ZMLUVA O USPORIADANÍ PODUJATIA UZAVRETÁ PODĽA 269 ODS. 2 OBCHODNÉHO ZÁKONÍKA Medzi: Ballymore Eurovea, a.s., Sheraton Bratislava Hotel a Národná banka Slovenska (ďalej len hotel ) (ďalej len NBS, resp. organizátor ) Kontakt: Kontakt: Adresa: Pribinova 10 Adresa: Imricha Karvaša 1 Mesto/štát: 811 09 Bratislava Mesto/štát: 813 25 Bratislava Email: Email: Tel. : Tel. : Fax: Fax: IČO: 358 25 600 IČO: 30844789 DIČ / IČ DPH: SK2020286037 DIČ 2020815654 IČ DPH: SK2020815654 Bankové spojenie: Číslo účtu: ROKOVANIE WGAI 23.-25.5.2012 1. TERMÍN(Y) / POČET OSÔB / IZIEB: Rokovanie: 24/05/12/ 42 osôb 25/05/12/ 30 osôb Ubytovanie: 23/05/12 42 izieb 24/05/12/ 42 izieb 25/05/12/ 42 izieb 2. KONFERENČNÉ MIESTNOSTI Dátum Konferenčná miestnosť Set Up časový plán výdavky 24.5.2011 25.5.2011 Ballroom I. stoly so sukňou Connections I.+II. stoly so sukňou 42 hostí* U-Shape 30 hostí* U-Shape 08:00-18:00 08:00-15:00 Celodenný konf. Balík 57,50 Poldenný konf. balík 52,50 * uvedený počet hostí je orientačný. NBS je povinná uviesť záväzný stav hostí najneskôr v termíne do 17.5.2012 24:00 hod. (po uzatvorení rezervačného systému). 3. PODROBNÝ PRIEBEH AKCIE Podrobný priebeh akcie a záväzný počet hostí bude upresnený minimálne týždeň pred akciou, t.j. v termíne do 17.5.2012 24:00 hod.. 4. STRAVOVANIE 24.5.2012 KONFERENČNÝ BALÍK - CELODENNÝ V cene je zahrnuté: Prenájom konferenčnej miestnosti Ranná káva / čaj 2,50 EUR/ks podávaná v kanviciach a účtovaná podľa spotreby. Voda v karafách grátis počas kávových prestávok Minerálka na stôl v sále (2 ks/osoba), prípadne ďalších kusov je cena 2,5 EUR/ks. Kancelárske vybavenie Page1 /5
Flipchart Dataprojektor a plátno Ozvučenie a 1 mikrofón Dopoludňajšia kávová prestávka káva, čaj, pomarančový džús, sladké a slané pečivo, ovocie Sheraton Obed formou bufetu, 1 nealkoholický nápoj na osobu a káva/čaj Popoludňajšia kávová prestávka káva, čaj, pomarančový džús, sladké a slané pečivo, ovocie Wifi Internet Asistent počas konferencie Executive Meeting Specialist, ktorý Vám bude asistovať počas celej doby konferencie 25.5.2012 KONFERENČNÝ BALÍK - POLDENNÝ V cene je zahrnuté: Prenájom konferenčnej miestnosti Ranná káva / čaj 2,50 EUR/ks podávaná v kanviciach a účtovaná podľa spotreby. Voda v karafách grátis počas kávových prestávok Minerálka na stôl v sále (1 ks/osoba), prípadne ďalších kusov je cena 2,5 EUR/ks Kancelárske vybavenie Flipchart Dataprojektor a plátno Ozvučenie a 1 mikrofón Dopoludňajšia kávová prestávka káva, čaj, pomarančový džús, sladké a slané pečivo, ovocie Sheraton Obed formou bufetu, 1 nealkoholický nápoj na osobu a káva/čaj Wifi Internet Asistent počas konferencie Executive Meeting Specialist, ktorý Vám bude asistovať počas celej doby konferencie V prípade doobjednania nápojov počas obeda mimo konferenčného balíčka sú ceny nasledovné: Biele - Müller Thurgau, Miloš Máťuš Malé Karpaty wine area, Terroir Rača, Slovakia Červené - Frankovka Modrá, late harvest, Miloš Máťuš Malé Karpaty wine area, Terroir Rača, Slovakia EUR 3.2/pohár (1 dcl) EUR 3.7/pohár (1 dcl) 5. TECHNICKÉ VYBAVENIE MIMO KONFERENČNÉHO BALÍČKA Ďalšie mikrofóny a technická obsluha: - 14-20 ks mikrofónov - jeden mikrofón pre dvojicu pre ostatných účastníkov 18 EUR/ks. Mikrofóny sú potrebné v obidva dni. - Technik stand by technik grátis (nie priamo v miestnosti) Iné služby - možnosť využitia kopírky, faxu, internet v blízkosti rokovacej miestnosti, Áno - navigácia pre účastníkov rokovania, Áno - šatňa (mobilný vešiak), Áno - odovzdanie prospektov pri check ine, na recepcii - bezplatne - distribúcia konferenčných materiálov (materiály poskytne NBS) Áno, bezplatne - 2 parkovacie miesta pre organizátora 2 auta bezplatne, ostatné spoplatnené 15 EUR/24 hodín 6. HOTELOVÉ IZBY 6.1 Cena izby: Príchod: 23.05.2012 Odchod: 26.05.2012 23/05/12/ 42 izieb (garancia NBS min. 29 izieb) 125 EUR/izba/noc 24/05/12/ 42 izieb (garancia NBS min. 29 izieb) 125 EUR/izba/noc 25/05/12/ 42 izieb 125 EUR/izba/noc Page2 /5
S možnosťou skoršieho príchodu alebo neskorsieho odchodu, pričom uvedená cena platí pre celý pobyt účastníkov a sprevádzajúcich osôb. Uvedené ceny sú za izbu a noc vrátane bohatej ponuky raňajok formou švédskeho stola, Internetu a vstupu do Spa. V cene nie je mestská daň 1,65 EUR izba/noc. V prípade zavedenia nových daní štátu alebo mestských poplatkov v priebehu konania akcie, budú zmluvné ceny o tieto nové štátne poplatky navýšené. V prípade obsadenia izby druhou osobou doplatok 10 EUR/izba noc. Účastníci si hradia náklady na ubytovanie individuálne kreditnou kartou, alebo v hotovosti na recepcii pri odchode. Účastníci si rezervujú ubytovanie cez systém Stargroups do 16.5.2012 24:00 hod.. Hotel blokuje 42 izieb do 16.5.2012 24:00 hod., do uzatvorenie rezervačného systému. 7. ZÚČTOVANIE Začiarknite prosím, vašu voľbu spôsobu zúčtovania: organizátor: hosť: Náklady za seminár: Izba: RAŇAJKY: Vedľajšie výdavky: Parkovisko: Splatnosť faktúry je 14 dní odo dňa jej doručenia klientovi. Všetky uvedené ceny sú vrátane DPH. 7.1 Platobná záruka: Prosím špecifikujte spôsob vyúčtovania a označte krížikom, či organizátor garantuje úhradu osobných účtov hostí: Áno, organizátor sa zaručuje, že uhradí všetky osobné výdavky hostí (napr. ubytovanie, raňajky, vedľajšie výdavky ako napr. mini bar, konzumácia na bare, telefón, parkovanie atď. ). Všetky účty, ktoré z akéhokoľvek dôvodu nebudú hosťom pri odchode z hotela uhradené, sa pripíšu na účet organizátora. Nezaplatené sumy budú okamžite a bez zrážok (zliav) po obdŕžaní faktúry organizátorom uhradené. Nie, organizátor sa nezaručuje, že uhradí nezaplatené individuálne účty hostí. Informácia: V prípade, že sa organizátor nezaručil za uhradenie osobných účtov hostí, vyplní každý hosť pri príchode do hotelu hotelový formulár a zaručí sa kreditnou kartou ako platobnou zárukou pre platbu vopred. Prosíme organizátora podujatia, aby hostí na tento fakt upozornil. 7.2 Platba zálohy: Žiadame Vás o uhradenie nasledujúcich záloh: Zálohová faktúra nebude vystavená. Zúčtovacia faktúra bude vystavená po skončení podujatia. Pre realizáciu platieb použite, prosím, nasledujúci bankový účet a uveďte meno a dátum akcie: BANKA: NÁZOV ÚČTU: ČÍSLO ÚČTU EUR: IBAN: SWIFT CODE: FAX NA ZASLANIE POTVRDENIA: Page3 /5
8. PREDBEŽNÉ CELKOVÉ NÁKLADY Nižšie oznamujeme predbežné celkové náklady vynaložené na prípravu akcie: Dátum Počet Služba Cena Spolu 24.05.12 42 Celodenný konferenčný balík 57.50 2,415.00 24.05.12 20 Mikrofony 18.00 360.00 25.05.12 30 Poldenný konferenčný balík 52.50 1,575.00 25.05.12 14 Mikrofony 18.00 252.00 total 4,602.00 CENY SÚ VRÁTANE DPH. 9. VŠEOBECNÉ PODMIENKY 1. Všetky rezervácie, zmeny a storná sú možné v iba písomnej forme. 2. Objednávateľ je povinný poskytnúť v dostatočnom časovom predstihu technické požiadavky eventu. 3. Všetky škody, ktoré vzniknú neopatrnou manipuláciou pri inštalácii zariadení a predmetov externými dodávateľmi, prípadne úmyselným konaním hostí je objednávateľ povinný uhradiť hotelu. 4. V prípade, zníženia počtu účastníkov má hotel právo použiť iný meeting priestor zodpovedajúci počtu hostí. 5. Zmluvné strany si dohodli právomoc slovenského súdu na riešenie sporov z tohto zmluvného vzťahu. 10. OSTATNÉ DOHODY Hotel zabezpečí navigáciu na LCD monitoroch. Zálohová faktúra nebude vystavená. Zúčtovacia faktúra bude vystavená po skončení podujatia. Vyúčtovanie nápojov, ktoré presahujú rámec celodenného a poldenného konferenčného balíka po skončení podujatia bude vystavený účet, ktorý bude podpísaný organizátorom konferencie. Ustanovenia tejto zmluvy majú v prípade rozporu prednosť pred ustanoveniami uvedenými v Obchodných podmienkach pre podujatia v hoteli. STORNO PODMIENKY UBYTOVANIE Účastníci konferencie sú povinní urobiť si rezerváciu ubytovania do 16.5.2012 24:00 hod.. NBS garantuje minimálne 29 izieb na noc 23. a 24. mája. Účastníci garantujú ubytovanie kreditnou kartou podľa týchto podmienok a v prípade zrušenia rezervácie im budú účtované storno poplatky nasledovne: Počet dní do podujatia Storno poplatok z celkového predpokladaného objemu tržieb Viac ako 90 dní 10 % 90 30 dní 50 % Menej ako 30 dní 100 % Horeuvedené storno poplatky voči hosťom sa uplatnia v prípade neobsadenia NBS garantovaného počtu izieb. Page4 /5
STORNO PODMIENKY KONFERENCIA Počet dní do podujatia Storno poplatok z celkového predpokladaného objemu tržieb 90 30 dní 50 % Menej ako 30 dní 100 % Organizátor je povinný uviesť záväzný stav hostí najneskôr v termíne do 17.5.2012 24:00 hod. (po uzatvorení rezervačného systému). Po uvedenom termíne a do 4 pracovných dní pred eventom je možné bezplatne zrušiť 5 % objednaných porcií jedál a nápojov. Každá redukcia nad 5 % zo záväzného počtu hostí bude viesť k pokute vo výške 100 % z predpokladaného objemu tržieb. 11. SPOLOČNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA 11.1. Práva a povinnosti zmluvných strán touto zmluvou neupravené sa riadia príslušnými ustanoveniami Obchodného zákonníka a ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi platnými na území Slovenskej republiky. 11.2. Táto zmluva je povinne zverejňovaná zmluva podľa ustanovení 5a zákona o slobodnom prístupe k informáciám (zákona č. 211/2000 Z. z. v znení neskorších predpisov) v spojení s ustanoveniami 271 ods. 2 a 1 ods. 2 Obchodného zákonníka a s ustanoveniami 47a Občianskeho zákonníka. Hotel súhlasí so zverejnením tejto zmluvy vrátane jej dodatkov a faktúr hotela doručených organizátorovi a tiež disponuje písomným súhlasom inej dotknutej osoby (osoby konajúcej za hotel) na zverejnenie jej údajov v tejto zmluve, v jej dodatkoch a vo faktúrach hotela doručených organizátorovi, a to zverejnenie organizátorom počas trvania jeho povinnosti podľa 5a a 5b zákona o slobodnom prístupe k informáciám. Tento súhlas možno odvolať len po predchádzajúcom písomnom súhlase organizátora. 11.3. Táto zmluva nadobúda platnosť a je pre zmluvné strany záväzná odo dňa jej podpisu oprávnenými zástupcami oboch zmluvných strán; táto zmluva nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia na webovom sídle (internetovej stránke) organizátora [ 47a ods. 1 Občianskeho zákonníka v spojení s 5a ods. 1 a 5 zákona o slobodnom prístupe k informáciám].. Prosíme Vás o spätné zaslanie podpísanej zmluvy o spoločenskej akcii do 25.04.2012 na adresu hotela. Tešíme sa na ďalšiu dobrú spoluprácu! Bratislava, 20/04/2012 Hotel Sheraton Bratislava Národná banka Slovenska (Miesto, dátum a podpis) (Miesto, dátum a podpis) Page5 /5