Kniha porúch Systém pre evidenciu porúch, listov opráv a plánov opráv Verzia 2.51 Používateľská príručka Humenné 2007
Obsah Obsah... 1 Úvod... 2 Kniha porúch... 2 Kontakt... 2 Licenčné a záručné podmienky... 2 Požiadavky programu... 3 Ovládanie programu... 4 Spustenie programu... 4 Prihlásenie používateľa... 4 Zmena hesla... 4 Ukončenie programu... 4 Pracovná plocha... 5 Všeobecný vzhľad okna typu Zoznam... 6 Všeobecný vzhľad okna typu Zápis údajov... 7 Tlač... 8 Poruchy... 9 Stav poruchy... 10 Dátum od... 10 Filter pre výber... 11 Zapisovanie porúch... 12 Preberanie porúch... 13 Oprava poruchy a prevzatie po oprave... 14 Vytvorenie listu opravy k poruche... 14 Tlač a export poruchovej karty... 14 Zoznam zariadení... 14 Tlač a export knihy porúch... 14 Obnovenie zoznamu... 15 Štatistika... 15 Prehľady... 15 Hlavné menu Poruchy... 16 Listy opráv... 17 Dátum od... 18 Filter pre výber... 18 Zapisovanie listov opráv... 19 Skutočné náklady... 20 Práce... 20 Cudzie a Iné náklady... 21 Náhradné diely... 22 Zapisovanie záruky na náhradné diely... 23 Ukončenie listu opravy... 24 Prevzatie listu opravy... 24 Tlač listu opravy... 25 Tlač a export zoznamu listov opráv... 25 Obnovenie zoznamu... 25 Prehľady... 25 Hlavné menu Listy opráv... 25 Plány opráv... 26 Vytváranie plánu opráv... 27 Zoznam opráv... 27 Preplánovanie opravy... 28 Mesačný plán... 30 Tlač ročného plánu... 30 Rekapitulácia plánu... 30 Generovanie opráv... 31 Presunutie opravy... 31 Hromadné opravy... 31
Prečíslovanie zoznamu... 31 Vymazanie všetkých položiek... 31 Prenos plánu z predchádzajúceho roka... 31 Hlavné menu Plány... 32 Číselníky a nastavenia... 33 Pracovníci... 33 Útvary údržby... 35 Majstri údržby... 36 Strediská... 37 Zariadenia... 37 Globálne nastavenia... 38 O programe... 39
Úvod Kniha porúch Kniha porúch je systém určený na evidenciu poruchových stavov, opráv zariadení a plánov opráv. Nahrádza písomnú evidenciu vedenú vo forme knihy porúch, poruchových kariet, listov opráv a plánovaných opráv. Systém je určený pre stredne veľké firmy a veľké podniky, u ktorých je presná a operatívna evidencia porúch a opráv nevyhnutnosťou. Sieťová funkcia softvéru zabezpečuje dostupnosť údajov pre všetkých vybraných používateľov a v kombinácii s ich prihlasovaním pomocou hesla aj identifikáciu konkrétnej osoby, ktorá vykonala zápis. Systém je otvorený a preto je možné ho upravovať tak, aby Vám poskytoval viac služieb, ktoré ste doteraz vykonávali ručne, príjemnejšie ovládanie, ďalšie doklady, prípadne iné možnosti, ktoré zvýšia užitočnosť tohto produktu. Všetky pripomienky, nápady a vylepšenia, prosím, zasielajte na našu adresu. Kontakt Sídlo: EXCO s.r.o. Požiarnická 17 080 04 Prešov Pobočka korešpondenčný a osobný kontakt: EXCO s.r.o. Lesná 885/5 066 01 Humenné 057 7755196 E-mail: exco@exco.sk Web: www.exco.sk Licenčné a záručné podmienky Tento softvérový produkt je chránený autorským právom a medzinárodnými dohodami týkajúcimi sa autorských práv. Autor softvéru Peter Kopča a EXCO s.r.o. si vyhradzujú autorské práva na tento softvér a dokumentáciu. Písomným prevzatím sa zaväzujete dodržiavať tieto podmienky. Táto licencia Vás oprávňuje: stať sa právoplatným používateľom tohto produktu získavať upgradované verzie tohto produktu za zvýhodnené ceny získavať informácie o ďalšom vývoji tohto produktu 2
používať technickú podporu Tento softvérový produkt je v záruke 6 mesiacov od písomného prevzatia. Záruka sa vzťahuje na funkčnosť produktu v zmysle tejto dokumentácie. Dodávateľ sa zaväzuje bezplatne opraviť prípadné chyby tohto softvéru a používateľovi bezplatne poskytnúť opravenú verziu v najkratšom možnom čase. Požiadavky programu operačný systém Microsoft Windows pamäť RAM 32 MB voľné miesto na disku 30 MB optimálne rozlíšenie obrazovky 800x600 (pri rozlíšení 640x480 môže byť zobrazenie niektorých informácií menej prehľadné) tlačiareň spolupracujúca so systémom Windows (tlačové výstupy môžu byť na starších ihličkových tlačiarňach pomalé) pre ovládanie programu sa predpokladá zvládnutie základných pravidiel pre prácu s operačným systémom Windows pre export údajov do aplikácie Microsoft Excel je nutná inštalácia tejto aplikácie a tiež zvládnutie základných operácií pre prácu so súbormi 3
Ovládanie programu Spustenie programu Program spustíte ikonou z pracovnej plochy systému Windows alebo z individuálnej ponuky dostupných programov v počítačovej sieti. Ikona programu Kniha porúch Prihlásenie používateľa Po spustení sa program pripojí na databázový server a pracuje v režime bez prihláseného pracovníka, prípadne okamžite vyžaduje prihlásenie (podľa nastavenia správcom). Bez prihlásenia nie je možné vykonávať žiadne zmeny, je možné iba prezerať záznamy porúch. Prihlásenie vykonáte voľbou z hlavného menu Prihlásenie Prihlás pracovníka alebo po stlačení F4. Prihlasovacie meno a heslo sú používateľovi pridelené správcom systému, používateľ si môže neskôr heslo zmeniť. Meno aj heslo musia byť vyplnené presne vrátane veľkosti písmen (A/a). Odhlásenie a následne možnosť prihlásenia iného pracovníka sa vyvolá z hlavného menu Prihlásenie voľbou Odhlás pracovníka alebo klávesom F4. To zabezpečí, že sa ukončí práca práve prihláseného používateľa a nikto nebude môcť vykonávať zmeny pod jeho menom. Je vhodné urobiť tento úkon pri každom opustení počítača na dlhšiu dobu, keď sa program neukončí. Zmena hesla Každý používateľ si môže zmeniť heslo. To sa odporúča urobiť už pri prvej práci s programom, aby ani správca nepoznal heslo používateľa. Pri zmene hesla musí používateľ najskôr zadať pôvodné heslo a potom dvakrát nové heslo kvôli kontrole. Ukončenie programu Program sa ukončí príkazom Koniec z menu Prihlásenie alebo stlačením kombinácie Alt+F4. 4
Pracovná plocha Po spustení sa zobrazí pracovná plocha programu. Obsahuje zoznam porúch a je rozdelená na niekoľko častí. V hornej časti je titulok programu s celým menom aktuálne prihláseného používateľa a vybraná evidencia (Poruchové karty/listy opráv/plány opráv). Medzi evidenciami sa prepína z klávesnice kombináciou Ctrl+Tab. Na požadovanú evidenciu sa dá prejsť tiež z hlavného menu príkazmi Poruchy Zoznam a Listy opráv Zoznam a Plány Zoznam. Pod titulkom je hlavné menu, z ktorého sú prístupné všetky funkcie programu. Ich voľbou dôjde k vyvolaniu okna inej evidencie alebo k vykonaniu určitej operácie. Žiadna z volieb nevykoná nevratnú operáciu tak, aby ste na to neboli upozornení otázkou, alebo zadaním ďalších informácií. Stredná časť obsahuje zoznam porúch, listov opráv alebo plánu s ovládacími prvkami umiestenými hore a tlačidlami vpravo. Vzhľad tohto zoznamu je v súlade so všeobecným vzhľadom okna typu zoznam (viď nižšie). Celkom spodná časť pracovnej plochy je stavový riadok, ktorý obsahuje niektoré základné informácie, ako meno firmy a verzia programu, prípadne môže zobrazovať ďalšie stručné informácie. 5
Všeobecný vzhľad okna typu Zoznam Dialógové okná slúžiace na prezeranie a výber z určitého zoznamu majú jednotný vzhľad, čo uľahčuje ovládanie programu. Popis na príklade okna zoznamu pracovníkov: Okno sa skladá z týchto základných prvkov: zoznam s vyznačeným aktuálnym záznamom časť slúžiaca na rýchle vyhľadávanie vľavo hore časť slúžiaca na výber prvkov podľa určitej základnej vlastnosti (okno Pracovníci tento filter nemá) časť slúžiaca na špecifikáciu používateľského filtra tlačidlo Filter tlačidlá na operácie nad prvkami umiestnené vpravo tlačidlo na zatvorenie okna alebo výber prvku umiestnené dole V okne je možné používať niektoré klávesy, ktoré sa viažu na najviac používané operácie: pridanie nového záznamu kláves Ins vymazanie aktuálneho záznamu kláves Del najviac používaná operácia (zvyčajne oprava alebo detailnejší popis) kláves Enter zatvorenie okna kláves Esc Po zozname je možné prechádzať pomocou kurzorových klávesov. V hornej časti zoznamu sa nachádza titulkový pruh s názvami stĺpcov. Stĺpec, podľa ktorého je zoznam zotriedený, je zvýraznený svetlejšou farbou. Ak je pri názve zobrazený znak (+), znamená to, že zoznam je zoradený podľa tohto stĺpca vzostupne. Ak je zobrazený znak (-), tak zoznam je zoradený zostupne. Stĺpec, podľa ktorého je zoradený zoznam, je možné prepnúť tlačidlom Zmena kľúča, kliknutím na príslušný stĺpec alebo klávesom F9. Opätovným kliknutím na stĺpec sa prepína druh zoradzovania (vzostupne/zostupne). Ak potrebujete vyhľadať určitý prvok, ktorého začiatočné písmená poznáte, je výhodné použiť tzv. rýchle vyhľadávanie. Prvé znaky hľadaného prvku zadajte do poľa Hľadať. Vyhľadávanie prebieha podľa stĺpca, ktorý určuje zotriedenie je vyznačený svetlejšou farbou. 6
Zo zoznamu môžete vybrať iba niektoré prvky, ktoré budú vyhovovať určenej podmienke. Táto funkcia programu sa nazýva Filter. Zoznam môže používať buď špeciálny filter, ktorý je podrobne popísaný pri konkrétnej evidencii, alebo používa všeobecný filter ako na tomto obrázku. Po vybraní stĺpca, vzťahu a hodnoty sa filter aplikuje tlačidlom OK. Filter je možné deaktivovať vypnutím poľa, ktoré sa nachádza pri tlačidle Filter. Ak zoznam obsahuje stĺpec s logickou hodnotou (Áno/Nie), tak pri jej použití vo filtri treba ako hodnotu zadávať číslo 0 = Nie, 1 = Áno. Pri niektorých evidenciách sa v okne nachádza aj pole s možnosťou výberu, ktorým možno vybrať len určité prvky podľa nejakej základnej vlastnosti (napr. podľa stavu poruchy). Okno typu zoznam je využívané aj v prípadoch, ak program vyžaduje výber určitého prvku (napr. výber zariadenia). Vtedy dochádza k určitej úprave výzoru okna: v dolnej časti sa objavia tlačidlá OK, Zrušiť a niektoré funkcie (tlačidlá) môžu byť vynechané. Tlačidlom OK vyberiete aktuálny prvok, tlačidlom Zrušiť celú akciu zrušíte. Všeobecný vzhľad okna typu Zápis údajov Tieto okná slúžia na zadávanie údajov o určitom prvku. Sú vyvolávané v prípade, ak zvolíte funkcie Nový alebo Opraviť. Príklad okno na zadanie informácií o zariadení: Po stlačení tlačidla OK dôjde k uloženiu informácií, stlačením tlačidla Zrušiť akciu zrušíte. 7
Tlač Tlač dokladov sa vyvolá tlačidlami Tlač... na rôznych miestach v programe. Po ich zvolení sa zobrazí Ukážka pred tlačou, kde si môžete pozrieť, ako bude výsledný doklad vyzerať. Ak ste spokojný, stlačte tlačidlo s ikonou tlačiarne a dôjde k vytlačeniu dokladu. Prvé tri ikony slúžia na zmenu veľkosti zobrazenia ukážky: Celá strana, Veľkosť 100 %, Zobrazenie celej šírky strany Tlačidlá so šípkami posúvajú zobrazenie pri viacstránkovej zostave na prvú, predchádzajúcu, nasledujúcu alebo poslednú stranu. Týmto tlačidlom sa zobrazia nastavenia tlačiarne. 8
Poruchy Zoznam porúch sa zobrazuje na hlavnej pracovnej ploche programu. Ak sa nachádzate v inej evidencii, tak do zoznamu porúch sa dostanete po stlačení Ctrl+Tab alebo príkazom z menu Poruchy Zoznam. Okno má klasický výzor okna typu zoznam (základný popis viď kapitola Ovládanie programu). V pravej časti sú dve skupiny tlačidiel pre ovládanie zoznamu: Porucha, Poruch. karta a ďalšie tri tlačidlá. V hornej časti vedľa riadku pre rýchle vyhľadávanie a tlačidla Zmena kľúča sú naviac tri prvky pre upresnenie výberu porúch: výber údržby, výber stavu poruchy a výber začiatočného dátumu, od ktorého za zobrazia poruchy. V prvom upresňujúcom poli vpravo od tlačidla Zmena kľúča si vyberiete, s ktorou údržbou budete pracovať. Je možné zobraziť aj poruchy pre všetky údržby súčasne, ale vtedy nie je možné knihu porúch vytlačiť. 9
Stav poruchy Pre výber stavu v zozname porúch môžete vybrať niektorú z týchto možností: Neprevzatá Nová porucha, v tomto stave je porucha ihneď po jej zapísaní do systému. Prevzatá po prevzatí porucha pracovníkom, ktorý má na to oprávnenie. Pre takúto poruchu bola vytlačená poruchová karta, prípadne poruchovú kartu je možné vytlačiť. S poruchovou kartou sa pracuje tlačidlami umiestnenými vpravo v skupine Poruch. karta. Opravená po zapísaní opravy. Prevzatá po oprave po prevzatí opravenej poruchy. Neprevzatá pre odstávku ide o špeciálny stav poruchy, keď je porucha neprevzatá a zároveň má nastavenú prioritu pre odstávku. Takáto porucha sa nezobrazuje medzi neprevzatými ani neopravenými poruchami, zobrazí sa iba pri voľbe Neprevzaté pre odstávku. Neopravené poruchy je to kombinácia dvoch stavov: neprevzaté a prevzaté. Táto možnosť je ponúknutá štandardne po spustení programu, aby boli ihneď zobrazené neopravené poruchy. Všetky stavy zobrazia sa poruchy s akýmkoľvek stavom. Túto voľbu je vhodné používať iba v kombinácii so zadaním konkrétneho dátumu, od ktorého sa majú poruchy zobraziť. Inak by bolo zobrazené príliš veľké množstvo porúch, čo by mohlo spôsobiť určité zdržanie. Dátum od Vo vstupnom poli Dátum od určujete, od ktorého dátumu sa poruchy zobrazia. Môžete dátum zapísať z klávesnice alebo po stlačení šípky sa rozbalí kalendár, kde pohodlne vyberiete potrebný dátum. Dátum môžete tiež úplne vyradiť vypnutím zaškrtávacieho poľa a vtedy sa zobrazia poruchy bez ohľadu na dátum. K vypínanie a zapínanie tohto poľa dochádza aj automaticky pri výbere stavu poruchy. Dátum sa zapne pri voľbe Všetky, Opravené a Prevzaté po oprave. Pri ostatných možnostiach sa dátum automaticky vypne. Je potrebné všimnúť si to pri práci s programom. 10
Filter pre výber Zoznam vybraných porúch je možné ešte viac upresniť pomocou filtra pre výber. Tento filter nie je štandardný, ako to bolo popísané v kapitole Ovládanie programu, ale umožňuje presnejšie určiť výber podľa viacerých kritérií. Pre číslo poruchy a dátum vzniku poruchy sa môže zapísať interval hodnôt (od do), pričom ktorékoľvek pole môže zostať prázdne. Dátum od sa zadáva na hlavnej obrazovke porúch. Prioritu si môžete vybrať z ponúknutých možností. V poli Oprávnenosť poruchy môžete určiť, či si želáte vybrať len oprávnené alebo len neoprávnené poruchy. Pracovníka, ktorý poruchu zapísal a ktorý prevzal môžete vybrať z ponúknutého zoznamu. Ak zadáte text poruchy, tak sa zobrazia iba tie poruchy, ktoré obsahujú zadaný reťazec. Tento reťazec môže byť v popise poruchy obsiahnutý kdekoľvek, nemusí byť na začiatku. Na veľkosti písmen (A/a) nezáleží. Ak chcete filtrovať poruchy podľa zariadenia, tak ho vyberiete v poli Zariadenie. Pri zapnutí poľa Podzariadenia sa zobrazia aj všetky poruchy prislúchajúce jeho podzariadeniam. Pri vypnutí tohto poľa budú zobrazené iba poruchy jediného zariadenia. Tlačidlom Vymaž vyprázdnite filter porúch. Týmto tlačidlom sa nevymaže žiadna porucha, iba sa mení filter porúch. Ak chcete vymazať obsah jedného výberového poľa, tak na toto pole presuňte kurzor (myšou alebo klávesom Tab) a stlačte Del. Ak filter nie je prázdny, tak text na tlačidle Filter v zozname porúch je zobrazený červenou farbou. 11
Zapisovanie porúch Zapisovanie nových a oprava údajov v zapísaných poruchách sa vykonáva prvými dvoma tlačidlami umiestnenými vpravo v skupine Porucha. Zobrazí sa okno so základnými údajmi o zápise poruchy. Ak je v systéme nastavené povinné používanie číselníka zariadení, tak zapísaniu novej poruchy predchádza výber zariadenia. Dátum a čas vzniku poruchy sa musí vyplniť v tvare ako na obrázku. Popis poruchy nesmie byť prázdny. Priorita poruchy určuje jej závažnosť. Môže mať jednu z týchto hodnôt: 1. Kritická najvyššia priorita, v zozname je farebne zvýraznená. 2. Závažná vysoká priorita, v zozname je farebne zvýraznená. 3. Bežná pre väčšinu porúch. 4. Pre odstávku oprava tejto poruchy nie je požadovaná okamžite, vykoná sa až v termíne najbližšej odstávky. Takéto poruchy sa nezobrazujú medzi neopravenými ani neprevzatými poruchami, viď odsek Stav poruchy. V časti Zariadenie môže vybrať alebo upresniť zariadenie, ktorému porucha prislúcha. Tlačidlom Zmeniť zariadenie vyberiete a tlačidlom Vymazať zrušíte priradenie zariadenia. Ak je používanie číselníka zariadení povinné, tak poruchu nemôžete zapísať, ak zariadenie nie je určené. Poznámka k ovládaniu programu Takmer všetky funkcie programu je možné ovládať z klávesnice. Ovládanie pomocou klávesnice je väčšinou rýchlejšie a presnejšie. Klávesové kombinácie pre poruchy sú zobrazené na konci tejto kapitoly. Príklad pre zapísanie novej poruchy: Pre novú poruchu sa používa kombinácia Ctrl+N. Po oprave dátumu a času stlačte 4x Tab a dostanete sa do poľa Popis. (Kláves Tab slúži na postupné prechádzanie medzi poliami v každom okne.) Zapíšte popis poruchy a opäť stlačte Tab, dostanete sa na tlačidlo OK. Stlačte Enter a porucha je zapísaná. Tento postup je vhodné použiť vždy, keď potrebujete vyplniť nejaké okno údajmi. Opravovať údaje poruchy je možné iba pokiaľ nie je porucha prevzatá. Opravy môže robiť iba ten pracovník, ktorý poruchu zapísal. Osobitným prípadom je zariadenie, ktoré je možné meniť kvôli správnosti prehľadov aj po prevzatí poruchy až do prevzatia po oprave. Zariadenie môže úplne zmeniť 12
ten, kto poruchu zapísal a tiež správca. Pracovník, ktorý poruchu prevzal a opravil môže zariadenie iba upresniť (zmeniť na podzariadenie už vybraného zariadenia). Tlačidlom Prezri si zobrazíte poruchu bez možnosti opravovať údaje. Prezrieť poruchu si môže každý pracovník aj keď nemá oprávnenie zapisovať poruchy. Vymazanie poruchy sa vykoná tlačidlom Vymaž. Tento úkon môže urobiť iba pracovník, ktorý poruchu zapísal a iba v prípade, že porucha nie je prevzatá. Preberanie porúch Pracovník, ktorý má oprávnenie na preberanie porúch môže použiť tlačidlo Prevezmi. Zobrazí sa okno podobné zápisu poruchy, kde je prístupný iba dátum prevzatia poruchy: Po oprave času a potvrdení tlačidlom OK sa zobrazí ďalšie okno s poruchovou kartou. Tu je potrebné vyplniť polia Číslo stroja a Zmena, prípadne aj Poznámku - doplnenie. Poznámku môže meniť iba pracovník, ktorý poruchu prevzal a iba do času, kým porucha nebude opravená. Po potvrdení tohto okna tlačidlom OK sa ponúkne možnosť vytlačiť poruchovú kartu v štandardnej ukážke pred tlačou (viď kapitolu Ovládanie programu, odsek Tlač). 13
Oprava poruchy a prevzatie po oprave Tlačidlom Oprav v skupine Poruch. karta sa zobrazí okno s údajmi poruchovej karty, kde môžeme vykonávať ďalšie operácie s poruchou: Tlačidlom Opravené sa porucha dostane do stavu Opravená a sprístupní sa tlačidlo Popis vykonaných prác. Po jeho stlačení môžeme zapísať vykonané práce: Podobne, po stlačení tlačidla Prevzaté sa porucha dostane do stavu prevzatá po oprave, pokiaľ má prihlásený používateľ právo vykonať túto zmenu. Ak sa v priebehu prác zistí, že porucha je na inom miesta, ako sa pôvodne predpokladalo, tak poruchu je možné označiť ako neoprávnenú voľbou v okne poruchovej karty. Takéto poruchy nevstupujú do ročných štatistík porúch. Vytvorenie listu opravy k poruche Ak prihlásený pracovník má právo pracovať s listami opráv, tak k prevzatej poruche môže vytvoriť list opravy. Na to slúži tlačidlo Vytvor list opr. Po jeho stlačení sa program prepne do evidencie listov opráv a vyvolá funkcia vytvorenia nového listu s vyplnenými údajmi poruchy. Z poruchy sa prevezmú údaje o čísle poruchy a vybranom zariadení a čas prevzatia poruchy sa stane časom vytvorenia listu opravy. Tieto prevzaté údaje v liste opravy nie je možné zmeniť. Ďalší popis práce s listom je v kapitole Listy opráv. Tlač a export poruchovej karty Poruchovú kartu s aktuálnym stavom poruchy môže každý používateľ vytlačiť tlačidlom Tlač alebo exportovať do aplikácie Excel príkazom z hlavného menu Poruchy Exportuj poruchovú kartu. Zoznam zariadení Pod hlavným menu Poruchy sa položkou Zariadenia vyvolá číselník zariadení. Na tomto mieste sa nachádza preto, aby bol prístupný všetkým používateľom na prezeranie, prípadne, ak na to majú právu, tak aj dopĺňanie zariadení. Tlač a export knihy porúch Tlačidlom Tlač knihu vytlačíte knihu porúch. Do Excelu ju môžete exportovať príkazom z menu Poruchy Exportuj knihu. Pracuje sa vždy so zoznamom porúch, ktorý je práve na obrazovke. To znamená, že sa uplatňujú všetky výbery podľa stavu poruchy, dátumu a filtra pre výber porúch. Pred tlačou knihy sa musí vybrať jedna údržba, nie je možné tlačiť knihu pre všetky údržby súčasne. 14
Obnovenie zoznamu Pokiaľ iný používateľ zapíše novú poruchu alebo urobí v poruche nejaké zmeny, tieto sa neprejavia na obrazovke okamžite, ale až po uplynutí intervalu, ktorý je daný správcom systému. Ak si želáte obnoviť zoznam porúch okamžite, tak zvoľte túto funkciu z menu Poruchy alebo stlačte F5. Štatistika Tlačidlom Štatistika z obrazovky porúch sa na hlavnej obrazovke zobrazia počty porúch členené podľa údržby, stavu poruchy a priority. Zohľadňuje sa výber dátumu od a nastavený filter. Z okna štatistiky je možné zobrazenú štatistiku vytlačiť. Prehľady V podmenu Prehľady porúch hlavného menu Tlače sú sústredené všetky tlačové prehľady porúch: Tlač knihu tlač knihy porúch (ako tlačidlom na hlavnej obrazovke) Exportuj knihu export knihy porúch Štatistika tlač štatistiky počtu porúch podľa údržby, stavu a priority (ako tlačidlom Štatistika) Štatistika ročná tlač štatistiky porúch podľa údržby za zadaný rok po mesiacoch s porovnaním počtov porúch s predchádzajúcim rokom (na jednej strane) Štatistika ročná s grafom kumulatívna štatistika porúch za vybranú údržbu porovnávajúca tabuľkovo aj graficky mesiace v dvoch po sebe nasledujúcich rokoch. Túto štatistiky aj s grafom je možné ďalšou voľbou exportovať do Excelu. Kompletná kniha za rok vytlačí sa kompletná kniha za rok určený dátumom od a vybratou údržbou. Neberie sa do úvahy žiadny filter ani výber stavu poruchy, kniha je kompletná. Doby a prestoje podľa poruchy tlač údajov o čakacích dobách poruchy a časoch trvania jednotlivých stavov poruchy. Do úvahy sa berú všetky prvky výberu porúch a tiež filter. Doby a prestoje podľa zariadenia tlač údajov o dobách ako v predchádzajúcom prehľade, ale prehľad je zostavený podľa zariadení. V prehľade nie sú zahrnuté neoprávnené poruchy. Za ktoré zariadenia sa prehľad robí, sa určí po zvolení tohto príkazu vo výberovom okne zariadení, nasleduje výber údržby (prípadne za všetky údržby) a zadanie časového obdobia od-do. V tomto prehľade sa neberú do úvahy žiadne nastavenia výberu porúch ani filter. Priemerné doby podľa údržby tlač priemerných dôb a prestojov podľa údržby. Do prehľadu sa zahrnú všetky poruchy bez ohľadu na stav poruchy, do úvahy sa berie dátum od a nastavený filter. 15
Hlavné menu Poruchy V hlavnom menu Poruchy sú usporiadané všetky popísané funkcie pre prácu s poruchami a sú tam zobrazené aj klávesové skratky pre vyvolanie týchto funkcií. 16
Listy opráv Zoznam listov opráv sa zobrazuje na hlavnej pracovnej ploche programu po zvolení príkazu z menu Listy opráv Zoznam alebo po stlačení Ctrl+Tab. Okno má klasický výzor okna typu zoznam (základný popis viď kapitola Ovládanie programu). V pravej časti sú dve skupiny tlačidiel pre ovládanie zoznamu: List opravy a Zoznam. V hornej časti vedľa riadku pre rýchle vyhľadávanie a tlačidla Zmena kľúča sú naviac tri prvky pre upresnenie výberu listov: Výber údržby, výber stavu listu opravy a výber začiatočného dátumu, od ktorého za zobrazia listy. V prvom upresňujúcom poli vpravo od tlačidla Zmena kľúča si vyberiete, s ktorou údržbou budete pracovať. Je možné zobraziť aj listy opráv pre všetky údržby súčasne, ale vtedy nie je možné zoznam vytlačiť. 17
List opravy môže byť neukončený alebo ukončený. Ukončené listy sa zahrňujú do výsledných prehľadov iným spôsobom. Môžete si vybrať zobrazenie všetkých, neukončených alebo ukončený listov. Po spustení programu je zvolené zobrazenie neukončených listov. Okrem výberu listov opravy podľa ukončenia je možné zobraziť zoznam podľa stavu prevzatia. Voľba Na pevzatie znamená, že sa zobrazia listy, u ktorých sa očakáva prevzatie tie, ktoré sú už ukončené a zároveň neboli vytvorené podľa zapísanej poruchy. Listy vytvorené z poruchy sa nepreberajú, ich proces prevzatia prebieha v poruchovej karte, takže pri voľbe Na prevzatie sa nezobrazia. Voľba Prevzaté vyberie zoznam prevzatých porúch. Dátum od Vo vstupnom poli Dátum od určujete, od ktorého dátumu sa listy zobrazia. Môžete dátum zapísať z klávesnice alebo po stlačení šípky sa rozbalí kalendár, kde pohodlne vyberiete potrebný dátum. Dátum môžete tiež úplne vyradiť vypnutím zaškrtávacieho poľa a vtedy sa zobrazí zoznam bez ohľadu na dátum. K vypínanie a zapínanie tohto poľa dochádza aj automaticky pri výbere stavu listu. Dátum sa zapne pri voľbe Všetky a Ukončené. Pri voľbe Neukončené sa dátum automaticky vypne. Je potrebné všimnúť si to pri práci s programom. Filter pre výber Zoznam vybraných listov je možné ešte viac upresniť pomocou filtra pre výber. Tento filter nie je štandardný, ako to bolo popísané v kapitole Ovládanie programu, ale umožňuje presnejšie určiť výber podľa viacerých kritérií. Pre číslo listu a dátum začiatku sa môže zapísať interval hodnôt (od do), pričom ktorékoľvek pole môže zostať prázdne. Dátum od sa zadáva na hlavnej obrazovke listov opráv. Pracovníka, ktorý list zapísal a príčinu poruchy môžete vybrať z ponúknutého zoznamu. 18
Ak chcete filtrovať zoznam podľa zariadenia, tak ho vyberiete v poli Zariadenie. Pri zapnutí poľa Podzariadenia sa zobrazia aj všetky listy prislúchajúce jeho podzariadeniam. Pri vypnutí tohto poľa budú zobrazené iba listy jediného zariadenia. Ak zadáte text vykonaných prác, tak sa zobrazia iba tie listy, ktorých popis prác obsahujú zadaný reťazec. Tento reťazec môže byť v popise prác obsiahnutý kdekoľvek, nemusí byť na začiatku. Na veľkosti písmen (A/a) nezáleží. Tlačidlom Vymaž vyprázdnite filter. Týmto tlačidlom sa nevymaže žiadny list opravy, iba sa mení filter. Ak chcete vymazať obsah jedného výberového poľa, tak na toto pole presuňte kurzor (myšou alebo klávesom Tab) a stlačte Del. Ak filter nie je prázdny, tak text na tlačidle Filter v zozname listov je zobrazený červenou farbou. Zapisovanie listov opráv Zapisovanie nových a oprava údajov v zapísaných listoch sa vykonáva prvými dvoma tlačidlami umiestnenými vpravo v skupine List opravy. Zobrazí sa okno so základnými údajmi o liste. Ak je v systéme nastavené povinné používanie číselníka zariadení, tak vytvoreniu nového listu predchádza výber zariadenia. Dátum a čas začiatku sa musí vyplniť v tvare ako na obrázku. Tlačidlom Popis prác sa dostanete do okna, kde zadávate popis vykonaných prác. 19
Poznámka k ovládaniu programu Takmer všetky funkcie programu je možné ovládať z klávesnice. Ovládanie pomocou klávesnice je väčšinou rýchlejšie a presnejšie. Klávesové kombinácie pre listy opráv sú zobrazené na konci tejto kapitoly. Príklad pre zapísanie nového listu opravy: Pre nový list sa používa kombinácia Ctrl+M. Po oprave dátumu a času stlačte Tab, vyberte Druh opravy opäť stlačte 3x Tab. Takto zapíšte všetky potrebné údaje až sa dostanete na tlačidlo OK a stlačením Enter potvrdíte list. Tento postup je vhodné použiť vždy, keď potrebujete vyplniť nejaké okno údajmi. Opravovať údaje listu môže iba pracovník, ktorý ho zapísal. Výnimkou je zapisovanie údajov o skutočných nákladoch Cudzí a Iné. Tieto položky môže vypĺňať aj pracovník, ktorý má vo svojich právach nastavené právo Zapisovanie nákladov. Tlačidlom Prezri si zobrazíte list bez možnosti opravovať údaje. Prezrieť list si môže každý pracovník aj keď list nezapísal. Vymazanie listu sa vykoná tlačidlom Vymaž. Tento úkon môže urobiť iba pracovník, ktorý list zapísal a iba v prípade, že k listu nie sú zapísané žiadne skutočné náklady. Skutočné náklady Skutočné náklady sa zapisujú pri oprave listu tlačidlami v dolnej časti okna. Pozostávajú zo zložiek: mzdové náklady Práce cudzie náklady Cudzí náhradné diely Náhr. diely (z bežného a z príručného skladu) iné náklady Iné Každé z týchto tlačidiel vedie k ďalšiemu oknu, kde sa zapisuje zoznam nákladov. Práce Zoznam prác pozostáva z riadkov, ktoré prislúchajú práci jedného pracovníka v jeden deň. Zapisuje sa počet hodín v bežnej zmene a počet hodín nadčas. 20
Funkcia tlačidiel Nová, Oprav a Vymaž je zrejmá. Opraviť je možné dátum a počet hodín práce, nie vybraného pracovníka. Ak je potrebné zmeniť pracovníka, tak sa konkrétna práca musí vymazať a zapísať nová. Každý pracovník môže mať v jednom dni zapísaný iba jeden riadok. Pri pokuse zapísať viac ako 12 hodín na jedného pracovníka v jednom dni sa zobrazí varovanie. Ak nie je vyplnené ani jedno pole s počet hodín, tak sa práca pracovníka v zadanom dni považuje za predbežne zapísanú a počet hodín sa doplní po vykonaní práce. Bez vyplnenia skutočne odpracovaných hodín u všetkých prác nie je možné list opravy ukončiť. Do vykonaných prác sa môžu zaraďovať iba pracovníci, ktorí to majú nastavené v číselníku pracovníkov. Cudzie a Iné náklady Cudzie a Iné náklady majú rovnaký spôsob zápisu. Predstavujú náklady faktúrované externými dodávateľmi, takže pozostávajú z dátumu, sumy, názvu dodávateľa a poznámky. Funkcia tlačidiel Nový a Oprav a Vymaž je zrejmá. Pri zapisovaní nákladu je nutné zadať dátum a sumu. 21
Náhradné diely Náhradné diely sa do listu opravy zadávajú prostredníctvom čísel výdajok. Výdajky samotné sa vytvárajú v inom programovom systéme, ku ktorému sa Kniha porúch pripája. Pri zapisovaní nákladov na náhradné diely je potrebné poznať číslo výdajky zo skladu. Príslušným tlačidlom Nový sa zapíše číslo výdajky. Okrem čísla výdajky sa zadáva číslo skladu a rok výdajky, na ten treba dať pozor hlavne na rozhraní konca starého a začiatku nového roka. Tlačidlom Vymaž sa výdajka vyradí z listu opravy. Nedôjde k vymazaniu výdajky zo skladového systému. Po zapísaní čísla výdajky systém sám vyhľadá výdajku a prečíta z nej položky. V zozname sa zobrazí celý názov skladu, počet položiek výdajky a celková cena výdajky. Ak sa zobrazí riadok červenou farbou, tak zadané číslo výdajky neexistuje a treba skontrolovať správnosť údajov. Tlačidlom Diely sa zobrazia všetky položky výdajky. 22
Zapisovanie záruky na náhradné diely Pre každý diel na výdajke máte možnosť evidovať začiatok a dobu trvania záruky. Tlačidlom Uprav záruku v hornej časti zoznamu dielov výdajky vyvoláte okno s údajmi záruky dielu. Údaj konca záruky sa automaticky vypočíta. Do poľa s poznámkou môžete zapísať ľubovoľne dlhý text s výrobnými číslami (ak je dielov viac), alebo iné poznámky. Aby bolo možné neskôr v prípade poruchy určitého zariadenia vyhľadať, či konkrétny diel je alebo už nie je v záruke, tak program obsahuje funkciu na vyhľadanie záručných dielov podľa zariadenia. Smerodajné pritom je zariadenie, ktoré bolo zvolené v liste opravy, kde sa výdajka nachádza. V číselníku zariadení pomocou tlačidla Záruky vyvoláte okno so zoznam dielov. V zozname sa nachádzajú diely použité na vybranom zariadení a všetkých jeho podzariadeniach. Určiť môžete, či budú zobrazené iba diely, ktorých záruka ešte neuplynula alebo všetky diely, ktoré mali zapísanú záruku bez ohľadu na to, či uplynula. V prvých dvoch stĺpcoch zoznamu je číslo listu opravy, kde bol diel použitý a dátum vytvorenia LO. Detaily náhradného dielu zobrazíte tlačidlom Zobraz detaily. Ide o údaje ako dátum začiatku záruky, jej dĺžka a prípadné výrobné čísla. 23
Ukončenie listu opravy Po skončení opravy je potrebné list opravy ukončiť tlačidlom Ukonči. Zobrazí sa okno, kde je potrebné vyplniť údaje u ukončení. Pred ukončením sa v liste opravy kontroluje, či je vyplnený popis prác a ak nie je, tak program ponúkne možnosť vyplniť ho a až potom je možné list opravy ukončiť. Údaje v ukončenom liste opravy už nie je možné upravovať. Ak bol list opravy vytvorený k poruche, tak je nutné vybrať príčinu poruchy, tento údaj môže neskôr slúžiť na štatistické účely. Ak počet odpracovaných hodín na oprave prekročil plánovaný počet hodín, tak sa musí zapísať zdôvodnenie. Prevzatie listu opravy Prevzatie opravy slúži ako potvrdenie správnosti a kompletnosti vykonania opravy. Po stlačení tlačidla Prevezmi sa zobrazí okno, kde si môžete prezrieť popis prác a zapísať pripomienky k prevzatiu. Ak zapíšete nejaké pripomienky, tak sa automaticky vyplní pole Čas pripomienok a po potvrdení prevzatia tlačidlom OK sa program opýta, či naozaj chcete prevziať list opravy. Ak ho neprevezmete, tak sa zapíšu pripomienky a v zozname listov sa čas pripomienok zobrazí v stĺpci Prevzatia červenou farbou. Ak k príslušnému zariadeniu a druhu opravy existuje návodka, tak ju môžete zobraziť tlačidlom Návodka. 24
Tlač listu opravy List opravy je možné vytlačiť pomocou funkcie Tlač zo skupiny List opravy. Tlač a export zoznamu listov opráv Tlačidlom Tlač v skupine Zoznam sa vytlačí zoznam listov opráv. Do Excelu môžete zoznam exportovať tlačidlom Exportuj v skupine Zoznam. Pracuje sa vždy so zoznamom porúch, ktorý je práve na obrazovke. To znamená, že sa uplatňujú všetky výbery podľa stavu poruchy, dátumu a filtra pre výber porúch. Pred tlačou knihy sa musí vybrať jedna údržba, nie je možné tlačiť knihu pre všetky údržby súčasne. Obnovenie zoznamu Pokiaľ iný používateľ zapíše list opravy alebo urobí nejaké zmeny, tieto sa neprejavia na obrazovke okamžite, ale až po uplynutí intervalu, ktorý je daný správcom systému. Ak si želáte obnoviť zoznam okamžite, tak zvoľte túto funkciu z menu Poruchy alebo stlačte F5. Prehľady V podmenu Prehľady listov opráv hlavného menu Tlače sú sústredené všetky tlačové prehľady: Tlač zoznam vytlačí zoznam listov, ktoré sú na obrazovke Exportuj zoznam export zoznamu do Excelu Kompletná kniha za rok vytlačí sa kompletná kniha za rok určený dátumom od a vybratou údržbou. Neberie sa do úvahy žiadny filter ani výber stavu listu opravy, kniha je kompletná. Rekapitulácia podľa údržby rekapitulácia odpracovaných hodín a všetkých nákladov na opravy podľa údržby a druhu opravy Mesačná rekapitulácia podľa údržby rovnaký prehľad ako predchádzajúci, ale vytvorí sa za obdobie jedného mesiaca Rekapitulácia podľa zariadenia tlač údajov ako v predchádzajúcom prehľade, ale prehľad je zostavený podľa zariadení. Za ktoré zariadenia sa prehľad robí, sa určí po zvolení tohto príkazu vo výberovom okne zariadení, nasleduje výber údržby (prípadne za všetky údržby) a zadanie časového obdobia od-do. Ak sú vybrané všetky zariadenia, tak je prehľad naviac rozčlenený aj podľa stredísk. V tomto prehľade sa neberú do úvahy žiadne nastavenia výberu listov opráv ani filter. Rekapitulácia podľa strediska prehľad údajov o odpracovaných hodinách a nákladoch na opravy členený podľa strediska Odpracované hodiny podľa pracovníka súčet odpracovaných hodín pracovníkov za určené obdobie. Prehľad môže byť členený podľa strediska. Hlavné menu Listy opráv V hlavnom menu Listy opráv sú usporiadané všetky popísané funkcie pre prácu s listami a sú tam zobrazené aj klávesové skratky pre vyvolanie týchto funkcií. 25
Plány opráv Plán opráv slúži na vytváranie ročných a mesačných plánov opráv strojných, elektrotechnických a iných zariadení. Plánovanie je založené na mesačných a viacmesačných cykloch opráv zariadení v členení podľa rozsahu opráv na bežné a stredné opravy, prípadne na ďalšie pravidelné výkony ako kontrolné prehliadky a podobne. Zoznam plánov sa zobrazuje na hlavnej pracovnej ploche programu. Ak sa nachádzate v inej evidencii, tak do plánu opráv sa dostanete po stlačení Ctrl+Tab alebo príkazom z menu Plány Zoznam. Okno má klasický výzor okna typu zoznam (základný popis viď kapitola Ovládanie programu). V pravej časti sú dve skupiny tlačidiel pre ovládanie zoznamu: skupina Plán, ďalšie tri tlačidlá pre tlač a najpoužívanejšie prehľady. V hornej časti vedľa riadku pre rýchle vyhľadávanie a tlačidla Zmena kľúča sú ďalšie tri prvky pre výber plánu: rok, stredisko a majster údržby. Rok, s ktorým chcete pracovať si vyberiete buď zo zoznamu ponúknutých možností, ktorý obsahuje roky, pre ktoré už existuje plán alebo do políčka zadáte nový rok, ak vytvárate plán na nový rok. Stredisko a Majstra údržby si vyberiete zo zoznamu. V zozname plánovaných opráv sú za názvom zariadenia zobrazené cykly BO a SO a nasledujú počty a druhy opráv pre každý mesiac v roku. Tlačidlami Návodka BO/SO má pracovník zapisujúci plán možnosť prezerať a tiež vytvárať návodky k opravám. 26
Vytváranie plánu opráv Každá položka plánu sa odkazuje na určité zariadenie z číselníka zariadení. Tento číselník preto musí byť naplnený pred vytváraním plánu alebo musí vznikať súbežne s plánom. Stredisko zapísané v číselníku zariadení určuje, v pláne ktorého strediska sa položka bude nachádzať. Po stlačení tlačidla Nový sa vytvorí nová položka plánu. Rovnaké okno sa vyvolá aj pri oprave položky plánu. Okrem výberu zariadenia sa určujú aj štandardné hodnoty pre bežné a stredné opravy: cyklus opravy po koľkých mesiacoch sa oprava opakuje norma opravy počet hodín a počet pracovníkov, ktorí sú potrební na vykonanie opravy Zoznam opráv Ku každej položke plánu sú priradené konkrétne plánované opravy. Vyvoláte ich tlačidlom Zoznam opráv. V poslednom stĺpci je informácia o tom, či k plánovanej oprave už bol vytvorený list opravy. Ak ešte nebol, tak sa môže vytvoriť tlačidlom Vytvor list opr. Plánované opravy sa pridávajú a opravujú tlačidlami v pravej časti. Ak poznáte približný deň v mesiaci, kedy sa oprava bude vykonávať, tak ho zapíšete do riadku s dátumom. Ak nie, tak je možné vždy použiť prvý deň v konkrétnom mesiaci, na ktorý je oprava plánovaná. 27
V okne, kde sa vytvára alebo opravuje plánovaná oprava zadávate údaje o druhu opravy a plánovaných nákladoch. Podľa toho, aký druh opravy zvolíte, sú prístupné alebo neprístupné polia pre zadanie normy hod/prac. Normu je možné zadať iba pre GO. Pre ostatné druhy (BO, SO, COH) je norma daná v položke plánu a je platná na celý rok. Preplánovanie opravy Preplánovanie opravy je proces zmeny dátumu plánovanej opravy, ktorý sa môže vykonať aj po odsúhlasení plánu. Pri tomto procese ale musí byť dodržaný správny postup a zmena musí byť po zadaní požiadavky odsúhlasená v programe zodpovedným pracovníkom. Na rozdiel od bežnej opravy plánu sa preplánovanie môže vykonať aj do iného roka. Na túto činnosť má právo príslušný plánovač alebo pracovník výroby (ktorý má oprávnenie preberania listov opráv príslušnej údržby). Požiadavka na preplánovanie opravy sa zadá tlačidlom Preplánuj v zozname opráv. Zobrazí sa okno so všetkými detailmi o oprave rozšírené v spodnej časti o ďalšie údaje. Zadá sa požadovaný nový dátum a dôvod zmeny. Dôvod musí byť vyplnený, je to podstatný informačný údaj pre pracovníka odsúhlasujúceho zmenu. 28
Po potvrdení požiadavky bude riadok s plánovanou opravou ružový, to znamená, že je požadovaná zmena dátumu. Rozhodnutie o akceptovaní môže urobiť druhá strana, podľa toho, kto požiadavku zadal, teda buď pracovník výroby alebo plánovač. Z uvedeného postupu vyplýva, že o zmene plánu budú vždy informované obidve strany a nemôže dôjsť k jednostrannej zmene plánu. Ak je prihlásený pracovník oprávnený na rozhodnutie, tak v zozname opráv (aj mesačnom) sa pri oprave s požiadavkou na zmenu (ružový riadok) povolí tlačidlo Rozhodnutie. Je to to isté tlačidlo ako Preplánuj, len v tom prípade bude mať iný názov. Po jeho zvolení sa zobrazí okno plánovanej opravy s možnosťou odsúhlasenia/neodsúhlasenia. Pri rozhodnutí Súhlasím nie je nutné zapisovať dôvod, pri rozhodnutí Nesúhlasím je dôvod potrebné vyplniť. Celý proces požiadavky a rozhodovania zostane zaevidovaný a je možné ho neskôr zobraziť v tejto forme tlačidlom Zobraz pri plánovanej oprave. Ak je zmena odsúhlasená, tak sa oprava presunie na požadovaný dátum do iného mesiaca (prípadne do iného roka) a v zozname bude vždy zobrazená svetlomodrou farbou. 29
Mesačný plán Základným výstupom plánu opráv je mesačný plán. Vyvoláte ho tlačidlom Mesačný z hlavnej obrazovky. V hornej časti okna si môžete vybrať všetky údaje pre vytvorenie mesačného plánu. Ihneď po vyvolaní sa naplnia hodnotami z hlavnej obrazovky. Posledným prvkom je výber druhu opravy, ak potrebujete rozčleniť opravy podľa druhu a podľa druhu ich aj vytlačiť na osobitné listy papiera. Opravy sú zoradené podľa dátumu, ale kliknutím na horný riadok zoznamu je možné zvoliť aj iné usporiadanie podľa potreby. Z tohto okna je možné mesačný plán aj vytlačiť alebo k niektorej plánovanej oprave vytvoriť list opravy. K jednej oprave je možné vytvoriť iba jeden list opravy. Existencia listu opravy je indikovaná v stĺpci LO a ak existuje, tak stĺpec Odp. obsahuje počet odpracovaných hodín. Ak k príslušnému zariadeniu a druhu opravy existuje návodka, tak je možné ju vyvolať tlačidlom. Tlač ročného plánu Tlač ročného plánu sa vykoná použitím tlačidla na hlavnej obrazovke Tlač ročný. Na túto zostavu je nutná tlačiareň formátu A3. Ak máte ako predvolenú nastavenú niektorú inú tlačiareň, tak pred tlačou je potrebné vybrať veľkoformátovú tlačiareň, viď kapitolu Ovládanie programu, časť Tlač. Rekapitulácia plánu Rekapitulácia plánu je tlačová zostava obsahujúca počty opráv za jednotlivé mesiace roka a rozsah opráv v hodinách. 30
Je možné ju vytvoriť za stredisko alebo majstra alebo kombinovať obidve podmienky. Generovanie opráv Pre zjednodušenie a urýchlenie práce je možné opravy pre položku plánu vygenerovať automaticky. Táto funkcia je v hlavnom menu Plány Generuj opravy. Zadá sa počiatočný dátum a od neho sa vygenerujú opravy v pravidelných intervaloch až do konca vybraného roka. Takto je možné generovať BO a SO. Presunutie opravy Ak potrebujete presunúť položku plánu na iné poradie v pláne, tak použijete funkciu Plány Preň zmeň číslo. Položka sa presunie pred položku, ktorej číslo zadáte, a ostatné položky sa podľa toho prečíslujú. Hromadné opravy Hromadné opravy sa vzťahujú na celý plán všetky položky zobrazené na obrazovke. Nachádzajú sa v menu Plány Hromadné opravy. Prečíslovanie zoznamu Prečísluje zoznam na obrazovke tak, aby sa začínal od 1 a položky boli číslované číslom vždy o 1 vyšším. To je vhodné po intenzívnejšej práci s plánom, keď sa položky rôzne pridávali, premiestňovali, vymazávali a ich číslovanie stratilo správnu postupnosť. Vymazanie všetkých položiek Týmto príkazom dôjde k vymazaniu všetkých položiek plánu vo vybranom roku, ale iba tých ktoré sú na obrazovke. Pozor, túto činnosť treba vykonávať s veľkou opatrnosťou, neexistuje žiadna možnosť vrátiť vymazané položky naspäť. Preto takémuto vymazaniu predchádzajú tri varovania. Prenos plánu z predchádzajúceho roka Pri príprave plánu je možné vychádzať z údajov predchádzajúceho roka. Po vstupe do plánu nového roka je možné použiť túto funkciu, plán na nový rok vytvoriť rovnaký ako predchádzajúci a potom položky iba opravovať a prispôsobovať. To ušetrí veľkú časť práce s prepisovaním plánu. Plán je možné do nového roka preniesť iba vtedy, ak je v novom roku ešte úplne prázdny. 31
Hlavné menu Plány V hlavnom menu Plány sú usporiadané všetky popísané funkcie pre prácu s listami opráv a sú tam zobrazené aj klávesové skratky pre vyvolanie týchto funkcií. 32
Číselníky a nastavenia Číselníky sú zoznamy položiek, ktoré nie je potrebné pri bežnej práci upravovať. Používatelia ich zvyčajne nemôžu meniť, môžu z nich iba vyberať prvky na miestach v programe, kde je to potrebné. Kniha porúch obsahuje tieto číselníky: zariadenia, pracovníci, majstri údržby, strediská a príčiny porúch. Tieto číselníky (okrem zariadení) sú prístupné v hlavnom menu Nastavenia. V menu Nastavenia sú aj globálne nastavenia programu a nastavenie generátorov. Pracovníci Zoznam pracovníkov môže prezerať a upravovať iba správca. V zozname pracovníkov sú žltou farbou vyznačení pracovníci, ktorí aktuálne pracujú s programom. 33
Po vyvolaní funkcie Oprav alebo Nový má správca možnosť zmeniť všetky nastavenia používateľa. Ak ide o pracovníka, ktorý má pracovať s programom, tak treba zapnúť pole Pracovník používa program a vyplniť ďalšie údaje a práva. Ak pracovník vykonáva opravy, tak sa zapne pole Vykonáva opravy. Tieto nastavenia sa môžu kombinovať. Prihlasovacie meno nesmie byť zhodné s prihlasovacím menom žiadneho iného pracovníka. Ak pri oprave údajov pracovníka nezadáte heslo, tak sa jeho heslo nezmení. Ak zakladáte nového pracovníka, tak musíte zadať aj jeho nové heslo. Heslo musí mať minimálne 2 znaky a nesmie obsahovať znaky s diakritikou. Právo správcu si nemôže odobrať správca sám, pretože by sa mohlo stať, že v systéme nezostane žiadny správca. Preto právo správcu musí správcovi odobrať iný správca. Tým je zabezpečené, že v systéme ostane vždy nejaký správca, ktorý sa môže prihlásiť. Vysvetlenie práv k poruchám Právo pracovníka Zapisovanie nových a preberanie opravených Preberanie a oprava porúch Poslať poštu pri priorite pri zápise poruchy pri priorite 1, 2, bežnej Vysvetlenie Môže zapisovať nové poruchy a preberať poruchy po vykonaní ich opravy pre údržby so zapísanými skratkami. Môže preberať zapísané poruchy, môže vytvoriť poruchovú kartu a v poruchovej karte vykonať opravu poruchy. Po zápise poruchy príslušnej údržby sa pošle e-mail tomuto pracovníkovi, ak má zapnuté pole s prioritou poruchy Po zápise poruchy s danou prioritou sa pošle e-mail tomuto pracovníkovi, ak to má povolené pre príslušnú údržbu 34
Vysvetlenie práv k listom opráv Právo pracovníka Vytváranie Preberanie Zapisovanie nákladov Vysvetlenie Môže vytvárať a opravovať listy opráv pre zadané údržby. Môže preberať listy opráv. Pracovník môže zapisovať skutočné náklady v listoch opráv aj keď list opravy nevytvoril. Vysvetlenie iných práv Právo pracovníka Vytváranie a tlač prehľadov Úprava číselníkov Správca Vysvetlenie Môže tlačiť knihu porúch a zoznam listov opráv a exportovať ich do Excelu pre zadané údržby. Môže upravovať číselníky. Môže upravovať zoznam pracovníkov, útvary údržby a globálne nastavenia. Útvary údržby Útvary údržby určujú členenie porúch, listov opráv a plánov a väčšiny prehľadov. Obsahujú tiež definíciu označovanie všetkých dokladov pomocou generátorov. Základnými údajmi sú názov a skratka údržby. Skratka musí byť jednoznačná, dva útvary údržby nemôžu mať rovnakú skratku. Skratka je dôležitá pre definovanie práv používateľov k údržbám, preto sa v priebehu používania programu nesmie meniť. Externá údržba je označená príslušnou voľbou. Hodinové mzdy sú použité pri výpočte ceny práce zadanej v hodinách v listoch opráv. 35
Pri oprave alebo zadávaní útvaru údržby sa vyvolá nasledujúc e okno. Okrem už popísaných údajov obsahuje generátory označení. Údržba obsahuje generátory pre poruchy, listy opráv a plány opráv. Generátor je prostriedok na generovanie sekvenčnej postupnosti označení dokladov. Označenie sa skladá z troch častí: text pred číslom, číslo a text za číslom. Napríklad označenie poruchy SPK-2003-0012 je výsledkom generátora, jeho pôvodná hodnota bola 0001 zvýšená postupne na 0012 a text pred číslom je SPK-2003-. Ak chcete zmeniť hodnotu, tak ju musíte do políčka priamo zapísať, ak chcete zmeniť počet cifier hodnoty, tak použite myš a kliknite na ovládacom prvku šípku hore alebo dole. Upozornenie Pri oprave údajov generátora je nutné rešpektovať to, že nie je korektné vystaviť 2 doklady s rovnakým označením. Ak už existuje porucha 20030001, tak úpravou generátora na hodnotu 0001 dôjde ku konfliktu. Majstri údržby Majstri údržby sú základom pre vytváranie plánu opráv. Každý majster údržby má svoj vlastný plán. 36
Majster údržby má svoje meno môže to byť jeho meno alebo sa môže použiť iné označenie, napríklad podľa strediska alebo iného členenia v podniku. Ku každému majstrovi je priradená údržba, plánovač a pracovník. Iba plánovač má právo vytvárať a upravovať plán opráv pre majstra. Pracovník v poslednom stĺpci má právo prezerať opravy v pláne a k nim potom vytvárať listy opráv. Na vytváranie listov opráv ale musí mať naviac nastavené príslušné oprávnenie. Strediská Zoznam stredísk obsahuje čísla a názvy stredísk. Číslo strediska musí byť jedinečné, program nedovolí zadať dve strediská s rovnakým číslom. Zariadenia Číselník zariadení sa vyvolá z hlavného menu: Poruchy Zariadenia. Okno zoznamu zariadení má klasický vzhľad okna typu zoznam (viď kapitola Ovládanie programu). 37
Tlačidlami Nové a Oprav sa vyvolá okno pre zápis údajov o zariadení. Tlačidlami v druhej skupine je možné vyvolať niektoré prehľady, ktoré sa viažu na zariadenia: Poruchovosť pre zoznam zariadení tak ako je zobrazený spočíta štatistické údaje o počte porúch, prestojoch, atď. za zadané časové obdobie. Rekapitulácia opráv pre zoznam zariadení tak ako je zobrazený spočíta údaje o nákladoch na opravy podľa listov opráv za zadané časové obdobie. Záruky pre jedno vybrané zariadenia a jeho podzariadenia zobrazí zoznam použitých náhradných dielov, u ktorých sa eviduje záručná doba, viac informácií v časti Zapisovanie záruky na náhradné diely. Globálne nastavenia V globálnych nastaveniach môže správca nastavovať základné parametre programu. Na záložke Poruchy sú nastavenia, ktoré ovplyvňujú zapisovanie porúch. Ako prvý je počet dní, o koľko by nemal byť vznik poruchy starší oproti aktuálnemu dátumu a času. Toto nastavenie nezamedzuje zapísať aj staršie poruchy, iba zabezpečuje upozornenie používateľa, ktorý zapisuje poruchy. Upozornenie môže používateľ potvrdiť a zapísať aj staršiu poruchu. Pri zapnutí povinného používania číselníka zariadení musí používateľ pred zápisom poruchy alebo listu opravy vybrať zariadenie. Bez výberu zariadenia nemôže poruchu ani list opravy zapísať. Na záložke Používateľ je názov a adresa používateľa programu. 38
Na záložke Pracovníci sa zadáva priemerná hodinová mzda a priemerná hodinová mzda v nadčase (pre každú údržbu osobitne). Na záložke Systém sú nastavenia parametrov práce programu. Interval obnovenia zoznamu je interval, v ktorom sa budú poruchy na obrazovke obnovovať. Vhodné nastavenie závisí od konkrétnych potrieb, neodporúča sa ale nastavenie nižšie ako 60 sekúnd, pretože by mohlo pri viacerých používateľoch zbytočne zaťažovať databázový server. Maska pre číslo zariadenia určuje spôsob číslovania zariadení a ich hierarchického členenia do úrovní. V spôsobe prihlásenia do programu je možné vybrať, ako program reaguje po spustení a po uplynutí doby nečinnosti používateľa. Čas pre automatické odhlásenie určuje dobu, po ktorej sa používateľ považuje za nečinného a automaticky sa odhlási. Na záložke Mail je potrebné zadať základné parametre pre posielanie e-mailových správ po zapísaní poruchy: server SMTP, e-mailová adresa a meno odosielateľa mailu, ktoré sa zobrazí príjemcovi. O programe Voľbou O programe z menu Prihlásenie sa zobrazí okno s informáciou o dodávateľovi programu a aktuálnej verzii. 39