Vážený užívateľ Zakúpili ste si program NEO Business Intelligence, jeden z produktov softvérovej firmy KROS a.s. Program NEO je moderný a používateľský príjemný nástroj, ktorý vyhodnotí všetky vaše údaje z OMEGY, týkajúce sa predaja, obchodu, tržieb alebo nákladov a zobrazí ich v prehľadných analýzach a grafoch. Je ideálnym riešením, ako získať užitočné informácie pre efektívnejšie riadenie vašej firmy. Počas niekoľkých sekúnd získate prehľad o vývoji vášho predaja, aktivite obchodníkov alebo vašich zákazníkov. Ďakujeme za dôveru, s ktorou ste sa na našu firmu obrátili. Veríme, že budete s týmto produktom a službami, ktoré poskytujeme, spokojný. Autori
3 PRÍRUČKA UŽÍVATEĽA KROS A.S., A. RUDNAYA 21, 010 01 ŽILINA, HTTP://WWW.KROS.SK SEPTEMBER 2018 AUTOR PRÍRUČKY: ING. DANIELA SPAČKOVÁ VNÚTORNÁ ÚPRAVA: ING. DANIELA SPAČKOVÁ GRAFICKÁ ÚPRAVA: ING. DANIELA SPAČKOVÁ UPOZORNENIE: VAŠE PRIPOMIENKY K TEJTO PRÍRUČKE POSIELAJTE NA ADRESU: neo@kros.sk
4 NEO BUSINES INTELLIGENCE OBSAH OBSAH... 4 1 ÚVOD... 6 1.1 O PROGRAME... 6 1.2 AKÉ INFORMÁCIE NÁJDETE V PRÍRUČKE... 6 2 INŠTALÁCIA PROGRAMU A PRIPOJENIE ÚČTOVNÍCTVA... 8 2.1 INŠTALÁCIA PROGRAMU... 8 2.2 PRIPOJENIE VÁŠHO ÚČTOVNÍCTVA/DATABÁZY... 9 2.3 VYTVORENIE SIEŤOVEJ VERZIE... 10 2.4 AKTIVÁCIA PROGRAMU... 13 2.5 MÔJ PROGRAM... 14 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME... 23 3.1 VYTVORENIE PRVEJ ANALÝZY... 23 3.2 PRESUN STĹPCOV A RIADKOV... 25 3.3 VYMAZANIE KRITÉRII... 27 3.4 ZOTRIEDENIE... 27 3.5 POUŽITIE FILTRA... 27 3.6 ULOŽENIE ANALÝZY... 29 3.7 POKROČILÉ FUNKCIE... 30 3.7.1 AUTOMATICKÉ ODOSIELANIE EMAILOV... 31 3.8 AUTOMATICKÁ ZMENA ČASOVÝCH ÚDAJOV... 31 3.9 KOLÁČOVÉ GRAFY... 32 4 ANALÝZY OBCHODU... 33 4.1 POROVNANIE TOP ZÁKAZNÍKOV... 33 4.2 POROVNANIE PREDAJA PODĽA STREDÍSK ALEBO ZÁKAZIEK... 35 4.3 SKUPINY PRODUKTOV/ SKUPINY PARTNEROV... 36 4.4 PLATOBNÁ MORÁLKA ZÁKAZNÍKOV... 36 5 ÚČTOVNÉ ANALÝZY... 39 5.1 POROVNANIE STREDÍSK A ICH NÁKLADOV... 39 5.2 SLEDOVANIE VÝSLEDOVKY PO MESIACOCH... 41 5.3 ZDROJOVÉ ÚDAJE... 42 6 ANALÝZA SKLADU... 43 6.1 PODKLAD PRE LEŽIAKY NA SKLADE... 43 6.2 POHYBY POLOŽIEK ZA VYBRATÉ OBDOBIE... 44 6.3 POMER VRÁTENÝCH POLOŽIEK OD ODBERATEĽOV... 45 6.4 STAV PO POLOŽKÁCH V MJ A EUR... 45 6.5 STAV PO SKLADOCH V MJ A EUR... 46 7 PLÁNOVANIE... 47 8 ZÁVER... 50
5
6 NEO BUSINES INTELLIGENCE 1 ÚVOD 1.1 O PROGRAME Program NEO Business Intelligence umožňuje spracovať dáta firmy z jej účtovníctva a zobraziť ich v prehľadných analýzach a grafoch. Vďaka nim môžete firmu riadiť omnoho efektívnejšie a včas prijímať správne rozhodnutia. Pomocou zrozumiteľných analýz získate reálny obraz o stave Vašej firmy, jej predajných výsledkoch alebo aktivitách Vašich obchodníkov a pobočiek. Zaujímavé vlastnosti produktu: Jednoduché prepojenie s Vaším účtovníctvom NEO BI automaticky nájde databázy účtovného systému a napojí sa na ne Nie je potrebné dokupovať ďalší podporný software alebo licencie, SQL server a pod. Program NEO BI podporuje účtovný systém Omega Jednoduché a intuitívne ovládanie stačí pár klikov a prehľady máte k dispozícii Grafické prehľady analýzy a grafy si jednoducho upravíte podľa svojich predstáv Zrozumiteľné pre každého nemusíte rozumieť účtovníctvu. Prehľady z programu okamžite pochopíte Vy aj Vaši zamestnanci Bezpečnosť NEO BI nijak nemení Vaše dáta, nezasahuje do nich, ani neposiela Vaše dáta cez internet. 1.2 AKÉ INFORMÁCIE NÁJDETE V PRÍRUČKE Užívateľská príručka by Vás mala previesť ovládaním programu a vysvetliť Vám základné funkcie tak, aby ste ich mohli začať ihneď používať na vlastných dátach. Nájdete v nej množstvo užitočných tipov a rád, prípadne aj dôležitých upozornení. Textové a grafické prvky, ktoré sú použité v príručke: Názvy tlačidiel v programe sú znázornené tučným písmom. Položky menu, ktoré je potrebné postupne vybrať, sú znázornené tučným písmom a prepojené šípkou, napr. Pokročilé funkcie Export do Excelu. Pre zdôraznenie odporúčaní, upozornení, príkladov a poznámok sú v príručke použité rámiky s obrázkom a príslušným textom: UPOZORNENIE (upozornenie na dôležitú funkčnosť, výpočet a pod.), TIP (tip na použitie nejakej funkcie alebo naše odporúčanie), POZNÁMKA (dodatočný komentár k nejakému popisu), PRÍKLAD (krátky praktický príklad):
7
8 NEO BUSINES INTELLIGENCE 2 INŠTALÁCIA PROGRAMU A PRIPOJENIE ÚČTOVNÍCTVA V tejto kapitole sa dozviete ako si program NEO BI jednoducho a rýchlo nainštalovať a pripojiť Vaše účtovníctvo. Pred samotnou inštaláciou venujte pozornosť doporučenej konfigurácii počítača pre správnu funkčnosť programu. Doporučená konfigurácia PC pre prácu s programom NEO BI je nasledujúca: Požiadavky na klientské PC: Procesor: Intel Core i5 (2,9 GHz) alebo kompatibilný RAM: 4 GB a viac HDD: minimálne 5 GB voľného miesta (doporučený SSD disk) Systém: Windows 7, Windows 8/8.1, Windows 10( kompatibilný s.net Framework 4.0 Full ) Monitor: rozlíšenie 1920x1080 Iné: optická mechanika alebo pripojenie na internet Požiadavky na server: Procesor: Intel Core i5 (2,9 GHz) alebo kompatibilný RAM: 8 GB HDD: doporučený SSD disk Systém: Windows Server 2008 alebo novší (kompatibilný s.net Framework 4.0 Full) 2.1 INŠTALÁCIA PROGRAMU Program NEO BI si nainštalujete z našej internetovej stránky https://www.kros.sk/neo. Na webe si stiahnete bezplatnú 15 dňovú verziu programu NEO BI. Spustíte inštalačný súbor NEO_Install.exe a začne inštalácia programu, ktorá by mala trvať okolo 2-3 minút.
9 Pred samotnou inštaláciou programu vám odporúčame najskôr vypnúť všetky spustené aplikácie vo Windows, vyhnete sa tak prípadným problémom. Po úspešnej inštalácii programu môžete prejsť k prepojeniu s Vašimi dátami. 2.2 PRIPOJENIE VÁŠHO ÚČTOVNÍCTVA/DATABÁZY Druhým krokom k úspešnému používaniu NEO BI je jeho prepojenie na Vaše účtovníctvo (alebo spustenie DEMO firmy). V tomto kroku sa môžete rozhodnúť, či sa pozriete na analýzy nami vytvorenej DEMO firmy alebo do programu pripojíte databázu s Vašimi údajmi. 100% Garancia bezpečnosti! Garantujeme Vám, že program NEO BI nemení, ani nikam cez internet neposiela žiadne údaje z Vášho účtovníctva! Pokiaľ si vyberiete pripojenie k Vašim dátam, otvorí sa v programe okno Pripájanie firiem z externých programov. Aby ste nemuseli databázy/účtovníctvo pracne vyhľadávať, program je nastavený tak, že vyhľadá za Vás a ponúkne Vám nájdené možnosti. Vyberte si, ktorú databázu chcete pripojiť a pokračujte tlačidlom Ďalší a dokončite pripojenie. Samozrejme môžete firmu pripojiť aj ručne. Kliknite na tlačidlo Pripoj databázy ručne.
10 NEO BUSINES INTELLIGENCE Program NEO BI je v tejto chvíli kompatibilný s účtovným programom Omega. Po stlačení tlačidla Ďalší sa spustí prepočet dát. Počas tohto prepočtu si program NEO BI prekopíruje dáta z účtovného systému k sebe a zmení túto prekopírovanú databázu do štruktúry, s ktorou vie pracovať oveľa rýchlejšie. Nemusíte sa obávať všetky Vaše dáta zostanú nedotknuté a nezmenené! Program NEO BI už bude pracovať len so svojou vlastnou databázou. Po skončení prepočtu program ihneď vyplní základné prehľady. Okamžite po inštalácii tak môžete vidieť základné ukazovatele o Vašej firme a pustiť sa do analýzy a prehľadov. 2.3 VYTVORENIE SIEŤOVEJ VERZIE Inštalácia na server V prvom kroku je potrebné nainštalovať NEO Business Intelligence na serveri a pripojiť databázy z Omegy. Inštalácia a pripojenie databáz je podrobnejšie popísaná v kapitole 2.1. a 2.2. Následne je potrebné vojsť do Zoznamu firiem a zazdieľať databázu na sieť prostredníctvom tlačidla Firma dostupná na sieti.
11 Inštalácia na klientskom počítači V druhom kroku je potrebné nainštalovať NEO na klientskom počítači. Inštalácia programu je podrobnejšie popísaná v kapitole 2.1. Následne vojdite do Zoznamu firiem a kliknite na Pripoj.
12 NEO BUSINES INTELLIGENCE V sprievodcovi pripájania firiem vyberiete možnosť pripojiť sieťovú databázu NEO BI a kliknete na tlačidlo Ďalej. V ďalšom kroku vyberiete počítač v sieti, na ktorom sa databáza NEO BI nachádza a kliknite na tlačidlo Ďalej. V poslednom kroku sa Vám otvorí okno, kde vyberiete databázu, ktorú chcete pripojiť a kliknete na tlačidlo OK. Týmto krokom máte pripojenú sieťovú databázu NEO Business Intelligence.
13 2.4 AKTIVÁCIA PROGRAMU Licenciu k programu NEO si zaktivujete cez menu Nastavenia Aktivácia programu. Následne vyplníte vaše zákaznícke číslo (nájdete ho na ktorejkoľvek faktúre od KROSu), vyberiete spôsob aktivácie pomocou pripojenia k internetu a pokračujte tlačidlom Ďalej. V prípade, ak aktivácia pomocou pripojenia k internetu neprebehne, vyberte možnosť telefonicky a kontaktujte nás na tel. čísle 041/707 10 40. Program Vás hláškou upozorní o úspešnej aktivácii programu, aktiváciu potvrďte tlačidlom OK.
14 NEO BUSINES INTELLIGENCE 2.5 MÔJ PROGRAM Nastavenia Môj program sa nachádzajú v hlavnom menu programu na záložke Nastavenia Môj program. V tejto evidencii sa nachádzajú všetky Programové nastavenia, Balíčky, Nastavenia prepočtu, Účtovného softvéru a Účtovníctva a Používateľov. Pre prácu v programe NEO je potrebné zadefinovať niektoré nastavenia. Niektoré nastavenia sú platné pre celý program, niektoré sa týkajú iba príslušných evidencií PROGRAMOVÉ NASTAVENIA Otváranie formulárov, v ktorých je možné zadefinovať, ako sa majú správať okná programu. Taktiež čas automatického odhlásenia z programu.
15 Nastavenie pozadia pracovnej plochy Nastavenie e-mailového konta, v prípade využitia vlastného poštového klienta. NASTAVENIA OLAP Výber serveru pre správne fungovanie automatického prepočtu. Pripojenie na programy pre zadefinovanie cesty k databáze, ktorá sa má prepočítavať.
16 NEO BUSINES INTELLIGENCE SPRÁVA PLUGINOV pre pridávanie funkčnosti na rozšírenie programu. POUŽÍVATELIA pre pridávanie používateľov, nastavenie ich prístupových práv a nastavenie hesiel. ÚČTOVNÍCTVO pre zadefinovanie manažérskeho prevodníka, ktorý je nevyhnutný pri vytváraní analýzy účtovníctva. Pomocou neho si môžete vyberať rôzne skupiny účtov, ktoré chcete analyzovať. Tieto skupiny účtov si môžete prispôsobiť podľa vlastnej potreby v nastavení programu. Manažérsky prevodník vytvoríte z hlavného menu programu Nastavenia Môj program Manažérske prevodníky. Prostredníctvom tlačidla Pridaj pridáte nový manažérsky prevodník.
17 V časti Názov pomenujete manažérsky prevodník. Pod týmto názvom budete prevodník používať pri tvorbe analýz. V našom prípade je názov manažérskeho prevodníka Náklady. Následne cez tlačidlo Pridaj v spodnej časti formulára pridáte jednotlivé skupiny účtov. Týmto krokom sa dostanete do formulára, kde budete vytvárať strom účtov. Na príklade si vysvetlíme vytvorenie stromu účtov. V časti Názov skupiny pomenujeme prvú úroveň skupiny účtov - Celkové náklady. Vzhľadom k tomu, že táto skupina bude obsahovať viacero podúrovní, konkrétne účty z účtového rozvrhu do nej pridávať nebudeme. Uložíme ju tlačidlom Ok a ďalší.
18 NEO BUSINES INTELLIGENCE Týmto krokom sme vytvorili prvú úroveň manažérskeho prevodníka. Druhú úroveň v nami vytváranom manažérskom prevodníku tvoria Osobné náklady a Prevádzkové náklady. V časti Názov skupiny pomenujeme druhú úroveň skupiny účtov Osobné náklady, Prevádzkové náklady. Vzhľadom k tomu, že tieto skupiny budú obsahovať ďalšiu podúroveň, konkrétne účty do nich pridávať nebudeme Po zadaní Názvu skupiny sa Vám v strome účtov táto skupina zobrazí nasledovne. Pre odsadenie skupiny do druhej úrovne môžete použiť tlačidlá v spodnej časti formulára. V našom prípade, tlačidlo Doprava. Alebo uchopte skupinu Osobné náklady so zakliknutým ľavým tlačidlom myši a potiahnite ho na úroveň Celkové náklady, pokiaľ sa Vám nezobrazí zelená šípka.
19 Tieto nastavenia uložíme tlačidlom OK a ďalší. Druhú skupinu Prevádzkové náklady pridáme rovnakým spôsobom a odsadíme do druhej úrovne. Tieto nastavenia uložíme tlačidlom OK a ďalší. Tretiu úroveň v nami vytváranom prevodníku tvoria už konkrétne účty z účtového rozvrhu. V časti Názov skupiny pomenujeme tretiu úroveň, v tomto prípade Mzdy.
20 NEO BUSINES INTELLIGENCE Vzhľadom k tomu, že tretia úroveň je v tomto prípade posledná, cez tlačidlo Pridaj pridáme do skupiny Mzdy konkrétny účet z účtového rozvrhu. Tieto nastavenia uložíme tlačidlom OK. Odsadenie skupiny Mzdy do tretej úrovne vykonáte rovnako, cez tlačidlá v spodnej časti formulára. Alebo uchopte skupinu Mzdy so zakliknutým ľavým tlačidlom myši a potiahnite ho na úroveň Osobné náklady, pokiaľ sa Vám nezobrazí zelená šípka.
21 Tieto nastavenia uložíme tlačidlom OK a ďalší. Rovnakým spôsobom pridáme ďalšiu skupiny Odvody, ako tretiu úroveň skupiny Osobné náklady a skupiny Energie, Odpisy a Služby ako tretiu úroveň Prevádzkových nákladov. Pri pridávaní poslednej skupiny tretej úrovne, uložíme nastavenia tlačidlom OK. Takto vytvorený manažérsky prevodník uložíte tlačidlom OK v hornej časti formulára.
22 NEO BUSINES INTELLIGENCE ÚČTOVNÝ SOFTVÉR Import účtovej osnovy, ktorý slúži na aktualizáciu a import účtovej osnovy z programu Omega Nastavenie dátumov použitých v analýze účtovníctva.
23 3 PRVÉ KROKY V PROGRAME Program NEO Business Intelligence je rozdelený do niekoľkých oblastí: Analýza obchodu, Analýza účtovníctva, Analýza skladu, Prehľady a Plánovanie. 3.1 VYTVORENIE PRVEJ ANALÝZY Novú analýzu pridáte pomocou ikony v hlavnom okne programu NEO BI s názvom Pridať analýzu obchodu. Po tomto kroku sa dostanete priamo do formulára pre vytvorenie analýzy. Vrchnú lištu tvoria funkcie pre uloženie analýzy (časť Uloženie), nastavenie a výber typu grafu (časť Graf), rozloženie riadkov (časť Rozloženie), pomenovanie a popis analýzy (časť Popis), nastavenie filtrov a tlačidlo Zatvor pre ukončenie práce s analýzou bez jej uloženia (časť Zrušenie).
24 NEO BUSINES INTELLIGENCE Vedľa záložky Editácia sa nachádza ďalšia záložka s názvom Pokročilé funkcie. V tejto časti máte možnosť využiť rôzne pokročilé analytické funkcie ako napríklad Podmienené formátovanie, Export do Excelu, Export do mailu, Tlač a pod. Pod vrchnými lištami je základné okno analýz. Tvorí ho tabuľková časť a grafická časť. Celé vytváranie analýz je veľmi intuitívne stačí zaklikávať dimenzie (modré dlaždičky) a metriky (zelené dlaždičky), podľa toho čo potrebujete v analýze vidieť. Následne sa vám napĺňa tabuľková časť údajmi. Rovnako sa napĺňa grafická časť. Graf je tvoreným všetkými údajmi v tabuľke. Ak potrebujete v grafe vidieť len určitú časť údajov, stačí tieto údaje označiť myškou v tabuľke a graf sa vytvorí len z označených údajov. Dimenzií a metrík si môžete v analýze vyklikať podľa potreby. Rovnako aj časových dimenzií je možné zvoliť viac napr. ak potrebujete členenie nielen na roky ale napr. aj na mesiace a týždne.
25 3.2 PRESUN STĹPCOV A RIADKOV V rámci kontingenčnej tabuľky je možné meniť poradie stĺpcov a riadkov. Presun jednotlivej skupiny urobíte jednoducho. Uchyťte ju myšou so zakliknutým ľavým tlačidlom a presuňte na požadované miesto, pokým sa vám nezobrazia dve šípky. Počas premiestňovania: Po premiestnení: Taktiež je možné vymeniť riadky za stĺpce a naopak. Napríklad, ak potrebujete analyzovať Predaj produktov po týždňoch ku kritériam (Produkt, Zákazník, Suma spolu bez DPH a Rok) vyberiete ďalšie časové členenie Týždeň. Po rozkliknutí šípky pri časovom rozhraní Rok sa zobrazia predaje za jednotlivé týždne v rámci tohto roku.
26 NEO BUSINES INTELLIGENCE Aby boli tieto údaje čitateľnejšie a Vy ste mohli urobiť medziročné porovnanie predajnosti produktu po týždňoch, môžete zmeniť zastúpenie riadkov za stĺpce. Teda časové členenie Rok, presunieme do riadku. Presun uskutočníte klikom na Rok a stálym podržaním ľavého tlačidla myši ho premiestnite na pozíciu riadku. Počas premiestňovania: Po premiestnení: Po tomto premiestnení stačí rozkliknúť ikonu šípky pri Produkte a uvidíte predajnosť produktu po týždňoch za jednotlivé roky.
27 3.3 VYMAZANIE KRITÉRII Pokiaľ potrebujete vybrané kritéria odstrániť z tabuľky, chyťte ich myšou stlačeným ľavým tlačidlom a pretiahnite dohora mimo poľa tabuľky. Dáta sa z prehľadu odstránia. 3.4 ZOTRIEDENIE Po vytvorení analýzy sú vybrané kritéria prioritne zotriedené od najvyššej Sumy bez DPH. Pokiaľ by ste potrebovali zotriediť napr. Produkty podľa abecedy (A-Z,Z-A), stačí kliknúť na už vybranú skupinu Produkty pravým tlačidlom myši a zvoliť Triediť buď vzostupne, alebo zostupne. 3.5 POUŽITIE FILTRA Po kliku pravým tlačidlom myši na akúkoľvek skupinu alebo časový rozsah, sa zobrazí okrem možnosti zotriedenia taktiež aj voľba Zapnúť filter. Po zapnutí tejto voľby sa vo vrchnej časti formulára objaví filtrovacie políčko, pomocou ktorého máte možnosť vybrať len určité skupiny, alebo určité časové členenie.
28 NEO BUSINES INTELLIGENCE Napr. Pokiaľ zapnete filter na skupine Produkt, máte možnosť vybrať konkrétne len tie produkty, ktoré potrebujete analyzovať. VYHĽADÁVANIE VO FILTROCH Ak máte veľké množstvo záznamov vo filtri, napr. veľké portfólio produktov a potrebujete vedieť rýchlo vyhľadať len konkrétny produkt, môžete využiť funkčnosť filtrov. Stačí zadať vyhľadávaný text do textového vyhľadávacieho poľa a vyfiltrujú sa vám len položky obsahujúce zadaný text. V prípade, ak potrebujete vybrať len vybrané položky, je potrebné najskôr zrušiť označenie všetkých položiek (Vybrať všetko) a následne môžete vyhľadávať položky, ktoré chcete označiť. Naopak, ak potrebujete zrušiť z výberu niektoré položky - necháte označené (Vybrať všetko) a vyhľadáte si príslušné položky, ktoré odznačíte.
29 3.6 ULOŽENIE ANALÝZY V prípade, že ste spokojní s vytvorenou analýzou a radi by ste tieto hodnoty sledovali, napr. každý deň, stačí túto analýzu pomenovať a pre lepšiu prehľadnosť ju zaradiť do príslušnej skupiny. Pomenovanie analýzy uskutočníte cez tlačidlo Popis analýzy, ktorá sa nachádzajú vo vrchnej lište tohto formulára. Po kliknutí na túto ikonu sa otvorí nový formulár, kde je potrebné vypísať Názov analýzy, prípadne ju zaradiť do príslušnej skupiny. Do skupiny sa analýza zaraďuje pre lepšiu prehľadnosť. Môžu to byť napr. skupiny pre krátkodobé, dlhodobé analýzy, ale týmto spôsobom si môžete rozdeliť a sprehľadniť taktiež aj analýzy produktov, obchodníkov, zákazníkov a pod. Tieto skupiny a k nim pridelené analýzy nájdete v zozname všetkých analýz, do ktorého sa dostanete z hlavného menu programu NEO BI, pomocou ikony Analýzy obchodu. Vytvorenie novej skupiny uskutočníte kliknutím na tri bodky, ktoré sa nachádzajú na konci tejto bunky Následne sa otvorí formulár pre vytvorenie novej skupiny analýz, kde cez tlačidlo Pridaj pridáte ďalšiu skupinu.
30 NEO BUSINES INTELLIGENCE Po doplnení názvu, vybratia skupiny a pomenovania, uložíte cez tlačidlo OK taktiež samotnú analýzu. 3.7 POKROČILÉ FUNKCIE Pokročilé funkcie je možné využiť v každej analýze účtovníctva alebo obchodu. Nájdete ich na samostatnej záložke v jednotlivých analýzach. Nájdete v nich Podmienené formátovanie na rýchle zvýraznenie dôležitých informácii Zdrojové dáta na zobrazenie konkrétnych dokladov, z ktorých sa hodnota v tabuľke skladá. Export do Excelu Odosielanie analýz e-mailom analýzy môžete automaticky a v pravidelných intervaloch zasielať na zadané e-mailové adresy Tlač samotnej tabuľky, alebo grafu Zamykanie/odomykanie analýz v prípade, ak nechcete, aby niekto vykonával zmeny vo vami vytvorenej analýze
31 Top X s ponukou zobrazenia TOP najlepších/najhorších vyfiltrovaných dát. Pravidlo 20/80 vyjadruje, ktorých 20% príčin spôsobuje 80% výsledkov (Paretovo pravidlo). 3.7.1 AUTOMATICKÉ ODOSIELANIE EMAILOV V prípade využívania automatického odosielania emailov, si môžete zvoliť typ prílohy, ktorú bude obsahovať email s analýzou. Typ prílohy: XLS, PDF, CSV a HTML. 3.8 AUTOMATICKÁ ZMENA ČASOVÝCH ÚDAJOV V prípade, ak máte vytvorenú konkrétnu analýzu, ktorú využívate v pravidelných intervaloch, napríklad každý mesiac, týždeň a pod., a potrebujete, aby sa vami nadefinované charakteristiky automaticky menili a prepočítavali, podľa vami navolených časových kritérií, stačí ak si v rámci časového údaju nastavíte aké obdobie chcete, aby sa vám prepočítalo. Príklad: ak sa nachádzame v siedmom mesiaci a chceme, aby nám zobrazovalo bezprostredne predchádzajúci mesiac, označíme si vo filtri šiesti mesiac. Toto nastavenie spôsobí, že sa nám k prvému dňu nasledujúceho mesiaca, v našom prípade prvého augusta, automaticky v analýze zobrazia údaje za siedmy mesiac.
32 NEO BUSINES INTELLIGENCE Toto nastavenie je možné rozšíriť aj o viaceré obdobia, ktoré sa budú automaticky časovo posúvať, podľa Vami navolených kritérií. Je dôležité neuzamykať časový filter, t.j. pri časovej dimenzii musíte mať po prechode myškou zobrazený zelený zámok. 3.9 KOLÁČOVÉ GRAFY V analýzach sa nachádzajú stĺpcové ako aj koláčové grafy. V prípade, ak chcete využívať koláčové grafy, môžete si zvoliť, či chcete v grafe vidieť percentá alebo hodnoty. Stačí, ak sa myškou nastavíte na plochu koláčového grafu a pravým tlačítkom na myši si zobrazíte menu, v ktorom si zapnete, resp. vypnete možnosť Zobraziť hodnoty v %.
33 4 ANALÝZY OBCHODU Novú analýzu pridáte prostredníctvom ikony Pridať analýzu obchodu. 4.1 POROVNANIE TOP ZÁKAZNÍKOV Potrebujete vidieť vašich TOP zákazníkov a medziročne ich porovnať? Vyberte postupne tieto kritéria: Partner, Suma spolu bez DPH a Rok. 5 Tieto hodnoty sa zobrazia v tabuľke a máte možnosť s nimi ďalej pracovať. Najlepšie je vidieť dáta, prehľadne zobrazené v grafe. Označte myšou riadky alebo čísla v tabuľke, ktoré chcete zobraziť v grafe. Takto si môžete vybrať zákazníkov, ktorých chcete porovnať.
34 NEO BUSINES INTELLIGENCE Máte taktiež možnosť sledovať TOP zákazníkov po obchodníkoch. Môžete porovnávať ich medziročné nákupy a jednoducho zistiť, či svoje nákupy opakovali a v akej výške.
35 4.2 POROVNANIE PREDAJA PODĽA STREDÍSK ALEBO ZÁKAZIEK Potrebujete porovnať predajnosť jednotlivých stredísk? Vyberte tieto kritéria: Stredisko, Rok, Suma bez DPH. Hodnoty z tabuľky zobrazíme do grafu a jednotlivé strediská môžeme porovnávať. V prípade ak využívate členenie na zákazky, a zaujíma Vás vývoj predajnosti po jednotlivých zákazky, vyberte možnosť Zákazky a jednoducho si ich porovnajte.
36 NEO BUSINES INTELLIGENCE 4.3 SKUPINY PRODUKTOV/ SKUPINY PARTNEROV Využívate v Omege Vlastnosti partnerov, alebo Vlastnosti skladových kariet, a tým ich rozdeľujete do jednotlivých kategórii? Vytvorte si analýzu obchodu a porovnávajte si tieto jednotlivé skupiny. Jednoducho dokážete prezistiť, ako sa Vám darilo v predchádzajúcich rokoch, prípadne naplánovať vývoj do budúcnosti. Pre porovnanie skupín produktov vyberte postupne tieto dimenzie: Skupina produktov, Produkt, Rok, Suma bez DPH. 4.4 PLATOBNÁ MORÁLKA ZÁKAZNÍKOV Sledujte kto sú vaši najväčší dlžníci, ktoré faktúry máte po splatnosti a koľko dní? V programe nájdete metriky (zelené dlaždičky), týkajúce sa splatnosti faktúr a platobnej morálky zákazníkov: Dni po splatnosti neuhradené - zobrazuje koľko dní po splatnosti majú doteraz neuhradené faktúry Dni po splatnosti uhradené - zobrazuje aká je priemerná dĺžka splatnosti všetkých už uhradených faktúr Neuhradená čiastka bez DPH Neuhradená čiastka s DPH
37 Dimenzie a Typy dokladov v Analýze obchodu, ktoré by vás mohli zaujímať TYP DOKLADU: DOŠLÉ FAKTÚRY Z ÚČTOVNÍCTVA Typ dokladu - Došlé faktúry z účtovníctva. Analyzovať môžete aj došlé faktúry, ktoré neevidujete (cez Fakturácia -> Došlé faktúry) ale priamo účtujete v EUD. Typ dokladu Vám dovolí analyzovať vaše nákupy a vyhodnocovať všetky došlé faktúry a dodávateľov aj v prípade, ak došlé faktúry priamo účtujete. DÁTUM SPLATNOSTI Tento uvidíte iba pri dokladoch, ktoré majú splatnosť (faktúra vydaná, faktúra prijatá, preddavkové faktúry, dobropisy ). Doklady, ktoré nemajú dátum splatnosti, uvidíte v skupine nazvanej (Nedefinované). V prípade, ak dátum splatnosti v zaúčtovaných dokladoch (EUD) je iný ako vo vystavených dokladoch (v evidenciách), do NEO BI sa prioritne prihliada na dátum splatnosti z EUD. V prípade, ak v EUD takýto dátum nie je zaevidovaný, dátum splatnosti je použitý z vystavených dokladov.
38 NEO BUSINES INTELLIGENCE DÁTUM VYSTAVENIA DOKLADU Pri každom doklade uvidíte, kedy bol vystavený. (Predvolene sú tieto dimenzie skryté a zobraziť si ich môžete cez tri bodky v sekcií Obchodný cyklus.) DIMENZIE: ČÍSLO ZÁKAZKOVÉHO LISTU Dimenzia, ktorá vám prenesie údaje z políčka Zákazkový list v zaevidovaných dokladoch v programe OMEGA. Nájdete ju v analýze obchodu v skupine Obchodný cyklus. (Predvolene sú tieto dimenzie skryté a zobraziť si ich môžete cez tri bodky v jednotlivých skupinách.) ŠARŽE Dimenzie v analýze obchodu pre zákazníkov, ktorí používajú ŠARŽE Šarža Šarža - poznámka Šarža - dátum záruky Nájdete ich v analýze obchodu v skupine Tovary a služby.
39 5 ÚČTOVNÉ ANALÝZY 5.1 POROVNANIE STREDÍSK A ICH NÁKLADOV V prípade ak využívate členenie nákladov a výnosov na SZČP je možné využiť analýzu účtovníctva na ich porovnávanie. Novú analýzu pridáte prostredníctvom ikony Pridať analýzu účtovníctva. Následne je potrebné vybrať manažérsky prevodník, ktorý obsahuje účty z účtového rozvrhu, ktoré sa zobrazia v analýze. 8
40 Vyberte kritéria, ktorého dáta sa majú zobraziť v kontingenčnej tabuľke. V našom prípade chceme porovnať náklady po strediskách, vyberieme Skupiny účtov a Stredisko. Ďalej si vyfiltrujeme strediská, ktoré chceme porovnávať. Teraz si môžeme porovnať jednotlivé náklady po vybraných strediskách. Grafické znázornenie analýzy
41 5.2 SLEDOVANIE VÝSLEDOVKY PO MESIACOCH V prípade, ak potrebujete sledovať svoje hospodárske výsledky po jednotlivých mesiacoch, využite analýzu účtovníctva na ich porovnávanie. Vyberieme manažérsky prevodník Jednoduchá výsledovka. Skupiny účtov 1. a 2. úrovne, ktoré obsahuje celkové výnosy a celkové náklady podniku v podrobnejšom členení. Vyfiltrujeme si požadované obdobie, v našom prípade rok 2015, Mesiace 1 6. Grafické znázornenie analýzy vám poskytne prehľad o vývoji v priebehu jednotlivých mesiacoch. 8
42 5.3 ZDROJOVÉ ÚDAJE Export a tlač zdrojových dát z analýz účtovníctva do Excelu. V analýzach účtovníctva si môžete exportovať do excelu, resp. tlačiť tabuľku so zdrojovými dátami. Táto funkčnosť je vhodná hlavne pre účtovníčky, ktoré si chcú vyexportovať z akých obratov vznikla daná hodnota v analýze účtovníctva. Stači, ak kliknete do dát v analýze pravým tlačidlom myši a otvorí sa vám okno Zdojové dáta. Vo formulári so zdrojovými dátami si následne môžete vybrať Tlač alebo Export do Excelu.
43 6 ANALÝZA SKLADU Analýza skladu vám umožní sledovať stav na sklade a dostupnosť produktov k akémukoľvek zvolenému dňu. Pomôže vám odpovedať na otázky kedy a koľko objednať a teda môžete optimalizovať objednávky nových zásob. Analýza skladu vám rovnako ukáže extrémne pomaly sa točiace produkty, prípadne ležiaky. Novú analýzu pridáte prostredníctvom ikony Pridať analýzu skladu. 6.1 PODKLAD PRE LEŽIAKY NA SKLADE V analýze skladu si môžete sledovať ležiaky na sklade. Môžete si pozrieť počiatočné stavy a výdaje skladových kariet. V preddefinovanej analýze máte všetky karty bez výdaja za konkrétny kvartál v danom roku. Karty, ktoré v danom kvartáli boli bez výdaja sú označené bielou farbou. Grafické znázornenie analýzy vám poskytne prehľad o vývoji v priebehu po jednotlivých kvartáloch.
44 6.2 POHYBY POLOŽIEK ZA VYBRATÉ OBDOBIE Analýza pohybov položiek slúži ako pomôcka pri objednávaní tovaru. Vidíte v nej zoznam položiek a ich obrat za vami vybraté obdobie, ktoré si môžete meniť vo filtri. V zobrazenom filtri môžete meniť obdobie Od Do podľa vami preferovaného sledovaného obdobia.
45 6.3 POMER VRÁTENÝCH POLOŽIEK OD ODBERATEĽOV V danej analýze môžete sledovať, ktoré položky sa vám najčastejšie vracajú. Taktiež môžete vidieť počet vrátených položiek v porovnaní s vydaným počtom. 6.4 STAV PO POLOŽKÁCH V MJ A EUR V tejto analýze môžete sledovať stav po položkách v merných jednotkách a zároveň v eurách ku konkrétnemu dátumu. Analýza vychádza z konečných stavov jednotlivých položiek/produktov za jednotlivé sklady. Konkrétny dátum, ku ktorému chcete sledovať stav položiek si nastavíte v nasledovnom filtri.
46 6.5 STAV PO SKLADOCH V MJ A EUR Analýza nadväzuje na predošlú. Môžete tu sledovať stav po jednotlivých skladoch a ich jednotlivých položkách/produktoch. Rovnako ako v predošlej analýze aj tu si môžete vo filtri nastaviť dátum ku ktorému chcete sledovať konečné stavy skladov.
47 7 PLÁNOVANIE Modul Plánovanie Vám umožní vytvoriť plán firemných cieľov. Do programu môžete zadávať svoje čiastkové alebo celofiremné plány. V programe máte možnosť porovnávať tieto dáta s reálnymi výsledkami, prípadne vypočítať mieru plnenie plánu. Plánovanie pridáte prostredníctvom ikony v hlavnom okne programu Pridaj plánovanie obchodu alebo Pridaj plánovanie účtovníctva. Následne je potrebné vytvoriť si v plánovaní analýzu obchodu alebo účtovníctva, podľa ktorej budeme plánovať dáta do budúcnosti. Plánovanie dát sa nachádza na záložke v hlavnom menu programu. V tejto časti je potrebné vybrať si obdobie, ktoré chcete naplánovať a nastaviť hodnoty (buď rozkopírovať dáta podľa skutočnosti, alebo dáta úplne vynulovať a zadať hodnoty ručne)
48 Po nastaveniach je potrebné kliknúť na tlačidlo Plánuj. Po naplánovaní sa do analýzy pridá samostatný stĺpec, kde máte dáta podľa nastavení rozplánované. Tieto nastavenia je potrebné už len uložiť tlačidlom Ulož v hornej časti formulára.
49
50 8 ZÁVER Veríme, že táto príručka Vám priniesla mnoho cenných informácii a rád pri práci s programom. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa programu NEO Business Intelligence, môžete kontaktovať Vášho predajcu softvéru, ktorého kontaktné údaje sú: KROS, a.s. A. Rudnaya 21 Žilina 010 01 Kontakt: Hot line: 041/707 10 40 E-mail: neo@kros.sk Web: www.kros.sk/neo
51 ĎALŠIE EKONOMICKÉ PROGRAMY ALFA plus jednoduché účtovníctvo Program ALFA plus je nástupca úspešného a obľúbeného programu ALFA, v ktorom spracováva jednoduché účtovníctvo viac ako 36 000 firiem a živnostníkov na Slovensku. ALFA plus je profesionálny softvér s jednoduchým a praktickým ovládaním, určený pre vedenie kompletnej ekonomickej agendy jednoduchého účtovníctva firmy. Program obsahuje množstvo praktických funkcií pre účtovníka, fakturanta alebo skladníka. Súčasťou programu sú okrem jednoduchého účtovníctva napríklad aj sklad prepojený s reg. pokladnicami, DPH, fakturácia, kniha jázd s cestovnými príkazmi, pokladnice, ale aj evidencie majetku, došlej a odoslanej pošty, homebanking a ďalšie. Bezplatná demoverzia na www.kros.sk/alfaplus OLYMP mzdy a personalistika Program OLYMP je jednoduchý a prehľadný softvér, ktorý slúži na vedenie personálnej a mzdovej agendy. V programe OLYMP hravo zvládnete výpočet miezd pre všetky zákonom stanovené typy pracovného pomeru. Súčasťou programu je personálny modul, ktorý umožňuje evidovať všetky dôležité údaje o zamestnancoch personálne aj mzdové. Mzdový modul umožňuje výpočet mzdy podľa charakteru zamestnanca zo zadaných zložiek mzdy, umožňuje výpočet priemerov na dovolenky a nemoc. Podporuje tiež rozúčtovanie nákladov na strediská alebo zákazky a export údajov do účtovných softvérov. Prostredníctvom tlačového a exportného modulu za vás program pripraví množstvo dokumentov, napríklad pracovných zmlúv, výplatných pások alebo rôzne druhy rekapitulácií. Samozrejmosťou je export a tlač výkazov do príslušných inštitúcií, s možnosťou tlače do originálov, ako aj s možnosťou elektronického zasielania. Dochádzkový modul zabezpečí automatický prenos dát z dochádzkového systému, čím zrýchli a zjednoduší tvorbu mzdy. Sieťová verzia programu umožňuje viacerým používateľom súčasne pracovať so spoločnými údajmi a obsahuje doplnkové funkcie (plán dovoleniek, pripomienkovač a ďalšie). Program využíva už viac ako 18 000 firiem a je držiteľom ocenenia Slovak Gold a Grand Prix Slovak Gold. Bezplatná demoverzia na www.kros.sk/olymp OMEGA podvojné účtovníctvo Program OMEGA podvojné účtovníctvo je ideálne riešenie pre efektívne vedenie účtovnej agendy vo vašej firme. V programe s prehľadom zvládnete spracovať všetky dôležité evidencie - DPH, daňové priznania, skladové hospodárstvo, fakturáciu, maloobchod a predaj cez registračné pokladnice, evidenciu dlhodobého a krátkodobého majetku, cestovné príkazy, jazdy a ďalšie. Nemusíte sa obávať ani legislatívnych noviniek - zmeny v legislatíve sú do programu vždy načas zapracované. Prácu v programe zjednodušujú a uľahčujú skvelé funkcie ako automatické zaúčtovanie a predkontácie, vďaka ktorým pracujete rýchlejšie a bez zbytočných chýb. Program je prehľadný,
52 jednoducho sa ovláda a používateľom poskytuje dostatočné pohodlie pre rýchle a presné spracovanie účtovníctva. Pre vedenie podvojného účtovníctva nepotrebujete náročný a zložitý systém! Program OMEGA si zostavíte presne tak, ako potrebujete vo vašej firme. V OMEGE používate iba tie moduly, ktoré potrebujete. Bezplatná demoverzia na www.kros.sk/omega Taxa daňové priznania Taxa je bezplatný program, ktorý slúži na vyplnenie daňového priznania k dani z príjmov FO typu A a B, ktoré podávajú daňovníci podľa typov príjmov a daňového priznania z motorových vozidiel. Všetky strany daňového priznania i potvrdenie o jeho odovzdaní a záverečný výpis je možné z programu vytlačiť na vašej tlačiarni. Potom ich podpíšete a odovzdáte na daňovom úrade. Program nemá zásadné obmedzenia, je voľne dostupný a jeho používanie je bezplatné. Tento program ročne využije viac ako 30 000 používateľov. Bezplatná demoverzia na www.kros.sk/taxa ikros online faktúry zadarmo ikros je nová bezplatná internetová služba pre živnostníkov a drobných podnikateľov, ktorí potrebujú rýchlo a jednoducho vystaviť a spracovať faktúry kedykoľvek a odkiaľkoľvek. ikros nájdete na internetovej adrese www.ikros.sk ONIX podnikový informačný systém Program ONIX je podnikový informačný systém pre riadenie firemných procesov v oblasti predaja a nákupu. Systém je ideálnym riešením pre obchodné firmy, ktorým zvyšuje efektivitu pri riadení zákazkového a veľkoobchodného predaja. Systém je vhodný pre malé až stredne veľké firmy, ktoré potrebujú riešiť obchodné procesy vo firme. Prepracovaný systém skladového hospodárstva umožňuje viesť prehľadnú evidenciu skladových kariet na ktorých dokážete okrem základných parametrov evidovať napríklad množstevné jednotky a balenia, rôzne kódy karty, dodávateľov, prílohy a obrázky, alternatívy, príslušenstvo, skupiny a mnoho iného. Skladové prehľady vám poskytujú dostatok informácii pre efektívne riadenie nákupu a pomáhajú tak optimalizovať skladové zásoby. Systém umožňuje riadiť zákazkový predaj, nákup tovaru na zákazku a sledovať dôležité termíny počas vybavovania zákazky. Integrovaný Business Intelligence modul vám poskytne všetky dôležité informácie pre manažérske rozhodovanie. Variabilita systému umožňuje prispôsobiť jeho funkčnosť individuálnym požiadavkám zákazníkov. Dokážete si tak jednoducho pridať do programu úplne novú evidenciu, nové polia na formuláre, alebo dokonca vytvoriť vlastné tlačové výstupy s vaším firemným dizajn manuálom. Bezplatná demoverzia na www.kros.sk/onix