú zálohové faktúry a budú mať ku koncu roka 2008 zaplatenú zálohovú faktúru a nestihnú k nej vystaviť faktúru alebo daňový doklad, t.j. zálohu vysporiadať a ktoré evidujú daňové doklady (vyšlé alebo došlé) a nestihli ich vysporiadať cez faktúry. 10. Prepočty údajov na EURO v zásobníkoch. Funkciu prepočtu použijete ak používate účtovanie z: Účtovanie zo zásobníka účtovných dokladov alebo Účtovanie budúcich období. Ak tieto spôsoby účtovania zo zásobníkov nepoužívate, môžete túto kapitolu preskočiť. 11. Príprava a práca v roku 2009. Práca s tuzemskou menou EURO od 1.1.2009. Vystavovanie faktúr nastavenie zaokrúhlenia. Účtovanie pokladne cez F3,F4 zaokrúhlenie DPH. Číslovanie dokladov príprava číselníkov. Príklad -úhrada fa. v januári 2009 zápis do roku 2008. Príklad: použitie preddavku v roku 2009. Kurzový lístok od 1.1.2009 4
Príprava údajov na prechod Pred samotným prevodom údajov na EURO doporučujeme vykonať nasledovné úkony: Vyčistenie halierových nedoplatkov pohľadávok a záväzkov Kontrola salda faktúr k 31.12.2008 Vyčistenie halierových nedoplatkov Ak zaúčtujete úhrady faktúr, ktoré dodávateľ resp. odberateľ omylom alebo úmyselne zaokrúhli, v knihe faktúr a v saldokonte Vám takéto faktúry zostanú nevysporiadané z dôvodu tohto zaokrúhlenia. Vyčistenie týchto halierových nedoplatkov môžete vykonať: Individuálne interným dokladom do denníka Použiť automatickú funkciu Zaúčtovania zaokr. rozdielov. Zaúčtovanie zaokrúhlovacích rozdielov v SK (v tuz.mene) Program obsahuje automatickú funkciu na zaúčtovanie a vysporiadanie takýchto rozdielov. Funkcia sa nachádza v WIN PROLUC / VSTUP / EVIDENCIA FAKTÚR. Samostatne sa zaúčtovanie volí pre tuzemskú menu (SKK) a zahraničnú menu. Postup: zaúčtovanie zaokr. rozdielov v SK. Prejdite do WIN PROLUC / EVIDENCIA FAKTUR / ZAÚČTOVANIE ZAOKR.ROZD. Zvoľte príslušnú agendu napr. ODBERATELSKYCH. 5
Zvoľte a zadajte interval halierového vyrovnania pre domácu menu. Ak zadáte rok (nižší než 2008) program bude účtovať halierové vysporiadanie zo zadaného roku. Po potvrdení Vám program zobrazí faktúry, na ktoré bude realizované zaúčtovanie. Tie sú aj automaticky označené. Ak s niektorou nesúhlasíte, stačí ju cez kláves Insert odznačiť. Stránku opustíte cez ESC, resp. KONIEC a získate možnosť spustiť zaúčtovanie s nastavenými parametrami. Vyberte číselný rad cez F1 a po jeho zvolení Vám program prednastaví nasledujúce číslo pre zaúčtovanie. Ostatné parametre ponechajte nastavené. Potvrdením ANO spustíte zaúčtovanie. Program vám automaticky vytvorí účtovný doklad......a zaeviduje splátky do knihy faktúr. Zaúčtovanie zaokrúhľovacích rozdielov v zahraničnej mene Postup je rovnaký ako u zaúčtovania rozdielov v tuzemskej mene, len program vyberá doklady v intervale podľa neuhradenej sumy v zahraničnej mene. 6
Kontrola salda faktúr k 31.12.2008 SALDO FAKTÚR je jedna z najpoužívanejších funkcií vo firme, ktorá eviduje, účtuje (ak sa používa aj WIN PROLUC), zapisuje úhrady odberateľských a dodávateľských faktúr. Slúži na rýchle zistenie salda (otvorených faktúr) k ľubovoľnému termínu aj spätne. Pre spracovanie salda faktúr sú však nutné podmienky: Správne evidované príslušné faktúry Doporučeným spôsobom zapisované/účtované úhrady faktúr. Korektným spôsobom vykonávané opravy zapísaných úhrad. Prejdite do modulu WIN PROLFA / SPRACOVANIE. Pri spustení SALDA FAKTÚR sa vykonávajú kontroly údajov, hlavne rovnosť celková sumy úhrady faktúry so zoznamom/súčtom splátok. T.j. každá úhrada faktúry je v systéme zapísaná ako splátka. Kedy program nevytvorí saldo faktúr? Ak pri spustení funkcie salda program zobrazí hlásenie Na označených záznamoch sa nezhoduje údaj...,...po potvrdení OK program zobrazí len doklady, kvôli ktorým nebola funkcia salda vykonaná. Takéto doklady musíte opraviť, aby ste mohli použiť saldo faktúr k prepočtu na EURO. Zapíšte si ich čísla alebo si ich vytlačte a prejdite k oprave. 7
Oprava úhrad splátok faktúr. 1. Prejdite do Evidencie faktúr, ďalej Odberateľské alebo Dodávateľské. 2. Nastavte kurzor na riadok príslušnej faktúry v evidencii faktúr. Potom stlačte kláves F7 na zobrazenie splátok (ak už bola faktúra zablokovaná/zaúčtovaná, faktúru treba najprv odblokovať cez kláves Q., po oprave je nezabudnite zablokovať!). 3. Po nastavení sa na príslušnú splátku cez tlačítko (Mazanie), splátku odstránite. 4. Novú - správnu, môžete zadať: cez účtovný denník alebo aj cez kláves F4 v evidencii faktúr. Kontrola zaúčtovaných faktúr V module WIN PROLUC prejdite do Spracovania kde zvoľte KONTROLA ZAÚČT. FAKT/R. Funkcia kontroluje len zaúčtované faktúry s údajom o zaúčtovaní faktúry z účtovného denníka. Rozdiel hodnôt zobrazí v samostatnom stĺpci. Na vstupe funkcie zadávate druh dokladov na spracovanie - odberateľské alebo dodávateľské, ďalej zadajte ročné obdobie pre spracovanie a potvrďte ANO. Správny výsledok udáva v stĺpci "Rozdiel" hodnota nula. Falošný poplach ak je udaný rozdiel, môže ísť o zaúčtovanú faktúru na ktorej bol vykonaný odpočet z daňového dokladu. V tom prípade je to OK. 8
Prepočet pohľadávok a záväz. v zahr.mene k 31.12 Funkcia prepočtu záväzkov a pohľadávok v zahraničných menách k 31.12 zabezpečuje automatické prepočítanie všetkých nevysporiadaných záväzkov a pohľadávok evidovaných v zahraničnej mene. Ak máte len tuzemské doklady (faktúry, vyšlé a došlé)...môžete túto kapitolu vynechať. Vopred si zadajte kurzy zahraničných mien k 31.12. do kurzového lístka. Účtovník si vopred môže zvoliť agendu ( vyšlé, došlé...) pre ktoré si chce spracovať prepočet. Na výber má možnosť, pre všetky doklady alebo len vopred označené doklady. Program najprv vytvorí návrh prepočtu dokladov k 31.12. Kvôli kontrolám je zabezpečená prehľadná tlač predpokladaného prepočtu, návrh si teda účtovník môže vopred vytlačiť. V prípade potreby môže účtovník opustiť návrh bez nutnosti ostrého zaúčtovania a môže vykonať prípadné úpravy, zmeny v dokladoch. Ostré zaúčtovanie prepočtu záväzkov a pohľadávok k 31.12 môže účtovník teda spustiť až po potrebných kontrolách a zmenách! Program vytvorí interný doklad a jednotlivé splátky do knihy faktúr. Popis na prácu s funkciou na prepočet záväzkov a pohľadávok evidovaných v zahraničnej mene ku dňu spracovania účtovnej závierky Vám doporučujeme si najprv pozorne preštudovať, až potom realizovať prepočet. Dôležité upozornenia: 1) Nezabudnite využiť najprv návrh prepočtu s možnosťou vytlačiť si kontrolnú zostavu ešte pre "ostrým zaúčtovaním. 2) Spustenie a správny výpočet predpokladá, že ešte nie je zaúčtovaná úhrada v nasledovnom /vyššom/ roku! Výpočet by samozrejme nebol správny. (ak by už nastal taký zápis, je potrebné cez evidenciu vymazať zaúčtovanú úhradu/splátku z príslušnej faktúry!) 3) Pred spustením prepočtu si vytvorte minimálne jednu zálohu údajov. V module WIN PROLAR vytvorte archív cez VSETKY MODULY. ( doporučujeme aktuálny rok aj roky predchádzajúce.). Po prípadnom chybnom prepočte, len obnovou údajov zo zálohy získate pôvodné údaje, inak nie! 4) Vopred si skontrolujte, či máte zadané meny v kurzovom lístku pre používané meny v záväzkoch a pohľadávkach k dátumu spracovania účtovnej závierky. 9
Spustenie funkcie prepočtu pohľadávok a záväzkov: Pred spustením funkcie musíte mať nastavené účtovné obdobie na mesiac december. Funkcia sa spúšťa cez WIN PROLUC / SPRACOVANIE / X- ŠPECIÁLNE FUNKCIE. SKK PREPOČET ZÁV. A POHĽADÁVOK (druhá funkcia označená EUR je určená k inému prepočtu, a v decembri ju nie je možné spustiť.) Najprv si volíte, aký druh agendy budete spracovávať ( odberateľské, dodávateľské a pod ) a navyše si volíte čí dáte prepočítať zo zvolenej agendy VŠETKY doklady, alebo vopred v evidencii OZNAČENÉ: Zálohové/preddavkové faktúry v zahraničnej mene (vyšlé aj došlé) sa neprepočítavajú. Zostávajú ocenené historickým kurzom. Zadávané parametre na vstupe: Spracovať obdobie OD-DO - zadáte príslušné obdobie Dátum... dátum ku ktorému vykonávame prepočet (31.12.RRRR). Ak Vám program vyhlási "Neplatný dátum", nemáte v WIN PROLUC nastavený mesiac na december ( doporučenie: najprv nastavte mesiac december v module WIN PROLUC). Zadajte číslo dokladu - zadajte si vlastné číslo dokladu, pod ktorým program vytvorí účtovné zápisy/interný doklad v opise vst. dokladov. Účet pre kurzový zisk a účet pre kurzovú stratu - zapíšete Váš príslušný účet. Prepočet spustíte cez tlačítko ANO. 10
Program najprv vykonáva test všetkých zahraničných pohľadávok a záväzkov (resp. len podľa zvolenej agendy). V prípade, ak vám program vyhlási Chýba mena "xy", je činnosť prepočtu ešte pred začatím prerušená a musíte najprv zadať do kurzového lístka príslušnú menu k dátumu spracovania účtovnej závierky 31.12.RRRR. Po zadaní chýbajúcej meny môžete funkciu prepočtu spustiť znovu. Po vykonaných kontrolách Vám program vytvorí najprv návrh prepočtu. Cez tlač máte možnosť si tento návrh vytlačiť v prehľadnej forme na papier. Zostava Vám pomôže si údaje skontrolovať. V prípade potrebných zmien v dokladoch, uvedenú časť opustíte ( napr. cez ESC alebo Koniec) a v otázke zvolíte NIE. Tak program nespustí ostré zaúčtovanie. Môžete vykonať opravy dokladov a do návrhu sa kedykoľvek vrátiť. V prípade správnych údajov, ak opustíte návrhovú časť vyberte a zvoľte ÁNO. Tým spustíte zaúčtovanie prepočtu. V opise vstupných dokladov je vytvorený interný doklad a čiastky pohľadávok a záväzkov sú prepočítané. V evidencii faktúr je Vaša pôvodná suma záväzku/pohľadávky odložená do stĺpca Pôvodná brutto (úplne vpravo v evidencii faktúr). V Sume brutto je následne nová hodnota záväzku po prepočítaní. Dôležité: Nový prepočet ( napr. po chybe ) k príslušnému dátumu nie je možné spustiť. (program blokuje prepočet už k použitému dátumu). Preto funkciu po správnom prepočte už nesmiete znova spustiť ani zadaním iného dátumu! V prípade nutného nového prepočtu, je možná ešte obnova údajov z archívu ale len ak ste nezadávali ďalšie doklady do evidencie alebo účtovníctva. Inak prepočty musíte vykonať jednotlivou opravou interného dokladu a splátok vo faktúrach. Poznámka: Každý vypočítaný kurzový rozdiel je zapísaný aj do evidencie splátok každého prepočítaného dokladu. Na vytlačenie zoznamu takýchto kurzových rozdielov môžete použiť tlač z funkcie Splátky faktúr v module WIN PROLFA. Po spustení funkcie si zo spracovaného zoznamu musíte vybrať t.j. označiť cez INSERT "splátky" s typom MNA a dátumom prepočtu 31.12.RRRR. 11
Prechod do RZ - preúčtovanie koncových stavov Po potvrdení voľby " KONIEC MESIACA " v 12 mesiaci sa dostanete do ROČNÉHO ZÚČTOVANIA. V rámci tohto obdobia účtujete operácie, ktorých zaúčtovanie v mesiaci decembri by znemožnilo získať výsledky za mesiac december resp. rok. Jedná sa o záverečné preúčtovanie súvahových účtov aktív, pasív a účtu ziskov a strát na konečný účet súvahový. Preúčtovanie zostatkov nákladových a výnosových účtov zabezpečuje program automaticky priebežne na účet označený " X " (v účtovom rozvrhu stĺpci D, je to účet 710 pre podnikateľov) Program ponúka možnosť automatického preúčtovania zostatkov z mesiaca december všetkých účtov aktív a pasív na účet označený "K" (stĺpec D v účtovom rozvrhu, účet 702). Automatické preúčtovanie sa vykoná v období ROČNÉ ZÚČTOVANIE v časti VSTUP/OPRAVA / OPIS VSTUPNÝCH DOKLADOV stlačením klávesy <Q>. Po jej stlačení máte voľby : < Pre celú firmu > - (doporučujeme) vytvoria sa doklady pre celú firmu. Táto voľba bude asi najčastejšie používaná. < Podľa akcií > - vytvoria sa doklady rozúčtovaním na akcie\divízie\obchodné prípady. Podmienkou použitia tejto voľby je účtovanie počiatočných stavov na dané akcie. Po vybraní príslušnej voľby a jej potvrdením sa v opise dokladov vytvoria záznamy označené s číslom dokladu 888887 a záznamy označené s číslom dokladu 888888. Tieto obsahujú preúčtovanie zostatkov účtov nákladov a výnosov na účet označený v účtovom rozvrhu "X" a zostatkov účtov aktív a pasív na účet označený v účtovom rozvrhu "K". 12
Najjednoduchší postup kontroly uzavretia účtovných kníh po použití klávesy Q je zvoliť spracovanie / výsledky / súvaha. Ak majú zostatky nejaké účty, preúčtovanie nebolo realizované správne. Zistený zostatok sa zaúčtuje na konečný účet súvahový s číslom dokladu 888888. Po tejto operácii zopakujte predchádzajúci postup a presvedčíte sa, či sú v súvahe konečné zostatky všetkých účtov rovné nule. Poznámka 1: Vzhľadom na algoritmus výpočtu, sa v rámci uzávierkových prác neúčtuje v systéme PROLUC prevod účtov nákladov a výnosov na účet ziskov a strát. Program v reálnom čase automaticky prenáša stavy týchto účtov. 13
Otvorenie januára 2009. Prechod na nový rok, rozúčtovanie počiat. stavov Po potvrdení voľby "KONIEC MESIACA" v období ROČNÉ ZÚČTOVANIE sa program nastaví do januára nasledujúceho roku. Doporučujeme si zvoliť účtovný rozvrh - zvolíte ponuku ÚČTOVÝ ROZVRH v časti VSTUP/OPRAVA. Môžete sa rozhodnúť, či chcete použiť rozvrh z predchádzajúceho obdobia/roku alebo chcete vytvoriť čistý. Ak sa zvolí voľba "Minulé obdobie", tá je aj predvolená, prenesie sa účtový rozvrh z predchádzajúceho roka. Rozúčtovanie počiatočných stavov v januári v EUR Prejdite do voľby OPIS VST. DOKLADOV. Pre rozúčtovanie stavov z počiatočného účtu súvahového môžete využiť voľbu v OPISE VSTUPNÝCH DOKLADOV cez kláves Q. Po jej spustení sa vytvoria doklady s číslom 999999, (zodpovedajúce dokladom označených 888888 v Ročnom zúčtovaní). Stavy zaúčtované na doklade 999999 program prenesie ako počiatočné stavy do účtového rozvrhu. Zmena od starších verzií: Doklad s 999999 je automaticky zaradený ako prvý doklad, aj keď budete mať účtované akékoľvek doklady v prvom mesiaci. Doplnenie nových účtov: Program automaticky doplní do účtovného rozvrhu dva účty, a to účet 379.9999 a 378.9999 kvôli zaúčtovaniu rozdielov z inventarizácie. Sumy na doklade 999999 sú automaticky vložené v EUR (po prepočte konverzným kurzom). Ak prepočtom vyjde rozdiel medzi aktívami a pasívami, program tento drobný rozdiel zaúčtuje ma účty 379.999 alebo 378.9999 oproti 701. 14
Poznámka 1: Ak sa už účtuje v novom roku a ešte dochádza k účtovaniu a hlavne dopĺňaniu analytických účtov do účtového rozvrhu v starom roku, je potrebné tieto účty doplniť aj do účtového rozvrhu v novom roku. Pri rozúčtovaní počiatočných stavov cez kláves <Q>, program upozorní na zaradenie chýbajúcich účtov (zaradených dodatočne v starom roku) do účtovej osnovy nového roka. V prípade menšieho počtu si ich doplníte do zoznamu účtov individuálne. Poznámka 2: Voľba cez kláves <Q> je pomocná a užívateľ sa musí rozhodnúť, či ponúknuté rozúčtovanie počiatočného účtu akceptuje alebo si ho upraví. Napr. rozúčtovanie HV na analytické účty 431 a pod. Poznámka 3: Rozúčtovanie cez <Q> však užívateľ môže upraviť, napr. pri zmene analytických účtov a pod. Poznámka 4: Pri práci súčasne v dvoch rokoch nie je potrebné prechádzať cez Koniec mesiaca v decembri, môžete využívať "Zmenu roka" v časti Vstup / Oprava. Opätovná aktualizácia KS a PS "Prevody" koncových stavov na účtoch na počiatočné stavy, je možné kedykoľvek opätovne aktualizovať, t.j. zopakujete postup ako v kapitolách Preúčtovanie koncových stavov a Rozúčtovanie PS v januári. Samozrejme už nebude ponuka na prebranie účtového rozvrhu z minulého roku, lebo ten už máte raz prevzatý. Môžem účtovať už niečo v novom roku? Áno, môžete účtovať niektoré operácie, ktoré nemajú vplyv na údaje predchádzajúcich rokov a to: Evidencia a účtovanie vyšlých a došlých faktúr v roku 2009. Účtovanie pokladne ( bez úhrad starých faktúr) Nesmiete zatiaľ účtovať banku alebo pokladňu, kde sú úhrady faktúr predchádzajúcich rokov (pokiaľ nemáte vykonané prepočty na EURO). 15
Inventarizácia jednotlivých účtov. Tak ako každý rok, vykonáte inventarizáciu jednotlivých účtov ako napr: inventarizácia skladu, majetok, vyšlé, došlé faktúry, inventarizácia imania... Aké informácie sa zapisujú prepočtom na EURO? Zapisované údaje vo vyšlých, došlých faktúrach Evidencia zoznamu faktúr bola k prechodu na EURO rozšírená o viacero záznamov. Medzi najpodstatnejšie patria nasledovné dva údaje: Nevysp. k 31.12.2008 v [EUR] sem program zapíše nevysporiadanú sumu už po prepočte v EUR. Táto suma tu zostane zapísaná trvalo. Bude slúžiť na informáciu o nevysporiadanej sume v EUR k 31.12.2008. K úhrade [EUR] sem program pri prechode na EURO zapíše koľko zostáva k úhrade k 31.12.2008. Ale po zápise úhrady po 1.1.2009 túto hodnotu bude aktualizovať. Tá bude slúžiť na zistenie sumy koľko zostáva k úhrade pri dokladoch nevysporiadaných ku 31.12.2008 a budú uhrádzané od 1/2009. Tieto údaje nájdete v evidencii faktúr...na konci..sú to posledné stĺpce. Samozrejme len evidencii faktúr do roku 2008! 16
Prepočet nevysporiadaných P a Z na EURO. Na vykonanie tejto operácie, musíte mať nastavené obdobie JANUÁR 2009. Prejdite do účtovného modulu WIN PROLUC, kde zvoľte: PRECHOD NA EURO a ďalej PREPOČET NEUHRADENÝCH DOKLADOV SKK-EUR Následne si môžete zvoliť jednotlivú agendu alebo si zvoliť ponuku VŠETKY AGENDY. Tlač prepočtu na EURO inventarizačná zostava k EUR. Inventarizačné zostavy faktúr môžete vytlačiť cez voľby: o Saldo faktúr v module WIN PROLFA k 31.12.2008 o alebo aj cez Vyber faktúr v module WIN PROLFA Príslušné záznamy si vytlačíte pripravenými zostavami k prechodu na EURO. Názov zostáv je K PRECHODU NA EURO... Kde budete mať informácie o: neuhradenej sume v tuzemskej mene neuhradenej sume v zahraničnej sume a prepočítanom neuhradenom zostatku na EURO - jeho súčet budete potrebovať na zápis počiatočných stavov z inventarizácie. Ak napr. máte odberateľov a dodávateľov na anal. účtoch, doporučujeme vždy vybrať faktúry na jednotlivých a tak si ich kvôli podrobnej inventarizácii vytlačiť, aby ste hodnotu mohli zadať do počiatočných stavov k jednotlivým anal. účtom 311 alebo 321. 17
Dokedy môžem spúšťať prepočítanie na EURO? Funkciu PREPOČET NEUHRADENÝCH DOKLADOV SKK-EUR môžete spustiť aj viackrát. Program pri spustení vždy vykoná prepočet dokladov na EURO. Dôvod? Predpokladali sme že aj po spustení prepočtu, sa Vám môže vyskytnúť prípad zatúlanej, zabudnutej faktúry, ktorú môžete doplniť do evidencie roku 2008. A potom spustiť prepočet znova. Tak program prepočíta zase všetky doklady, t.j. aj novo upravené alebo doplnené. Zablokovanie prepočítania na EURO. Zablokovanie možného spustenia funkcie PREPOČET NEUHRADENÝCH DOKLADOV SKK-EUR sa realizuje: o len na dokladoch do roku 2008, na ktoré ste vykonali úhradu v roku 2009. Ostatné doklady, opravené, doplnené, alebo už raz prepočítané, program znova prepočítava. 18
Zadanie počiatočných stavov z inventarizácie. Z inventarizácie jednotlivých účtov, napr. z knihy vyšlých a došlých faktúr, stavu skladu...zapíšete údaje do pripravenej funkcie zistený stav. Tieto počiatočné stavy z inventarizácie zapisujeme len ak : zistený inventarizačný stav je rozdielny od počiatočného stavu účtu, ktorý bol prepočítaný kurzom 30,1260 z koncového stavu v SKK. Ak zadáte inventarizačný stav účtu rovnaký, ako je zaúčtovaný PS na doklade s číslom 999999, Vám program pri spustení funkcie Q zbytočne vytvorí doklady s nulovou sumou, t.j. zaúčtovaných rozdielov. Ak už máte takto vytvorené záznamy s nulovou sumou, žiadnym spôsobom neovplyvňujú počiatočné stavy. Funkciu nájdete v module WIN PROLUC / VSTUP OPRAVA pod voľbou PRECHOD NA EURO a ZADANIE POČIATOČNÝCH STAVOV. (len ak máte nastavené mesačné obdobie 1/2009!)...na príslušný účet po oprave ( cez E) zapíšete údaj z inventarizácie. Funkčné klávesy: F1 program prenesie a vloží stav z evidencie faktúr za obdobie 1990-2008...pozor, automatické vypočítané hodnoty skontrolujte s inventarizačnými zostavami!!! F2 program prenesie len stav z evidencie faktúr za 2008 Platí pre účty triedy 311 a 321, prípadne aj ich analytík. 19
Nastavenie Do počiatočných stavov : písmeno A- tu určíte, či bude rozdiel účtovaný do počiatočných stavov s dokladov číslom 999999 voči účtu 701. písmeno N - takto určíte, že rozdiel bude účtovaný na samostatnom internom doklade na účty 563,663. Žial pre nejednoznačnosť zákona a vyhlášok, sme spravili možnosť voľby pre účtovníka, ktorá mu v prípade neskorších metodických usmernení pomôže zadať spôsob účtovania rozdielov. 20
Rozúčtovanie P S- rozúčtovanie rozdielov Pre rozúčtovanie počiatočných stavov a aj jednotlivých rozdielov vzniknutých medzi stavom z inventarizácie účtu a prepočítaným stavom konverzným kurzom musíte prejsť do OPISU VST. ÚDAJOV a znova cez kláves Q dáte rozúčtovať počiatočné stavy. Príklad rozúčtovania PS, kedy sa rozdiely zaúčtujú do počiatočného stavu. Podľa zadania v inventarizačných stavoch. (predchádzajúca kapitola). Jednotlivé rozdiely program automaticky zaúčtuje na predvolené účty. Príklad rozúčtovania PS, kedy sa rozdiely zaúčtujú na samostatný interný doklad. Podľa zadania v inventarizačných stavoch. (predchádzajúca kapitola). 21
Tlač počiatočných stavov v SKK a EUR Pre súčasné vytlačenie konečných stavov na účtoch v SKK a už prepočítaných počiatočných stavov v EUR je pripravená voľba v časti PRECHOD NA EURO. KONEČNÉ SKK / POČIATOČNÉ EUR STAVY. Pre rýchlejší výber mýte k dispozícii tlačítko OZN.NENULOVÉ, ktoré Vám automaticky označí účty s hodnotou. Zoznam vytlačíte bežne cez tlač T a napríklad tlačítko OZNAČENÉ. 22
Prenos uhradených, nevyčerpaných záloh do 2009 Kapitola je určená pre užívateľov: ktorí evidujú, vystavujú zálohové faktúry a budú mať ku koncu roka 2008 zaplatenú zálohovú faktúru a nestihnú k nej vystaviť faktúru alebo daňový doklad, t.j. zálohu vysporiadať ktorí evidujú daňové doklady (vyšlé alebo došlé) a nestihli ich vysporiadať cez faktúry. Dôležité: Každá úhrada zálohovej faktúry realizovaná od 1.1.2009 ( a zálohová faktúra bola evidovaná do roku 2008 alebo nižšieho) si od Vás vyžiada vždy prenos tejto uhradenej zálohovej faktúry z roku 2008 do roku 2009. Len ak vždy vykonáte takýto prenos, môžete v roku 2009 potom použiť zálohovú faktúru na odpočet na daň. doklade alebo faktúre. Zálohových faktúr (vyšlých a došlých) Účtovný modul WIN PROLUC musí byť nastavený na obdobie roku 2009 (mesiac nie je dôležitý...) Prejdite do WIN PROLUC, VSTUP/OPRAVA, kde zvoľte PRECHOD NA EURO. Vyberte funkciu PRENOS NEVYUŽITÝCH ZÁLOH Z VYŠ.ZÁL. FA. (FPF). alebo Vyberte funkciu PRENOS NEVYUŽITÝCH ZÁLOH Z DOŠL.ZÁL. FA. (FAZ). Daňových dokladov, vyšlých a došlých. Účtovný modul WIN PROLUC musí byť nastavený na obdobie roku 2009 (mesiac nie je dôležitý...) Prejdite do WIN PROLUC, VSTUP/OPRAVA, kde zvoľte PRECHOD NA EURO. Vyberte funkciu PRENOS NEVYUŽITÝCH ZÁLOH Z DAŇ.DOKL DDO. alebo Vyberte funkciu PRENOS NEVYUŽITÝCH ZÁLOH Z DAŇ.DOKL DDD 23
Prepočty údajov v zásobníkoch na EURO Ak používate účtovanie z: Účtovanie zo zásobníka účtovných dokladov Účtovanie budúcich období Vykonajte prepočet údajov ešte pred účtovaním v roku 2009 na EURO. V každej časti máte k dispozícii tlačítko PREPOČET NA EURO. 24
Číslovanie dokladov v roku 2009. Pred prvým zadaným dokladom v roku 2009 si musíte pripraviť číslovanie dokladov pre opis vst. dokladov a pre evidenciu faktúr. Vykonáte tak v PROLUC / VSTUP / NASTAVENIE.../ ČÍSELNÉ RADY PRE OPIS. Pre faktúry tak vykonáte v časti EVIDENCIA FAKTÚR / ČÍSELNÉ RADY. Program Vám automaticky preniesol údaje z roku 2008, v novom roku 2009 si ich len upravíte alebo k nim pridáte ďalšie. Práca s tuzemskou menou od 1.1.2009. Od 1.1.2009 je EUR chápaná ako tuzemská mena. A preto ju do políčka označujúcu zahraničnú menu nikam nezadávame! Príklad vystavovania faktúr v EUR od 1.1.2009:.. políčko Zahraničná mena ponechávame prázdne! Program tiež automaticky vytvorí rekapituláciu v tuzemskej EUR mene. 25
Príklad evidovania faktúry v EUR od 1.1.2009:...v sume BRUTTO už pre menu EUR nepoužívame kláves F8! Informatívne duálne zobrazenie ceny v SKK. Tlačové zostavy faktúr sú upravené tak, že automaticky podľa dátumu vystavenia alebo zdaniteľného plnenia vykonávajú informatívny prepočet na SKK ( v dolnej časti faktúr). Klávesa F8 určená len pre zahraničné meny! Od 01.01.2009 si treba odvyknúť používať kláves F8 prepočet na zahraničnú menu. Pri účtovaní tuzemskej meny, t.j. EURO F8 nepoužívame! F8 naďalej používame pri evidovaní dokladov v zahraničnej mene USD, CZK... Prenos akcií z roka 2008 do roka 2009. Otvorením nového roka sa zoznam akcií automaticky neprenáša. Ak ich máte v zozname viac, pre uľahčenie máte k dispozícii funkciu, ktorá Vám ich prenesie. Prejdite v WIN PROLUC do SPRACOVANIA, kde zvoľte X-Špeciálne funkcie, ďalej PRENOS A ÚPRAVY, ďalej PRENOS ZOZNAMU AKCII. Potvrdíte nastavenie. Takto Vám program prekopíruje zoznam akcií do roka 2009. 26
Vystavujete faktúry? Nastavte zaokrúhl. výsl. sumy. Ak vystavujete faktúry v tuzemskej mene, máte pravdepodobne nastavené zaokrúhlenie výslednej sumy na jednu z týchto možností: celé koruny 50-haliere desaťhaliere Pri vystavovaní faktúr od 1.1.2009 v tuzemskej mene v EUR, bude asi vhodné nastaviť zaokrúhlenie až na dve desatinné miesta.t.j. na centy. Vzhľadom na to, že je to individuálna záležitosť užívateľa, to program nevykoná automaticky. Postup: Prejdite do WIN PROLFA / VSTUP OPRAVA kde zvoľte :NASTAVENIA SPRACOVANIA / ODBERATEĽSKÉ FAKT / PARAMETRE VYSTAVOVANIA. Zadajte si Poč. des. miest sumy fakt TUZEMS na hodnotu 2. Zaokrúhlenie výpočítanej sumy DPH sa automaticky nastaví na 2! Vystavujete faktúry? Nastavte počet desat. miest. Ak vystavujete faktúry a budete požadovať zvýšenie počtu desatiných miest z dvoch na tri, jednotkových cien položiek, vykonajte nasledovné: Spustite funkciu NAST.POČTU DESATINNÝCH MIEST v časti NASTAVENIA SPRACOVANIA v module WIN PROLFA. Z ponuky si vyberte jednu z možností. Druhá a tretia nastavuje cenu na 3 desatinné miesta. Vyberte a potvrďte cez Enter. 27
Účtovanie pokladne cez F3 a F4. Novelou zákona o DPH platnej od 1.1.2009 sa zmenilo zaokrúhľovanie dph na 2 desatinné miesta. Zmena v zaokrúhlení nastala aj pri účtovaní pokladne cez klávesy F3 a F4. Vypočítaná DPH sa od 1.1.2009 zaokrúhľuje na dve desatinné miesta (pôvodne na jedno des. miesto). Účtovanie banky úhrady evid. faktúr do roku 2008 Pri účtovaní úhrady faktúr evidovaných do rokov 2008, musíte mať už vykonaný prepočet týchto faktúr na EURO. Po vstupe do klasického okna úhrady faktúr si cez bod 7. zmeníte rok a príslušný a potvrdíte. Následne si volíte ďalší kľúč výberu, Sumy, číslo dokladu... V ponúknutom výbere dokladov k úhrade sú nové stĺpce a to :. Nevysporiadané k 31.12.2008, Uhradené v EUR, Neuhradené v EUR s 28
Príklad: použitie preddavku v roku 2009. Všetky zaplatené zálohové faktúry (vyšlé a došlé), ktoré sa nepoužili na vyúčtovanie vo faktúre alebo ktoré neboli použité na daňový doklad cez funkciu prenášame do roku 2009! Len takéto zálohy/preddavky môžeme použiť na vyúčtovacích faktúrach. Počas evidencie faktúry v roku 2009 rozpíšeme sumu brutto, základy a dane v tuzemskej mene (EUR) a pri položke Úhrada zálohou potvrdíte cez A vstup do odpočtu zálohy. Zálohu vyberieme cez tlačítko ÚHRADA PRO-FORMOU. Po zápise dokončíte evidovanie faktúry a po uzavretí dáte faktúru zaúčtovať. 29
Príklad: použitie daň.dokladu v roku 2009. Všetky daňové doklady do roku 2008, ktoré sme nepoužili na vyúčtovacích fakúrach cez určenú funkciu prenášame do roku 2009! Len takéto daň. doklady môžeme použiť na vyúčtovacích faktúrach. Počas evidencie vyúčtovacej faktúry v roku 2009 rozpíšeme sumu brutto, základy a dane v tuzemskej mene (EUR) a pri položke Úhrada zálohou potvrdíte cez A vstup do odpočtu zálohy. Daňový doklad na odpočet vyberieme cez tlačítko ÚHRADA DAŇ. DOKLADOM. 30
Príklad: saldokonto Príklad spustenia saldokonta za zvolené obdobie. Príklad: faktúra zaúčtovaná v 11/2008 čiastočná úhrada v 11/2008 konverzia na SKK na EUR úhrada zvyšku v EUR v 01/2009 Riadky so symbolom S-E je vlastne konverzia nevysporiadaných čiastok SKK na EUR. Príklad: saldokonta s iným párovacím rozsahom Pri spustení saldokonta aj na inom účte, kde máme a používame iný párovací rozsah z poznámky, si zadáme najprv rozsah a sptíme saldokonto. Program za vytvorený súčet tiež automaticky vsúva konverný riadok k prechodu na EURO s dokladom 777777777. 31
Ako bude vyzerať kurzový lístok od 1.1.2009? Zdroj : tlačová správa NBS z 20.11.2008 Od 1. januára 2009 sa bude pri publikovaní denného kurzového lístka, ako aj kurzového lístka vybraných cudzích mien používať tzv. nepriama kotácia, ktorá bude vyjadrovať, koľko zahraničnej meny sa zaplatí za domácu menu. Denný kurzový lístok - Národná banka Slovenska (NBS) bude od 1. januára 2009 preberať na svoju internetovú stránku denný kurzový lístok Európskej centrálnej banky (ECB), ktorý je zverejňovaný popoludní a platí pre daný deň. (V súčasnosti NBS zverejňuje kurzový lístok popoludní, vždy na nasledujúci pracovný deň). Právnické a fyzické osoby, ktoré potrebujú kurzový lístok otestovať vo svojom informačnom systéme pred 1. januárom 2009, môžu na testovanie využiť kurzový lístok na stránke Európskej centrálnej banky: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html Denný kurzový lístok sa bude na internetovej stránke NBS publikovať v preklade do slovenského jazyka, bude zobrazený v html a dostupný aj vo formáte PDF. Formáty XML a CSV budú odkazovať na stránky ECB. Prvýkrát bude kurzový lístok na stránke NBS zverejnený už 31. decembra 2008 s vysvetlením jeho účinnosti od nasledujúceho dňa, t.j. 1.1.2009. Príklad zadania do kurzového lísta od 1/2009: Pozor na zmenu prepočtu cudzej men od 1.1.2009 Na prepočet cudzej meny na euro sa používa kurz zo dňa predchádzajúceho deň uskutočnenia účtovného prípadu na prepočet do účtovníctva a kurz zo dňa predchádzajúceho deň vzniku daňovej povinnosti na prepočet do DPH. 32
Opravy súm neuhradených dokladov v EUR Funkcia slúži na ručné zadávanie súm neuhradených faktúr v EUR. Je to určené pre extrémne prípady, ak ich nie je možné programom vypočítať alebo užívateľ potrebuje zadať vlastné hodnoty bez ohľadu ako to program vypočítal (bez ohľadu splátok v programe). 33
Účtovná závierka k 31.12. podľa 37a ods1 zák. Priebežnú účtovnú závierku podľa 37a zák. Č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve zostavujú účtovné jednotky: o o o o s účtovným obdobím, ktoré je hospodárskym rokom s účtovným obdobím kratším ako 12 kal. mesiacov z dôvoduzmeny účtovného obdobia v konkurze v likvidácii Vytlačenie uzávierkových operácií. Až v januári 2009, ak máte rozúčtované PS stavy, doklad s číslom 9999991, si môžete vytlačiť pripravenou zostavou cez tlačítko DOKLAD. Kde sa uvedie rozúčtovanie v hotnote SKK koncové stavy. Otváranie účtov v januári 2009 Po potvrdení voľby "KONIEC MESIACA" v kalendárnom 12/2008 sa program nastaví do januára nasledujúceho roku. Rozúčtovanie počiatočných stavov v januári Prejdite do voľby OPIS VST. DOKLADOV. Pre rozúčtovanie PS využite voľbu cez kláves Q. Po jej spustení sa vytvoria doklady s číslom 999999, (zodpovedajúce dokladom označených 888888 v Ročnom zúčtovaní). Stavy zaúčtované na doklade 999999 program prenesie ako počiatočné stavy do účtového rozvrhu. Doplnenie nových účtov: Program automaticky doplní do účtovného rozvrhu dva účty, a to účet 379.9999 a 378.9999 kvôli zaúčtovaniu rozdielov z inventarizácie. Program automaticky doplní účet 711 Začiatočný účet nákladov a výnodov. Program automaticky doplní účet 431.9999. Sumy sú automaticky vložené v EUR (po prepočte konverzným kurzom). 34
Ak prepočtom vyjde rozdiel medzi aktívami a pasívami, program tento drobný rozdiel zaúčtuje ma účty 379.999 alebo 378.9999 oproti 701. Podľa 37a ods.1 zákona, sa k 1.januáru 2009 otvoria v hlavnej knihe aj účty nákladov a výnosov. Názov : Prechod podvojného účtovníctva na EURO Vydal: INFOPRO s.r.o., Kontakt: www.infopro.sk Publikácia neprešla jazykovou úpravou. Uzávierka: 07.01.2009 Publikácia neprešla jazykovou úpravou. 35
Vaše poznámky: 36
Pracovný protokol k prechodu na EURO Pre firmu: Prípravné práce ÁNO NIE Vysporiadanie halierových preplatkov a nedoplatkov Kontrola salda faktúr k 31.12.2008 Pohľadávky a záväzky v zahraničnej mene ÁNO NIE Prepočet nevysporiadaných v zahr. mene k 31.12.08. Ročné zúčtovanie ÁNO NIE Prechod do roč.zúčtovania a preúčtovanie zostatkov Otvorenie januára 2009 ÁNO NIE Účtový rozvrh a počiatočné stavy v EUR. Inventarizácia ÁNO NIE Inventarizácia jednotlivých účtov Prepočet pohľadávok a záväzkov na EURO. ÁNO NIE Prepočet pohľadávok a záväzkov na EURO Zadanie počiatočných stavov v EUR z inventarizácie ÁNO NIE Zápis PS z inventarizácie Rozúčtovanie PS - rozúčtovanie rozdielov! Prenos záloh a daň. dokladov do roku 2009! ÁNO NIE Prenos uhradených a nevyčerpaných záloh do 2009 Prenos daňových dokladov do 2009 Prepočty údajov v zásobníkoch ÁNO NIE Prepočet údajov na EURO v zásobníkoch. Príprava na rok 2009 - nastavenia ÁNO NIE Nastavenie zaokrúhlenia pri vystav. odber. faktúr. Nastavenie číslovania dokladov na rok 2009. Spracoval: Dátum: 37