Predslov Integrácia dostupných analytických nástrojov, manažérskych systémov a nástrojov pre riadenie projektov umožňuje efektívne plánovanie a riadenie investičných akcií. Vhodne zvolený softvér vie byť dobrým pomocníkom nielen pri tvorbe a optimalizácii plánu projektu, ale aj počas jeho sledovania, vyhodnocovania a aktualizácie. Úlohou plánovania a riadenia projektu výstavby je dosiahnuť požadované výsledky pri rešpektovaní všetkých funkčných a technických požiadaviek a kvality v priebehu určitého času a bez prekročenia nákladov. Softvér, ktorý kombinuje klasické riadenie projektu a zdrojov s využitím výpočtovej techniky, umožňuje riadiť činnosti a zdroje oveľa efektívnejšie. Na Ústave technológie a manažmentu v stavebníctve, Stavebnej fakulty Technickej univerzity v Košiciach, v rámci výskumu zameraného na riziká vyplývajúce z urýchľovania procesu výstavby, ako aj na riadenie interakcií parametrov výstavbových štruktúr, bol uskutočnený prieskum používania softvérov pre plánovanie výstavby. Je logické, že práve aplikácie Microsoftu, ako sú Word, Excel, Outlook a MS Project, doplnili vo viacerých firmách ich plánovacie nástroje. Cieľom predkladanej publikácie je poskytnúť základné informácie o programe MS Project a poukázať na jeho možnosti využitia pre časové plánovanie výstavby. Spracovaná teoretická základňa je podložená riešením prípadovej štúdie, zameranej na časové plánovanie skupiny rodinných domov s uplatnením prúdovej metódy výstavby. doc. Ing. Renáta Bašková, PhD. 1
2
OBSAH Úvod... 4 1 Plánovanie a riadenie projektov v programe MS Project... 5 1.1 Pracovné prostredie MS Project 2010... 5 1.2 Základné informácie o projekte... 8 1.2.1 Stanovenie dátumu začiatku alebo konca projektu 1.2.2 Nastavenie vlastného kalendára projektu 1.3 Úlohy, súhrny úloh a míľniky v projekte... 10 1.3.1 Vkladanie úloh a míľnikov 1.3.2 Súhrnné úlohy a usporiadanie zoznamu úloh podľa hierarchie 1.3.3 Časový rozvrh úloh podľa následnosti a termínov 1.3.4 Prerušenia úloh 1.4 Zdroje v projekte... 16 1.4.1 Zoznam zdrojov 1.4.2 Pracovné a materiálne zdroje 1.4.3 Priraďovanie zdrojov k úlohám 1.4.4 Vzťah: pracovné zdroje, doba trvania úlohy a práca 1.4.5 Náklady v projekte 1.5 Úprava, uloženie a priebežná kontrola projektu... 22 1.5.1 Úprava doby trvania úlohy 1.5.2 Úprava väzieb medzi úlohami 1.5.3 Optimalizácia zdrojov na projekte 1.5.4 Smerný plán 1.5.5 Sledovanie realizácie úloh projektu 1.6 Grafické a formálne úpravy projektu... 28 1.6.1 Úpravy formátu pre Ganttov diagram a Sieťový graf 1.6.2 Vzhľad projektu pre tlač 2 Časové plánovanie výstavby v programe MS Project... 33 2.1 Časové plánovanie výstavby... 33 2.2 Návrh šablóny v MS Project pre časové plánovanie výstavby... 38 3 Prípadová štúdia výstavba skupiny rodinných domov... 43 3.1 Základné informácie o typovom objekte... 44 3.2 Časová analýza výstavby rodinného domu... 48 3.3 Časová analýza výstavby skupiny domov... 52 Záver... 63 Literatúra... 64 3
ÚVOD Stavebno-technologická príprava stavieb je veľmi dôležitým premostením medzi investičným zámerom a hotovým stavebným dielom. Jedným z pilierov plánovania a riadenia stavebných projektov môže byť časový plán výstavby v prípade, ak zohľadňuje základné špecifikácie požiadaviek na cenu, kvalitu a dobu výstavby a optimalizuje celý rad vstupných činiteľov, cez materiály, stroje, technológie, pracovníkov aj financie. Predstavuje integrujúci prvok pri návrhu technologickej, priestorovej, časovej aj staveniskovej štruktúry výstavbového procesu. Dôležitá je aj vhodná forma spracovania časového plánu, či už v podobe tlačenej alebo digitálnej dokumentácie. Prostredníctvom programu MS Project je možné vytvoriť plán projektu, podľa preddefinovaných parametrov zoraďovať, zvýrazňovať, filtrovať a vytvárať skupiny úloh alebo zdrojov a z údajov, zobrazených na obrazovke počítača, tlačiť rôznu dokumentáciu v textovej, grafickej alebo tabelárnej podobe. Na začiatku plánovania projektu je potrebné špecifikovať zákazku odpoveďou na otázku: Čo je cieľom projektu? Ktoré úlohy sú nutné k dosiahnutiu cieľa? Zostavením plánu sa sleduje odpoveď na otázku: Aké zdroje a koľko času a nákladov je potrebné pre realizáciu úloh projektu? Vo všeobecnosti sa pri plánovaní projektu dodržiava nasledovný postup: - Zadanie dátumu začiatku alebo konca projektu; - Definovanie úloh a doby ich trvania; - Priradenie zdrojov k úlohám; - Vytvorenie časového plánu prepojením podmieňujúcich sa úloh technologickými alebo organizačnými väzbami; - Vyladenie plánu projektu vzhľadom na dobu trvania a potrebu zdrojov v čase; - Vytlačenie dokumentácie pre projekt. V realizačnej fáze projektu sa priebežne sleduje plnenie plánovaných úloh z pohľadu času a nákladov. Zaznamenané plnenie alebo zmeny sa konfrontujú s pôvodným plánom, tzv. smerným plánom, ktorý predstavuje referenčnú štartovaciu čiaru, a plán sa podľa potreby aktualizuje. Po ukončení projektu je vhodné zákazku vyhodnotiť a získané skúsenosti zohľadniť pre následné projekty. Program MS Project poskytuje softvérové prostredie pre tvorbu, sledovanie a aktualizáciu časových plánov projektov aj pre generovanie výstupnej dokumentácie. Programové nástroje pre zadávanie parametrov úloh a zdrojov projektu, ako aj metóda sieťovej analýzy, založená na pevných termínoch a štyroch typov jednoduchých väzieb iba s jednou časovou hodnotou, používaná na automatické plánovanie úloh v čase, poskytujú iba čiastočnú konformitu s požiadavkami na časové plánovanie výstavby. Využitie programu MS Project na plánovanie a riadenie stavebných projektov je podmienené nielen zvládnutím jeho nástrojov, ale predovšetkým sú potrebné odborné vedomosti a profesionálna schopnosť zostaviť časový plán stavebného projektu, ako súčasť stavebno-technologickej prípravy stavieb. V neposlednej miere záleží na riadiacich pracovníkov stavebnej výroby, ako dokážu aplikovať výstupné dokumenty zo softvérového prostredia v reálnych podmienkach stavby. 4
1 Plánovanie a riadenie projektov v programe MS Project MS Project je softvérový nástroj pre plánovanie, riadenie a sledovanie projektov. Aktívnym pomocníkom pre začínajúceho užívateľa programu MS Project je zapracovaný sprievodný text vysvetľujúci funkciu jednotlivých nástrojov, ktorý tvorí aktívnu súčasť programu [1]. Stlačením klávesy F1, alebo cez ikonu Pomocník (v českej verzii ikona Nápověda ) sa otvára užívateľská príručka pre MS Project. Program okrem týchto základných informácií ponúka pre niektoré typy projektov preddefinované šablóny aj s odporúčanou zostavou úloh a ich podmieneností. Rovnako je možné používať ako šablónu už vytvorené projekty, alebo zostaviť vlastné šablóny, ktoré pri opakovanom použití výrazne skracujú a často aj skvalitňujú prácu pri plánovaní nových projektov. Základnými prvkami projektov v MS Project sú: Úlohy (procesy, činnosti,...) v MS Project je možné úlohy zoskupovať do súhrnnej položky a vytvárať zostavy vystihujúce hierarchiu úloh. Najbežnejšie používané zobrazenie úloh je Granttov diagram, kde sa pri úlohách súbežne graficky zobrazuje aj ich časové naplánovanie. Sledovací Ganttov diagram graficky rozlišuje úlohy ležiace na kritickej ceste a umožňuje porovnať skutkový stav so zadaným Smerným plánom. Zobrazenie Používanie úloh tabelárne znázorňuje počet hodín práce na úlohe v príslušný kalendárny deň. Alternatívnym zobrazením časovej a technologickej podmienenosti úloh je Sieťový diagram. Zdroje v MS Project sú zdroje rozdelené do troch skupín: pracovné zdroje (pracovníci, stroje, služby), materiálne zdroje a náklady. Zdroje slúžia k splneniu úlohy, ich parametre sa editujú prostredníctvom zobrazenia Zoznam zdrojov. Alternatívou zobrazenia zdrojov sú viaceré formuláre zdrojov alebo grafické sledovanie zdrojov v čase v zobrazení Diagram zdrojov. Priradením zdrojov k úlohám sa z potenciálnych zdrojov stávajú najaté zdroje a začnú spotrebovávať náklady. Dobrý projekt je taký, kde je nájdená optimálna konfigurácia jeho základných prvkov. 1.1 Pracovné prostredie MS Project 2010 Po spustení programu Microsoft Project 2010 sa na obrazovke zobrazí anonymný súbor Projekt1. Odporúča sa, ešte pred začiatkom práce na novom projekte, založiť v počítači zložku tam, kam bude súbor vytvorený v MS Project, následne uložený. Ukladanie súboru prebieha cez Súbor / Uložiť alebo Uložiť ako pod aktuálnym názvom projektu. Karta Súbor ponúka aj možnosť zmeny názvu projektu, otvorenie a editovanie už existujúcich projektov alebo vstupom do Informácie o projekte otvoriť, prezerať alebo editovať obecné, súhrnné aj štatistické údaje. Ukladanie nového projektu alebo otvorenie projektu cez kartu Súbor Informácie o projekte 5
V hornej časti obrazovky je pás s nástrojmi, kde sú príkazy usporiadané v logických skupinách, ktoré sú zhromaždené na kartách. Pracovné prostredie MS Project 2010 prepínač zobrazenia pás s nástrojmi časová os aktuálne zobrazenie tabelárna časť Ganttov diagram grafická časť prepínač pre automatické alebo ručné plánovanie úloh jazdec lupy V programe MS Project 2010 je medzi pásom s nástrojmi a ostatnými zobrazeniami na ploche obrazovky umiestnená časová os. Poskytuje stručný prehľad celého plánu. Na časovú os sa môžu pridávať úlohy príkazom Pridať na časovú os v ponuke, otvorenej kliknutím pravým tlačidlom myši na riadok s úlohou. Vytlačením časovej osi s pridanými úlohami sa získa alternatívna súhrnná zostava celého projektu. V ľavom dolnom rohu obrazovky je prepínač pre automatické alebo ručné plánovanie úloh. Program MS Project 2010 umožňuje rýchlo priblížiť alebo vzdialiť časť zobrazenia s časovým rozvrhom pomocou nástroja Jazdec lupy v stavovom riadku v dolnej časti obrazovky. Posunutím jazdca doprava sa plán priblíži (zobrazenie kratších časových intervalov, napríklad dni alebo hodiny), jeho posunutím doľava sa vzďaľuje (zobrazenie dlhších časových intervalov, napríklad týždňov alebo mesiacov). Jazdec lupy možno používať v zobrazeniach Ganttov diagram, Sieťový diagram, Kalendár a pod, t.j. vo všetkých zobrazeniach s časovým priebehom. 6
Poznámka: Základnou (najmenšou) jednotkou času v programe MS Project je minúta. Hodnoty v bunkách, ako napríklad doba trvania, časové rezervy, práca, atď. majú vždy pri číselnom vyjadrení uvedenú príslušnú jednotku času (hodiny, dni,...). Ak je údaj v bunke použitý do výpočtu podľa individuálne zadaného vzorca, program počíta s číselnou hodnotou v minútach. V programe MS Project 2010 sú všetky karty a skupiny príkazov na páse s nástrojmi plne prispôsobiteľné. Ak organizácia používa funkcie, ktoré sú vzhľadom na jej pôsobenie jedinečné, môže ich zoskupiť na vlastnej karte pása s nástrojmi. Aktívne sú tie nástroje na kartách, ktoré umožňujú editovať aktuálne zobrazené informácie na obrazovke, napríklad nástroje pre Ganttov diagram nie sú aktívne pri zobrazení Diagram zdrojov. Príkazy na karte Úloha ( Úkol ) umožňujú zadávať, plánovať a editovať informácie o úlohách, t.j. vytvárať zostavy úloh, plánovať ich časový priebeh a pod. Nástrojmi na karte Zdroj sa editujú, pridávajú a vyrovnávajú zdroje pre projekt. Karty a skupiny príkazov na páse sú prispôsobené pre aktuálne zobrazenie Pás s nástrojmi pre Pás s nástrojmi pre Ganttov diagram Diagram zdrojov Karta Úloha ( Úkol ) Prepínanie aktuálneho zobrazenia alebo výber zobrazenia na karte Zobrazenie Karta Zdroj 7
Karta Zobrazenie, aj Zobrazenie na karte Úloha alebo Zdroj, obsahujú okrem ponuky základných zobrazení Ganttov diagram, Zoznam zdrojov, Časová os, Diagram zdrojov, Formulár zdrojov, Formulár úloh, Kalendár, Používanie úloh, Používanie zdrojov, Zoznam úloh, Sieťový diagram, Sledovací Ganttov diagram a Tímový plánovač, pod záložkou Ďalšie zobrazenie aj filtre pre editovanie aktuálneho zobrazenia informácií na obrazovke. Prístup k najčastejšie používaným príkazom sa získa kliknutím pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú položku v zobrazení, napríklad na pruh, bunku tabuľky alebo graf. Pre vybranú položku sa zobrazí panel obsahujúci najčastejšie používané príkazy. Dvojklik ľavým tlačidlom myši na konkrétnu položku otvára dialógové okno pre editovanie jej parametrov. Pri tabelárnom zobrazení údajov je v záhlaví každého stĺpca čierna šípka na otváranie dialógového okna, prostredníctvom ktorého je možné údaje v stĺpci usporiadať abecedne, alebo zoskupovať a filtrovať podľa zadaných parametrov. Otvorenie dialógového okna pre filtre údajov v stĺpci Rýchle vyhľadávanie príkazov Klik pravým tlačidlom myšky na riadok so zadanou úlohou: panel obsahujúci najčastejšie používané príkazy 1.2 Základné informácie o projekte Základné informácie o projekte sa zadávajú na karte Projekt. Okrem informácií o projekte a využiteľnom časovom fonde, sú na karte príkazy, ktoré umožňujú pracovať so smerným plánom a tlačiť výstupné zostavy. Karta Projekt 8
1.2.1 Stanovenie dátumu začiatku alebo konca projektu Pod záložkou Projekt / Informácie o projekte sa nastavuje dátum začiatku projektu a zadáva sa kalendár projektu. Prvým krokom pri založení nového projektu je rozhodnutie, či projekt bude plánovaný: od začiatku (zadáva sa dátum začiatku projektu); alebo do dátumu konca (zadáva sa dátum dokončenia projektu úlohy sa plánujú spätne v čase). Informácie o projekte Karta Projekt V dialógovom okne Informácie o projekte Nastavenie dátumu Výber začiatku projektu kalendára Pokiaľ sa nezadá a neuloží dátum začiatku projektu, MS Project automaticky vloží ako termín začiatku projektu aktuálny dátum (aj aktuálnu hodinu a minútu). 1.2.2 Nastavenie vlastného kalendára projektu MS Project pracuje so štandardným kalendárom, kde pracovné dni sú pondelok až piatok, 20 dní na mesiac, pričom 8-hodinová pracovná zmena je štandardne nastavená v čase od 9,00 hod do 13,00 hod a od 14,00 hod do 18,00 hod. V štandardnej ponuke je okrem kalendára s 8-hodinovou zmenou, alternatívny kalendár s nočnou zmenou alebo s pracovným fondom 24 hodín denne a možnosť výberu vlastného kalendára. Ak je potrebné pre projekt zmeniť rozsah pracovného fondu, na karte Projekt v príkaze Zmeniť pracovnú dobu, sa v ponúknutom dialógovom okne zadajú aktuálne zmeny údajov. Príkazom Vytvoriť nový kalendár sa zadáva názov kalendára. V dialógovom okne, otvorenom cez Pracovné týždne / Podrobnosti, sa pre jednotlivé dni v týždni určí časový rozvrh pracovnej zmeny. Je vhodné, aby kalendár projektu bol rovnaký, ako kalendár pre zdroje priradené k úlohám projektu. 9
Nastavenie kalendára a pracovného fondu: Projekt / Zmeniť pracovnú dobu / Dialógové okno na nastavenie Dialógové okno pracovnej doby pre dni v týždni pre výber kalendára Pracovné týždne / Podrobnosti Vytvoriť nový kalendár Karta Projekt / Zmeniť pracovnú dobu / Možnosti Na karte Projekt / Zmeniť pracovnú dobu / Možnosti sa nachádzajú ďalšie dôležité nástroje pre editovanie celého radu základných nastavení projektu. Cez jednotlivé záložky sa nastavuje napríklad: formát dátumov, možnosti kalendára pre projekt (počet hodín denne a týždenne, počet dní v mesiaci, hodina začiatku a konca projektu), výber zobrazenia jednotiek priradenia (pre pracovné zdroje priradené jednotky buď v % alebo desatinným číslom), možnosti plánovania pre projekt (základné časové jednotky pre vyjadrenie doby trvania a práce), možností zobrazenia finančnej meny projektu (EUR, CZK,...) a pod. Poznámka: Pri zmene kalendára je potrebné overiť na príklade, či aktuálne nastavenie je aktívne, a až tak plánovať úlohy projektu. 1.3 Úlohy, súhrny úloh a míľniky v projekte Každý projekt pozostáva z úloh a míľnikov. Súhrnné úlohy ( Souhrn ) predstavujú spoločné záhlavie pre skupinu úloh projektu. Kým úlohy môžu mať svoje vlastné priradenia zdrojov, súhrnná úloha nemá vlastné zdrojové ohodnotenie. Míľnik je referenčný bod označujúci významnú udalosť v projekte, ktorý sa používa na sledovanie priebehu projektu. Všetky úlohy s nulovou dĺžkou trvania sa automaticky zobrazia ako míľniky. Ako míľnik je možné označiť aj úlohy so zadanou dĺžkou trvania. 10
1.3.1 Vkladanie úloh a míľnikov Vkladanie a editovanie úloh, súhrnov a míľnikov sa robí v zobrazení Ganttov diagram alebo Zoznam úloh, ktoré je totožné s tabelárnou časťou Ganttovho diagramu, len nemá paralelné grafické zobrazovanie časového plánu úloh. Úlohy, súhrny a míľniky sa vkladajú/vpisujú do jednotlivých riadkov stĺpca Názov úlohy ( Název úkolu ) zväčša podľa poradia, ako budú plánované v čase. Umiestnenie úloh v riadkoch aj ich názvy je možné editovať. Zostavy úloh je možné importovať napríklad z prostredia MS Excel alebo MS Word a následne ich editovať alebo zoskupovať do súhrnov na jednotlivých hierarchických úrovniach. Zobrazenie Ganttov diagram má v tabuľke štandardne prednastavené stĺpce, ktoré umožňujú definovať časové a zdrojové parametre jednotlivých úloh. Vložením úlohy do riadku v stĺpci Názov úlohy sa automaticky vypĺňajú údaje v stĺpcoch Doba trvania (dialógové okno ponúka 1 deň? ), kde sa zadáva dĺžka trvania úlohy. Rovnako automaticky sa zobrazuje dátum pre Začiatok ( Zahájení ) a Ukončenie ( Dokončení ) úlohy. Zobrazenie Ganttov diagram - tabelárna časť Názov úlohy Doba trvania Dátumy začiatku a ukončenia úlohy Režim úlohy Ručne plánované úlohy: Ikona: pruh úlohy Automaticky plánované úlohy: Ikona: pruh úlohy: Zobrazenie Ganttov diagram grafická časť znázornenie doby trvania úloh na časovej osi (pruhy úloh v prednej pozícií) V stĺpci Režim úlohy je grafická ikona pre označenie, či je úloha v režime automatického alebo ručného naplánovania. Ručne naplánovaná úloha môže mať zadanú dobu trvania a umiestnenie v čase (termín začiatku a konca úlohy), ale jej dátumy nie sú automaticky aktualizované (zmena doby trvania alebo polohy v čase je možná bez ohľadu na zadané väzby medzi úlohami) Automaticky naplánované úlohy majú termíny začiatku a konca počítané na základe zadaných väzieb medzi úlohami alebo zadaných pevných termínov. Štandardné zobrazenie Ganttov diagram v tabuľke obsahuje v prvom Info stĺpci grafické indikátory, kde príslušné ikonky upozorňujú na niektoré vlastnosti úloh (preťaženie priradených zdrojov červenou postavičkou, plánované pevné termíny ikonkou kalendár, poznámky notesom a pod.). Štandardne je v tabuľke stĺpec Názvy zdrojov a Predchodcovia ( Předchůdci ). Každý stĺpec je možné premenovať kliknutím v záhlaví na jeho názov a zadaním iného názvu. 11
V stĺpci Doba trvania sa zadáva trvanie úlohy v minútach (30m), hodinách (3h), dňoch (2d), týždňoch (3t) alebo mesiacoch (3měs). Môžu sa vpisovať aj zlomky času napr. 1,5d. Po vložení úloh sa vpravo od tabelárnej časti Ganttovho diagramu graficky zobrazuje zadaná doba. Pruhy úloh, zobrazené v dĺžke ich trvania, sú v prednej pozícií, kde čakajú na pripojenie k pruhom iných úloh. Vloženie úlohy ako míľnik s nulovou dĺžkou trvania sa znázorní ako čierny kosoštvorec na začiatku zadaného dňa v Ganttovom diagrame. Premenovanie zadanej úlohy na míľnik je v dialógovom okne, ktoré sa objaví po vyznačení úlohy a dvojitom kliknutí na ľavé tlačidlo myši pod záložkou Upresniť / Označiť ako míľnik. Zobrazenie Ganttov diagram Názvy zdrojov Predchodcovia Vloženie míľnika Zobrazenie míľnika Pridať nový stĺpec Zoznam preddefinovaných stĺpcov pre spresnenie parametrov úloh Novinkou oproti starším verziám MS Project je rozšírenie tabuľky o príkaz Pridať nový stĺpec. Stačí kliknúť na záhlavie Pridať nový stĺpec na pravej strane hárkovej časti zobrazenia a zadať alebo vybrať názov stĺpca zobrazujúceho predmetné informácie o parametroch úloh. Vkladanie, kopírovanie a premiestňovanie úloh v riadkoch tabuľky je rovnaké ako v MS Excel alebo MS Word. Označenie viac riadkov je pomocou klávesy Shift alebo Ctrl. Po označení riadkov s úlohami, kliknutím pravým tlačidlom myši, sa objaví ponuka operácií s úlohami (vybrať, kopírovať, vložiť...). Pokiaľ je v cieľovom riadku pre presun alebo kopírovanie úlohy nejaká informácia, predmetná úloha sa vloží nad ňu. K úlohe je možné pridať do Info stĺpca poznámku obsahujúcu vysvetlivku alebo predpoklad. Úloha sa odstráni označením riadku, v ktorom sa úloha nachádza a stlačením klávesy Delete. Poradie stĺpcov sa mení označením stĺpca a presunom ľavým tlačidlom myši. Stĺpce s informáciami je možné pridávať, editovať aj skrývať. 12
1.3.2 Súhrnné úlohy a usporiadanie zoznamu úloh podľa hierarchie Na začiatku fázy plánovania môžu mať projektoví manažéri k dispozícii iba niektoré všeobecné informácie o kľúčových výstupoch a hlavných míľnikoch, projekty delia na fázy najvyššej úrovne, založené na celkovej časovej osi a rozpočte. Pre tieto fázy projektu je možné vytvoriť súhrnné úlohy a ich dobu trvania aj polohu na časovej osi ručne naplánovať. Na rozdiel od starších verzií, MS Project 2010 umožňuje zadávať súhrn úloh zhora nadol. Je možné najskôr vytvoriť súhrnné úlohy, aj so zadaním dátumov ich začiatku a ukončenia, a až tak pod ne vkladať úlohy. V starších verziách programu bolo potrebné najprv vytvoriť vedľajšie úlohy a až potom ich spájať do súhrnu, doba trvania súhrnu bola vždy určená iba na základe doby trvania zoskupených úloh. V Programe MS Project 2010 sa dátumy jednotlivých vedľajších úloh (plánovaných ručne alebo automaticky) nemusia presne zhodovať s dátumami súhrnov (plánovaných ručne). Ak sa ručne naplánovaná doba trvania súhrnu nezhoduje s dobou trvania v ňom zoskupených vedľajších úloh, MS Project súbežne eviduje, a aj znázorňuje pruhmi v Ganttovom diagrame, pre súhrn obidva časové intervaly. Ak vedľajšie úlohy trvajú dlhšie, druhý pruh je znázornený červenou, ak kratšie šedou farbou. Až po automatickom preplánovaní súhrnnej úlohy je jej začiatok aj koniec totožný so začiatkom najskorších a koncom najneskorších zoskupených úloh. Súhrn môže mať ručne plánovanú inú (kratšiu/dlhšiu) dobu, ako jeho vedľajšie úlohy Pri plánovaní projektu je vždy vhodné zoradiť úlohy do logickej osnovy, ktorá by mala vystihovať hierarchiu úloh. V MS Project sú súhrny úloh vyznačené tučným písmom, v grafe sú vykreslené hrubou čiarou. Priamo pod nimi sú umiestnené zoskupené úlohy, ktoré sú odsadené o jednu hierarchickú úroveň nižšie, tabuľke sú odsunuté vpravo. Na karte Úloha príkazy: Zmenšenie odsadenia úlohy alebo Zväčšenie odsadenia úlohy Hierarchické usporiadanie úloh v projekte výstavby, t.j. sumárne úlohy na úrovni: stavby stavebných objektov výstavbových etáp Tlačidlo + / - pre ukázanie/skrytie zoskupených úloh Čiastkové úlohy 13
V zobrazení Ganttov diagram sa pre vybratú úlohu alebo skupinu úloh (Shift a myš alebo Ctrl a myš) stlačením ikony Zväčšiť odsadenie (zelená šípka vpravo) zníži hierarchická úroveň (úlohy sa odsunú vpravo). Zelenou šípkou vľavo sa hierarchická úroveň úlohy naopak zväčšuje. Poznámka: Pri zväčšovaní odsadenia sa úloha, umiestnená v najbližšom hornom riadku nad odsúvanými úlohami, automaticky zmení na Súhrn. Z tohto dôvodu je vhodné najprv vytvoriť riadok pre súhrnnú úlohu vložením riadku nad zoskupované úlohy a až následne pre úlohu, alebo skupinu úloh, znižovať hierarchickú úroveň. Akákoľvek zmena na súhrnnej úlohe má vplyv i na zoskupené úlohy (mazanie, premiestnenie, kopírovanie). Vďaka hierarchii osnovy sa tlačidlami + / pri súhrne ukazujú alebo skrývajú zoskupené úlohy. Umožňuje to praktický pohľad na projekt. 1.3.3 Časový rozvrh úloh podľa následnosti a termínov Ak je rozhodnuté, v akom poradí budú úlohy nasledovať za sebou, potom sa zadáva alebo ruší vzájomná závislosť úloh v čase pomocou nástrojov Prepojiť úlohy alebo Rozpojiť úlohy (ikona reťaz alebo roztrhnutá reťaz ). V zobrazení Ganttov diagram alebo Sieťový diagram je možné vybrať úlohy (skupinu úloh) a kliknutím na Prepojiť úlohy (ikona reťaz) spojiť väzbou dve, alebo naraz aj viac úloh. Odstránenie časovej väzby je pomocou Rozpojiť úlohy (ikona roztrhnutá reťaz). Úlohy sa vyberajú a prepájajú v poradí, v akom majú nasledovať za sebou v čase. Vždy je potrebné kontrolovať výsledok zadania v grafickom zobrazení. Rovnaký výsledok je, ak sa v stĺpci Predchodca napíše pre následnú úlohu číslo riadku predchádzajúcej úlohy. Ak majú úlohy viac predchodcov, potom sa medzi číslami riadkov predchodcov píše bodkočiarka. Alternatívny spôsob je zadávanie väzieb medzi úlohami v grafickej časti pre Ganttov diagram pomocou myšky, t.j. kliknutím ľavým tlačidlom myši na pruh úlohy a posun myši na pruh nasledujúcej úlohy, kde sa tlačidlo uvoľní. Tento spôsob zadávania väzieb sa používa aj v zobrazení Sieťový diagram. Zadávanie alebo editovanie väzieb je možné aj v dialógovom okne, ktoré sa otvára dvojklikom ľavým tlačidlom myši na vykreslenú väzbu alebo na riadok tabuľky s úlohou. MS Project po vložení väzby medzi úlohami automaticky nastavuje následnosti FS (Finish To Start) Koniec Začiatok, kde následník začína keď predchodca skončí. Toto nastavenie je možné meniť na SS (Start To Start) Začiatok Začiatok, kde obe úlohy začínajú naraz, alebo FF (Finish To Finish) Koniec Koniec, kde obidve úlohy naraz končia. Typy zvolených väzieb pre zadanie podmienenosti úloh budú mať vplyv na dĺžku celého projektu. Pri použití väzby FS pre všetky prepojenia úloh bude pravdepodobne projekt zbytočne predĺžený. Väčšina projektov totiž obsahuje úlohy, ktoré sa môžu v čase prekrývať. Pri skracovaní doby projektu sa niektoré väzby FS nahradzujú väzbami SS alebo FF. Rovnako je možné pre jednotlivé väzby nahrať aj časovú hodnotu oneskorenia (v českej verzii Prodleva ) medzi prepojenými termínmi predchodcu a následníka. Časová hodnota oneskorenia je zadávaná v plusových/mínusových časových jednotkách alebo v percentách. Hodnota zadaná v % sa automaticky vypočíta na základe doby trvania predchodcu. Napríklad väzba 4FS+2dny (napísaná pri úlohe v stĺpci Predchodcovia ) znamená, že úloha môže najskôr začať dva dni po ukončení úlohy umiestnenej v štvrtom riadku tabuľky. Zadanie väzby 4FF-2dny vyjadruje, že úloha môže najskôr končiť 2 dni pred koncom zadaného predchodcu. 14
Zadávanie väzieb medzi úlohami: Prepojiť úlohy Rozpojiť úlohy Zadávanie typu väzby a časovej hodnoty oneskorenia Väzba FS so záporným oneskorením Väzba FS s kladným oneskorením Ak sú nahraté doby trvania úloh a väzby medzi úlohami, MS Project automaticky prepočíta termíny pre začiatky a konce úloh. Niektoré úlohy nemajú túto voľnosť, sú predurčené, t.j. musia začať alebo skončiť v určitom termíne. V dialógovom okne pre úlohu (okno sa otvára dvojklikom ľavým tlačidlom myši na úlohu) sa pod záložkou Upresniť nastavuje Typ obmedzenia úlohy v čase. Obmedzenie Čo najskôr a Čo najneskôr sú tzv. pružné. Iné obmedzenia, napríklad Pevný dátum alebo Musí začať po dni majú zadaný konkrétny dátum. ktorá, že má Na zadané časové obmedzenie úlohy upozorňuje malá ikona kalendár v stĺpci Info Ganttovho diagramu. So zadaným termínom MS Project nemôže automaticky hýbať. Zadávanie časového obmedzenia úlohy Informácie o úlohe Upresniť Typ obmedzenia Dátum obmedzenia 15
Zadané časové obmedzenia, rovnako ako zadané väzby medzi úlohami, sú zohľadnené pri výpočte termínov pri automatickom preplánovaní úloh. Ak pri zadávaní pevného dátumu dôjde ku konfliktu s termínom úlohy, počítaným na základe väzieb na predchádzajúce úlohy, program ponúkne dialógové okno, v ktorom je možné obmedzenie pevným dátumom alebo podmienenosť úlohy editovať. 1.3.4 Prerušenia úloh Prerušenia úloh sa v MS Project zadávajú pomocou príkazu Rozdeliť úlohu. Po kliknutí myškou na ikonu Rozdeliť úlohu a následným kliknutím na pruh úlohy v mieste jej plánovaného prerušenia, je možné zadať dobu prerušenia (program ponúka okno s informáciou o dátume prerušenia a dátume ukončenia úlohy, neponúka možnosť zadať priamo dobu prerušenia úlohy). Ikona: Rozdeliť úlohu Prerušenie úlohy Prerušením úlohy nedochádza k úprave doby jej trvania, uvedenej v tabelárnej časti Ganttovho diagramu, o dobu prerušenia sa posunie na neskorší dátum iba termín ukončenia úlohy. 1.4 Zdroje v projekte V MS Project je zohľadnený predpoklad: Projektov je veľa, ale ľudia na prácu sú stále tí istí. Predpokladá sa, že aj ostatné pracovné aj materiálne zdroje sú limitované čo do počtu aj sortimentu. Poznámka: V stavebníctve pre stavebné projekty tento predpoklad väčšinou nie je naplnený. Veľký rozsah zainteresovaných profesií, strojov, zariadení, materiálov a výrobkov na realizácii jedného projektu, vnáša do riadenia projektov pomocou MS Project určité obmedzenia. 1.4.1 Zoznam zdrojov Pred priraďovaním zdrojov k úlohám je vhodné vytvoriť fond zdrojov pre daný projekt, najlepšie v zobrazení Zoznam zdrojov. Z tohto fondu sa potom vyberajú zdroje aj do iných projektov. Na druhej strane MS Project umožňuje využívať pre aktuálny projekt aj externé fondy zdrojov (napríklad z iných projektov), ak sú tieto dostupné. 16
Iný spôsob tvorby zoznamu zdrojov je špecifikácia zdrojov v zobrazení Ganttov diagram v stĺpci Názvy zdrojov. Každý takto špecifikovaný zdroj sa automaticky zobrazí v tabuľke Zoznam zdrojov. Iný spôsob dopĺňania fondu zdrojov je v Ganttovom diagrame na karte Zdroj kliknutím myšou na ikonu dve tváre, príkazom Priradiť zdroje sa objaví dialógové okno, kde sa napíše názov zdroja (ale automaticky je zadávaný iba pracovný typ zdroja). Parametre takto vloženého zdroja sa editujú v zobrazení Zoznam zdrojov. Vo formulári zobrazenia Zoznam zdrojov sa zadávajú všetky dostupné informácie o potenciálnych, alebo aj o už priradených zdrojoch do riadkov v tabuľke, obsahujúcej nasledovné stĺpce: Info stĺpec; Názov zdroja; Typ (podľa typu môže byť zdroj: pracovný, materiál, náklady); Popis; Iniciály; Skupina; Maximálny počet jednotiek; Štandardná (hodinová) sadzba; Nadčasová sadzba; Náklady na použitie; Nabiehanie nákladov (časové rozlíšenie nákladov: platba na začiatku, na konci, rovnomerne); Základný kalendár; Kód (môže sa použiť pre vlastnú potrebu, napr. pri firemnom účtovníctve pomôže pri filtrácií údajov). Prednastavené rozvrhnutie pracovných hodín a dni pracovného pokoja v kalendári projektu platia i pre zdroje. Pokiaľ tento kalendár vyhovuje, použije sa pre všetky zdroje. Pokiaľ nevyhovuje, musí sa nadefinovať zvlášť kalendár pre každý zdroj alebo skupinu zdrojov. Poznámka: Pozornosť je potrebné venovať stĺpcu Základný kalendár. Každý pracovný zdroj môže mať zadaný vlastný kalendár, ale v prípade odchýlok od pracovného kalendára projektu, pracovný zdroj po priradení k úlohám projektu môže využívať iba ten pracovný čas, ktorý majú oba kalendáre zadaný zhodne. Preto je výhodou, ak všetky pracovné zdroje majú kalendár totožný s kalendárom projektu. Pri rozdielnom pracovnom fonde projektu a pracovného zdroja môže dôjsť k nezrovnalosti medzi dobou trvania úlohy uvedenej v tabelárnej časti a jej grafickým zobrazením. Zobrazenie Zoznam zdrojov Zadané pracovné a materiálne zdroje a ich parametre 1.4.2 Pracovné a materiálne zdroje Pracovné zdroje vykonávajú prácu na úlohách. Príkladom pracovných zdrojov sú ľudia, stroje a zariadenia. Pracovným zdrojom je napríklad aj konferenčná miestnosť (k úlohe sú priradené hodiny prenájmu miestnosti). Materiálne zdroje nevykonávajú prácu, ale sú spotrebovávané pri realizácii úlohy. Materiálne zdroje sú napr. farba, papier, chemikálie, a pod. 17
Aj keď obidva typy zdrojov majú veľa spoločné, napr. oba typy zdrojov je možné priradiť k úlohám, pridať ich do fondu zdrojov a v časovom usporiadaní zobraziť ich využitie (napr. v zobrazení Diagram zdrojov ), existujú medzi nimi výrazné rozdiely: Rozdiel medzi pracovným a materiálnym zdrojom Pracovný zdroj Materiálny zdroj Typom zdroja je Práca. Typom zdroja je Materiál. Do poľa Popis nie je možné zadať hodnotu. Do poľa Popis sa zadáva merná jednotka množstva (napr. m 3, kg,...) Do poľa Štandardná sadzba sa zadajú náklady na časovú jednotku (napr. 8,5 EUR na hodinu sa zadá ako 8,5/h ). Do poľa Nadčasová sadzba sa zadáva sadzba za nadčasovú prácu. Do poľa Priradené jednotky sa zadáva percentuálna hodnota (alebo číselná hodnota) celkového času pracovného zdroja, kedy bude pracovať na úlohe. Do poľa Štandardná sadzba sa zadajú náklady na jednotku množstva zadanú v poli Popis (napr. 35 EUR za kg sa zadá ako 35 ). Do poľa Nadčasová sadzba sa nedá zadať hodnota. Do poľa Priradené jednotky sa zadáva množstvo materiálu, potrebné na splnenie úlohy. Zdroj musí mať priradený kalendár. Nepriraďuje sa kalendár zdroja. Je možné automatizovane vyrovnávať preťažené zdroje. Nie je možné automatizovane vyrovnávať preťažené zdroje. 1.4.3 Priraďovanie zdrojov k úlohám Dôležitou súčasťou úspešného riadenia projektu je priraďovanie zdrojov k úlohám, čo umožňuje napríklad: sledovanie vynaložených nákladov a vykonanej práce pri realizácií úloh projektu; lepší prehľad pri plánovaní doby trvania úloh v závislosti od nasadenia a čerpania zdrojov; plánovanie zdrojov v čase a ich optimalizáciu;... 18
Priradenie pracovných aj materiálových zdrojov k úlohám je v zobrazovaní Ganttov diagram uvedené v jednom spoločnom stĺpci Názvy zdrojov, kde je pri každom názve zdroja uvedený aj počet jednotiek priradenia. Pre materiálny zdroj je to množstvo materiálu v príslušných merných jednotkách, potrebné pre realizáciu úlohy. Hodnota priradenia pracovného zdroja sa uvádza v percentách alebo číslom. Výber spôsobu nastavenia hodnoty priradenia pracovného zdroja je na karte Projekt / Zmeniť pracovnú dobu / Možnosti / Plán / Zobrazenie jednotiek priradenia. Napríklad hodnota 300% alebo 3, uvedená pre pracovný zdroj murár znamená, že na úlohe pracujú traja murári. Hodnota priradenia 60% alebo 0,6 znamená, že pracovný zdroj počas práce na úlohe nevyužíva 40% svojho pracovného času, tento čas ostáva nevyužitý a zdroj môže byť priradený aj na inú úlohu. Po priradení zdrojov k úlohám je možné prezerať rôzne zostavy výstupov. Pod záložkou Zobrazenie sa nachádza Formulár zdrojov alebo Používanie zdrojov, kde sú tabelárne spracované prehľady nasadenia jednotlivých zdrojov v čase na celý projekt alebo pre jednotlivé úlohy. Zobrazenie používania zdrojov ukazuje, ktoré zdroje a koľko hodín pracujú na jednotlivých úlohách. Je vidieť, ktoré zdroje sú preťažené. Umožňuje to určiť, akú má daný zdroj ešte rezervu pre ďalšiu pracovnú náplň. Pre pracovné zdroje sa sleduje ich preťaženie, t.j. ak aktuálna potreba zdroja pre projekt prekročí maximálny počet jednotiek zdroja, zadaný v Zozname zdrojov. Preťaženie pracovného zdroja je zobrazené aj v Ganttovom diagrame, v stĺpci Info sa objaví ikonka červená postavička pri úlohách s preťaženým zdrojom, ktorá upozorňuje na konflikt v projekte. Nasadenie jednotlivých zdrojov v čase je možné sledovať v zobrazení Diagram zdrojov. aj v podobe histogramov ( graf Jednotky v špičke ). Na karte Formát pre zobrazenie Diagram zdrojov sú ponúkané aj ďalšie typy grafického znázornenia nasadenia zdrojov. Zobrazenie Diagram zdrojov - graf Jednotky v špičke zadaný maximálny počet jednotiek zdroja preťaženie pracovného zdroja 19
1.4.4 Vzťah: pracovné zdroje, doba trvania úlohy a práca Pri plánovaní projektu, kedy hodnota nasadenia pracovného zdroja priamo závisí od množstva hodín práce, potrebnej na ukončenie úlohy za požadovanú dobu, je vhodné rozšíriť tabuľku Ganttovho diagramu aj o stĺpec Práca odchýlka V tomto stĺpci je uvedený súčet hodín práce po dobu trvania úlohy všetkých pracovných zdrojov, priradených k úlohe. Poznámka: MS Project nerozlišuje hodiny práce človeka (človekohodiny), stroja (strojhodiny), alebo napríklad hodiny prenajímania zariadení. V stĺpci Hodnota práce sú všetky hodiny spočítané v jednej hodnote. V dialógovom okne Informácie o úlohe (otvára sa dvojklikom myškou na editovanú úlohu v Ganttovom diagrame alebo v Zozname úloh ) sa pod záložkou Upresniť nastavuje jedna z nasledovných hodnôt ako konštanta: Pevná doba trvania (úlohy); Pevná práca (počet hodín uvedených v stĺpci Hodnota práce ); Pevné jednotky (priradených pracovných zdrojov). Ak sú k úlohe priradené pracovné zdroje, MS Project pri každom pridaní alebo odobraní zdrojov, automaticky prepočíta buď trvanie úlohy, alebo počet hodín v stĺpci Hodnota práce. Rovnako pri zmene doby trvania úlohy sa automaticky prepočítava buď množstvo hodín práce, alebo jednotky priradených pracovných zdrojov. Hodnotu v stĺpci Hodnota práce nie je možné manuálne editovať. Pri úpravách doby trvania úloh, alebo zmenou priradenia jednotiek pracovných zdrojov, jedna z troch hodnôt (práca, jednotky pracovného zdroja, doba trvania) ostáva nezmenená a druhá sa prepočítava na základe jednotného vzorca: doba trvania x jednotky pracovného zdroja = práca. Doba trvania pre úlohu: 4 dni (8-hod zmena) Názvy zdrojov Priradené hodnoty pracovných zdrojov k úlohe : murár[300%] (alebo murár[3] ) Hodnota práce 96 hodín práce Pri zmene počtu jednotiek priradeného pracovného zdroja, alebo doby trvania úlohy, program ponúkne možnosti ( zelený trojuholník v rohu bunky), ktorú z ostatných dvoch hodnôt má automaticky prepočítať. 20
1.4.5 Náklady v projekte Pri nastavení kalendára projektu alebo zdroja je potrebné správne definovať menu pre vyjadrenie nákladov projektu. Mena sa nastavuje v dialógovom okne, otvorenom cez kartu Projekt / Zmeniť pracovnú dobu / Možnosti / Zobrazenie. V MS Project sa v zobrazení Zoznam zdrojov priraďujú finančné náklady k jednotlivým zdrojom. Do poľa Štandardná sadzba sa zadáva hodinová sadzba miezd pre pracovný zdroj (tu sa zadáva aj Nadčasová sadzba ), alebo náklady na jednu mernú jednotku množstva pre materiálny zdroj. Pre každý zdroj sa môže prednastaviť, pre rôzne podmienky jeho nasadenia na úlohách projektu (nárast alebo pokles sadzby), až 5 rôznych skupín sadzieb (záložka A, B, C, D, E). Nastavenie variantov sadzby je v dialógovom okne zdroja, otvorenom dvojklikom ľavým tlačidlom myši na meno zdroja, alebo cez kartu Zdroj / Informácie. Náklady môžu byť priradené aj priamo k úlohám, pričom úlohy môžu, ale nemusia mať priradené materiálne a pracovné zdroje s nákladovým ohodnotením. V zobrazení Ganttov diagram alebo Zoznam úloh sa pridá stĺpec Pevné náklady z ponuky Pridať nový stĺpec, do ktorého sa predmetná finančná čiastka manuálne zadá. V programe MS Project je naúčtovanie pevných nákladov (v úlohách) alebo nákladov na použitie (pre zdroje) rovnomerne rozložené v čase trvania úlohy (nabiehanie nákladov je štandardne nastavené na priebežne a náklady sú počítané podľa percenta splnenia úlohy. Pre pevné náklady, a aj pre náklady na zdroje, je možné nastaviť aj inú metódu časového rozlíšenia nákladov, a to buď naúčtovaním na začiatku alebo na konci úlohy. Prezeranie nákladov na projekt, úlohy alebo zdroje Celkové plánované náklady na projekt sa prezerajú cez Projekt / Informácie o projekte / Štatistika. Ďalšie vizuálne zostavy sú na karte Projekt / Zostavy Celkové náklady na projekt Karta Projekt / Informácie o projekte / Štatistika 21
Náklady sa aktualizujú vždy, keď MS Project prepočíta projekt. Náklady na projekt sú uvádzané pre aktuálny plán, pre smerný (porovnávací) plán, alebo k určitému dátumu pre reálny (skutočný) a zostávajúci plán. Po priradení sadzby k úlohám alebo ku zdrojom je vhodné skontrolovať celkové náklady týchto priradení, aby bolo jasné, či spĺňajú očakávania alebo vyvolávajú obavy. Pokiaľ celkové náklady úloh alebo zdrojov prekračujú jednotlivé položky rozpočtu, bude potrebné preveriť individuálne náklady každej úlohy alebo priradeného zdroja. 1.5 Úprava, uloženie a priebežná kontrola projektu Pred ukončením práce na projekte je potrebné overiť, či plánovaný rozvrh úloh a zdrojov zodpovedá špecifikácii projektu, predovšetkým: dátum zahájenia aj dátum ukončenia projektu; nastavenie kalendára pre projekt aj pre zdroje; rozsah plánovaných zdrojov pre projekt; postačujúca úroveň priradenie zdrojov k úlohám; nepreťaženie plánovaných zdrojov; náklady na projekt v rámci plánovaného rozpočtu. Vstupom pre ladenie (úprava, zmena s cieľom zlepšiť konformitu časového plánu) projektu z pohľadu časového rozvrhu úloh je väčšinou grafické znázornenie časového priebehu úloh na kritickej ceste v zobrazení Podrobný Ganttov diagram, doplnené o informácie o časových rezervách úloh ( celková časová rezerva, voľná rezerva a pod.) Zobrazenie Podrobný Ganttov diagram Úlohy na kritickej ceste bez časovej rezervy Úlohy so zobrazenou voľnou rezervou 22
Poznámka: Úlohy ležiace na kritickej ceste nemajú časovú rezervu, predstavujú najdlhšiu cestu v sieti a limitujú dobu trvania projektu. Pri zmene doby ich trvania sa mení aj celková doba trvania projektu. Zmenou doby trvania úlohy, ktorá leží na kritickej ceste, t.j. má nulovú časovú rezervu vzhľadom na časový rozvrh úloh, mení sa aj celková doba trvania projektu. Rovnaké zmeny môžu vyvolať aj úpravy väzby medzi kritickými procesmi, alebo zmena pevných termínov. Úprava alebo aktualizácia dokumentácie projektu sa robí kedykoľvek pred začiatkom, ale aj počas realizácie projektu. Pred začatím realizácie projektu impulzom pre aktualizáciu projektu, vytvoreného programom MS Project, sú zmeny v projektovej špecifikácii, alebo nedodržanie termínov začiatku alebo ukončenia projektu. Počas ladenia projektu je možné meniť dobu trvania úloh, uvoľňovať alebo dopĺňať väzby medzi úlohami alebo upraviť pevne zadané termíny. Hlavne v prípade, ak sa úpravy v časovom pláne projektu týkajú zmien väzieb vyjadrujúcich podmienenosť úloh je nevyhnutný odborný prístup Ďalej sa môže v projekte meniť intenzita čerpania zdrojov pre jednotlivé úlohy alebo upravovať kalendár projektu alebo zdrojov. Základným predpokladom pre optimalizáciu nasadených zdrojov na projekt sú informácie o ich potrebe v čase, napríklad na základe grafického spracovania sumarizovania zdrojov v zobrazení Diagram zdrojov a pod. Celá škála filtrov, ktoré MS Project ponúka pre jednotlivé zobrazenia alebo zostavy, umožňuje získať rôzne informácie urýchľujúce proces ladenia projektu. 1.5.1 Úprava doby trvania úlohy Pri zmene (skrátení/predĺžení) doby trvania úlohy môžu nastať dva prípady: 1. úloha vyžaduje menej/viac práce (zmení sa hodnota v stĺpci Hodnota práce ), hodnota priradeného pracovného zdroja sa nemení; 2. počet potrebných hodín práce sa pre úlohu nemení, zmena bude v množstve jednotiek priradenia pracovného zdroja. Pri zmene hodnoty priradenia pracovného zdroja k úlohe rovnako môžu nastať dva prípady: 1. úloha vyžaduje menej/viac práce (zmení sa hodnota v stĺpci Hodnota práce ), doba trvania úlohy sa nemení; 2. počet potrebných hodín práce sa pre úlohu nemení, zmena bude v dobe trvania úlohy. Rozdiel je v zadefinovaní typu úlohy Úloha riadená/neriadená úsilím. Problém vzniká, ak pri ladení časového plánu je potrebné zmeniť jednotky jedného priradeného pracovného zdroja v prípade, ak úloha má viac priradených pracovných zdrojov. Rovnako problém vzniká aj pri zadávaní úloh, kedy sú najprv k úlohám priradené viaceré pracovné zdroje a až následne je spresnená doba trvania úlohy. V týchto prípadoch platnosť vzorca pre automatické prepočítavanie doby trvania úlohy, jednotiek priradenia pracovného zdroja alebo práce, v závislosti od zadefinovaného typu úlohy, má určité obmedzenia. Prehľad skutočne naplánovaných pracovných hodín pre jednotlivé zdroje na rozvrhnuté na konkrétne dni poskytuje zobrazenie Používanie zdrojov. Vzorec (práca = jednotky pracovného zdroja x doba trvania) platí vždy pre prvé priradenie jednotiek pracovných zdrojov. Pri prvom priradení jednotiek viacerých pracovných 23
zdrojov k jednej úlohe a zadaní doby trvania úlohy, sa ich pracovné hodiny spočítajú. Pri zmene jednotiek priradenia pracovných zdrojov sa doba trvania úlohy prepočítava na plne vyťažený zdroj, ostatné zdroje buď pracujú menej hodín denne, alebo menej dní. Percentuálne zastúpenie priradených zdrojov v hodnote práce sa napríklad zmenou jednotiek niektorého z pracovných zdrojov nemení. Nevyťažený zdroj je naplánovaný na kratšiu dobu, než je doba trvania úlohy, čo môže viesť pri časovom plánovaní ku chybám alebo nedorozumeniam. Nedorozumenia často vznikajú aj pri zmenách pracovnej doby priradených zdrojov, ktorá je iná, ako ju má nastavený kalendár pre projekt. Poznámka: Pri zmene pracovnej doby (kalendára) priradeného pracovného zdroja môžu nastať nezrovnalosti medzi dobou trvania úlohy uvedenou v tabuľke a v grafe. Na zmenenú pracovnú dobu zdroja reaguje iba grafické zobrazenie doby trvania úlohy. Predĺženie/skrátenie časového plánu projektu je možné dosiahnuť nielen zmenou doby trvania úloh, ale aj úpravou väzieb medzi úlohami. 1.5.2 Úprava väzieb medzi úlohami V režime automatického preplánovania úloh, pridaním alebo odobratím väzby, alebo aj zmenou väzieb medzi úlohami, mení sa aj celkový časový plán projektu. Úprava väzieb je nutná, ak kritickú cestu v časovom pláne projektu tvoria úlohy, ktoré by v bežných podmienkach celkovú dobu trvania projektu nemali ovplyvňovať, alebo ak časový rozvrh úloh nezodpovedá možnostiam ich realizácie v daných podmienkach. V takomto prípade môže ísť o nesprávne zadanú podmienenosť úloh, t.j. v projekte sú chýbajúce, nelogické alebo nesprávne zadané väzby medzi úlohami alebo nevhodne zadané pevné termíny a pod. Ak skutočnosť, že nasledujúca úloha môže začať svoju prácu skôr, než predchádzajúca úloha prácu ukončí., nebola zohľadnená už pri zadávaní väzieb medzi úlohami, je vhodné upraviť typ alebo časovú hodnotu väzby. Zmenou väzieb medzi podmieňujúcimi sa úlohami, je možné výrazne skrátiť dobu trvania celého projektu. Dôležité je zadať časovú hodnotu väzby ( Oneskorenie ) tak, aby bola správna poloha pruhov úloh v časovom pláne. Program MS Project umožňuje zadať podmienenosť dvoch úloh vždy iba jednou z väzieb FS, FF, SS, SF, a to iba s jednou číselne alebo percentami zadanou časovou hodnotou Oneskorenia. Ak sa pri úpravách časového plánu mení aj doba trvania úloh, pri čiastočne časovo súbežných úlohách je nutné prehodnotiť aj väzby. Pri zmene doby trvania jednej alebo oboch úloh, je potrebné pre daný typ väzby upraviť časovú hodnotu väzby. Takáto úprava časového plánu je pomerne prácna a vyžaduje odborný prístup. Časová hodnota väzby sa zadáva buď číslom v časových jednotkách alebo percentom z doby trvania predchodcu., Pri zmene doby trvania úloh, je skoro vždy nutné meniť číslom zadanú časovú hodnotu väzby. Pri percentuálnom zadávaní Oneskorenia MS Project hodnotu väzby síce prepočíta, ale neupravuje jej trvanie na celé zmeny, aj keď pre grafické zobrazenie doby trvania úlohy tento nástroj ponúka, t.j. nadväzné úlohy väčšinou nezačínajú na začiatku zmeny, t.j. napríklad začiatok úlohy je naplánovaný na poslednú pracovnú hodinu (minútu) pracovnej zmeny. Napríklad, ak pracovný front predstavuje 50% celkového pracovného priestoru, na zadanie technologickej podmienenosti úloh môže byť použitá ktorákoľvek zo štyroch typov väzieb. 24
Dvojklik ľavým tlačidlom myši na vykreslenú väzbu: Typ väzby Oneskorenie Zmena väzby FS pri čiastočnej časovej súbežnosti úloh Rôznymi väzbami vyjadrené rovnaké (50%) prekrývanie 3 úloh v čase 1.5.3 Optimalizácia zdrojov na projekte Program MS Project ponúka na karte Zdroj / Vyrovnať zdroj automatickú úpravu časového priebehu projektu za účelom vyrovnávania preťažených zdrojov. označenie úloh s preťaženými pracovnými zdrojmi: Ikona červená postava Vyrovnať zdroj Karta Zdroj / Možnosti vyrovnania rozsah výber riešenia vyrovnania preťaženia zdroja 25
Vyrovnanie rieši konflikt zdroja alebo jeho preťaženie posunutím úloh na neskorší termín alebo ich rozdelením v čase, a to podľa nakonfigurovaného nastavenia vyrovnania v dialógovom okne na karte Zdroj / Možnosti vyrovnania. 1.5.4 Smerný plán Počas práce je nutné projekt priebežne ukladať. Pokiaľ nie sú práce na projekte ukončené, ukladá sa zvyčajne bez smerného plánu. Pre vyladený hotový projekt je vhodné uložiť aj smerný plán, ku ktorému sa bude v priebehu práce všetko vzťahovať. Smerný plán nepredstavuje projekt ako taký, je to iba súbor dát, ktorý sa zobrazuje v grafickej aj tabelárnej časti Sledovacieho Ganttovho diagramu. Predstavuje akúsi štartovaciu úroveň, ktorá časom povie, ako sa projekt odkláňa od úvodnej predstavy. Smerný plán je možné kedykoľvek uložiť alebo zmeniť novým vložením ( Projekt / Nastaviť smerný plán alebo Vymazať smerný plán ). Postupne sa dá uložiť jeden až 10 pomocných plánov, ako ďalšie kontrolné body skutočného vývoja projektu. Zobrazenie Sledovací Ganttov diagram Časový priebeh úloh podľa smerného plánu Aktualizovaný časový plán úloh V zobrazení Sledovací Ganttov diagram sú súbežne graficky aj tabelárne poskytované údaje o časovom priebehu úloh podľa smerného plánu aj podľa aktualizovaného plánu. 1.5.5 Sledovanie realizácie úloh projektu V pruhoch úloh projektu sa priebežne sleduje a zadáva percento vykonania prác. Po zadaní percenta reálneho ukončenia plánovaného rozsahu úloh je možné sledovať pokrok v projekte k určitému dátumu. Príkazom na karte Projekt / Aktualizovať projekt sa projekt k aktuálnemu dátumu automaticky preplánuje. 26
V zobrazení Sledovací Ganttov diagram sa kontroluje aktualizovaný plán úloh s prednastaveným smerným plánom a v prípade potreby sa následne urobia úpravy v projekte. Ak nejde o zásadné zmeny, úprava je pomerne jednoduchá. Niekedy je ale potrebné po takýchto automatizovaných úpravách projekt znovu preplánovať. Je to väčšinou vtedy, keď z rozličných dôvodov došlo k výraznému odklonu realizácie úloh oproti ich naplánovanému priebehu. Na karte Úloha Ikony Dokončené 0% až 100% úlohy dokončené na 100% úlohy dokončené na 50% Akékoľvek odchýlky oproti smernému plánu sú vykazované až po ich vzniku, takže až po aktualizácii projektu. V čase realizácie projektu sa aktualizácia robí pravidelne, vzhľadom na pokrok prác na projekte. Uložené zmeny údajov program automaticky prepočítava na odchýlky. Určením úloh, ktoré sa odchyľujú od pôvodného rozvrhu prác, sa uľahčí následné preplánovanie projektu tak, aby boli v konečnom dôsledku splnené základné špecifikácie, týkajúce sa doby a aj nasadenia zdrojov na projekt. Aktualizácia plánu projektu sleduje viac cieľov súčasne: Optimalizácia doby realizácie v súčinnosti so správnym časovým rozvrhom prác; Minimalizácia nákladov projektu; Optimalizácia nasedenia zdrojov na projekt. Na karte Zobrazenie / Tabuľky / Náklady (alebo aj Odchýlka a Práca ) sa po uložení smerného plánu sledujú v tabelárnej podobe skutočné nabehnuté náklady. Porovnaním smerného plánu so skutočnosťou sa kontroluje, či sa náklady projektu vyvíjajú podľa očakávania. Rovnako sa porovnávajú hodiny práce (alebo odchýlky) aktualizovaného projektu, vzhľadom na plánované hodiny práce v smernom pláne. 27
1.6 Grafické a formálne úpravy projektu Grafické nástroje aktuálneho zobrazenia, ktoré je na obrazovke počítača, sa štandardne nachádzajú na karte Formát. Zobrazenia Diagram zdrojov, prípadne aj niektoré tabelárne zostavy, aj keď majú svoje vlastné možnosti editácie grafického zobrazovania, nie je väčšinou potrebné graficky upravovať. Na druhej strane, formátovanie položiek zobrazenia Ganttov diagram alebo Sieťový graf, v ktorom sa vytvára a edituje časový plán ako jeden zo základných dokumentov projektu, sa vždy prispôsobuje tomu, aby čo najlepšie vystihoval potreby svojho potenciálneho užívateľa (autora alebo realizátora projektu a pod.). 1.6.1 Úpravy formátu pre Ganttov diagram a Sieťový graf Nástroje na formátovanie zobrazenia Ganttov diagram umožňujú úpravu typu písma ( Formát / Štýly textu ), úpravu mriežky a popisu tabelárnej časti ( Formát / Mriežka ) a úpravu ( Formát / Rozloženie ) vykresľovania zadaných časových podmieneností úloh väzbami, zarovnávanie pruhov úloh na celé dni, zobrazovanie rozdelenia pruhov a vykresľovanie pruhov čiastkových úloh aj na sumárnom pruhu. V tabelárnej časti zobrazenia Ganttov diagram je editovateľné vkladanie aj nastavenie stĺpcov. Pre štandardne zadané obsahy preddefinovaných stĺpcov (ako napríklad Názov, Doba trvania,...), sa formálne úpravy týkajú ich názvu v záhlaví tabelárnej časti alebo zarovnávania údajov v bunkách (kliknutím pravým tlačidlom myši na záhlavie stĺpca sa otvorí okno s príkazmi). Vlastné pole bunky MS Project umožňuje, podobne ako MS Excel, vkladať do polí buniek aj vzorce na výpočet hodnôt. Vloženie a editovanie vzorca pre výpočet hodnoty v bunkách stĺpca: kliknutie pravým tlačidlom myši na záhlavie stĺpca Vlastné pole bunky / Vzorec Zadanie algoritmu výpočtu 28
Vzorec sa použije, ak je potrebné hodnoty v bunkách stĺpca, počítať zadaným výpočtovým algoritmom (napríklad v závislosti od hodnôt v iných stĺpcoch tabuľky). Zadaná hodnota a aj výsledok výpočtu v stĺpcoch typu Číslo, ale aj hodnoty v príslušných merných jednotkách v preddefinovaných stĺpcoch ( Doba trvania, Začiatok, Celková časová rezerva, a pod.) môžu byť zobrazené nielen číselne, ale aj prostredníctvom grafických indikátorov. Pre vybraté obrázky z ponuky, tzv. grafické indikátory, sa nastavia intervaly hodnôt, ktoré tvoria dôležité rozhrania pre sledovanie alebo kontrolu hodnôt v príslušnom stĺpci. Pri vhodnom nastavení grafické indikátory upozorňujú na kritické miesta projektu (napríklad upozorňujú na úlohy so zápornou hodnotou celkovej časovej rezervy, triedia úlohy podľa doby trvania, a pod.). Vlastné pole / Grafické indikátory Obrázok v poli bunky Priradenie grafických indikátorov pre zadané intervaly hodnôt v bunke Formát a popis pruhov úloh v zobrazení Ganttov diagram V zobrazení Ganttov diagram sú na karte Formát nastaviteľné farebné odtiene pruhov úloh na jednotlivých hierarchických úrovniach. Rovnako je možné zadať farebné odlíšenie úloh na kritickej ceste alebo vykreslenie dĺžky časovej rezervy úlohy. Často používaná úprava v zobrazení Ganttov diagram je popis pruhov úloh v grafickej podobe časového plánu projektu. Umiestnenie napríklad názvu úlohy, priradených zdrojov alebo dátumu začiatku úlohy k pruhu, uľahčuje orientáciu v časovom pláne rozsiahlejších projektov. Pruh úlohy môže byť doplnený až o päť rôznych údajov. Popis je umiestnený vpravo, vľavo alebo vo vnútri pruhu. Nevýhodou popisu nad a pod pruhom je, že v grafickom diagrame pribudnú ďalšie riadky pre popis, čím sa zväčší potrebná plocha na zobrazenie časového plánu. 29
Zobrazenie Ganttov diagram karta Formát / Formát / Pruh popis pruhu Formátovanie v zobrazení Sieťový graf V grafickom znázornení sieťového grafu sú v uzloch zobrazené úlohy, orientované hrany siete predstavujú vzájomné podmienenosti úloh zadané väzbami. Vykreslený sieťový graf je alternatívnym výstupom časového plánu projektu. Rovnako, ako Ganttov diagram, umožňuje úlohy zoskupovať do súhrnov a zobrazovať ich v rôznych hierarchických štruktúrach. Okrem príkazu Zbaliť uzly ponúka formátovanie vzhľadu jednotlivých uzlov aj celkového rozloženia sieťového grafu, alebo ukázanie/skrytie sumárnych úloh. Zobrazenie Sieťový graf / Formát Zbaliť uzly Formát pre Uzol, Rozloženie, Popis väzieb 30
Program MS Project používa pre výpočty termínov úloh, ako aj pre analýzu časových rezerv projektu a úloh na kritickej ceste, metódu sieťovej analýzy pre uzlovo-ohodnotený sieťový graf. Vo výpočtoch sa zohľadňuje doba trvania úloh, typ a časová hodnota zadaných väzieb a pevné termíny. Výstupy v podobe sieťového grafu sú používané tam, kde je prioritou analýza a priebeh kritickej cesty v projekte. 1.6.2 Vzhľad projektu pre tlač MS Project rieši dve veľké množiny: úlohy a zdroje projektu. Obidve je možné samostatne alebo súčasne naraz zobrazovať, upravovať alebo tlačiť. Informácie o projekte sa získavajú na základe rôznych výstupov, ktoré sa pre účely tvorby tlačenej dokumentácie projektu priebežne upravujú. Tlačenou dokumentáciou projektu sú napríklad: Zoznamy (úloh, zdrojov,...); Diagramy (časový rozvrh úloh alebo zdrojov, graficky spracované náklady na projekt,...); Formuláre; Tabuľky (údaje spracované vo forme tabuľky, pričom sa využíva celý rad filtrov údajov); Zostavy (zostava je súhrn rôznych zobrazení, tabuliek a filtrov). Vizuálne alebo tabelárne spracované preddefinované zostavy pre tlač výstupov projektu sú na karte Projekt / Zostavy. Pre projekt je možné vytvárať aj vlastné zostavy. Projekt / Zostavy / Náklady / Finančný tok ( Rozpočet,..., Vytvorená hodnota,...) Na karte Zobrazenie / Ďalšie zobrazenia / Upraviť sa nastavujú filtre projektu, pomocou ktorých sa cielene upravujú výstupy. 31
Všetko, čo je zobrazené na obrazovke počítača, je vytvoriteľné aj v tlačenej forme. Tlačí sa vždy aktuálne zobrazenie projektu, t.j. zobrazenie z obrazovky počítača. V zobrazení Ganttov diagram tlačený výstup rešpektuje polohu priečky medzi tabelárnou a grafickou časťou, t.j. v tlačenej podobe časového plánu je iba tá časť tabuľky, ktorá je vľavo od priečky. Prostredníctvom nástrojov sa na obrazovku počítača môžu zobraziť naraz aj dve z preddefinovaných zobrazení, napríklad Ganttov diagram aj Diagram zdrojov (nástroje na karte Zobrazenie / Ďalšie zobrazenia / Nové / Kombinované zobrazenia ). Pri kombinovanom zobrazení sa tlačí výstup iba z toho okna, ktoré je na obrazovke aktívne (kombinované zobrazenie nemá v tlačenej podobe jeden spoločný výstup). Zobrazenie časového priebehu úloh v grafickej časti Ganttov diagram (rovnako aj pre zobrazenia Sieťový graf, Kalendár a pod, t.j. tam, kde ponúka program nástroj Jazdec lupy ), je možné prehliadať a následne aj tlačiť výstupy, na rôznej úrovni časovej podrobnosti, od minút až po roky. Na nastavenie časovej mierky sa používa Jazdec lupy, alebo nástroje na karte Zobrazenie / Lupa alebo Časová os, kde sa nastavuje aj formát záhlavia pre časovú os grafu. Príkazom Súbor / Tlač sa zobrazí dialógové okno, v ktorom sa nastavia vlastnosti tlačiarne aj vzhľad stránky. Tlačiarenský výstup sa doplní rôznymi informáciami o projekte, uvedenými v záhlaví, v zapätí alebo v legende. Tu si treba ale uvedomiť, že zbytočné detaily zdržujú tlač a napríklad legenda alebo zadané okraje môžu zaberať pomerne značný priestor na tlačenej dokumentácii (pre legendu aj okraje sa odporúča nastavenie žiadne ). Súbor / Tlač / Vlastnosti tlačiarne Vzhľad stránky Náhľad (nastavenie stránky) Vždy pred tlačou je vhodné skontrolovať Náhľad a dopracovať detaily, ako je napr. záložka, legenda, okraje, vzhľad stránky (na šírku/na výšku, percentá tlače voči normálnej veľkosti) a pod. 32