SPRÁVA o činnosti Štátneho archívu v Košiciach, pobočka Košice za rok 2013 A. Personálny stav V Štátnom archíve v Košiciach, pobočka Košice sa v roku 2013 na odborných archívnych činnostiach podieľalo 7 zamestnancov. Z uvedeného počtu bolo 5 zamestnancov v stálej štátnej službe a 2 zamestnanci pri výkone prác vo verejnom záujme. Dve zamestnankyne pri výkone prác vo verejnom záujme boli do našej pobočky delimitované z Archívu mesta Košice v roku 2003 v dôsledku vydania nového zákona o archívoch a registratúrach. Súčasný počet 7 zamestnancov, vzhľadom na veľkú územnú pôsobnosť našej pobočky, je nepostačujúci a má vplyv aj na plnenie úloh, ktoré je potrebné zabezpečovať. B. Rozpis pracovných dní na plnenie úloh Rozpis pracovných dní na odborné činnosti zodpovedá súčasnému personálnemu obsadeniu pobočky. Najviac pracovných dní sme venovali sprístupňovanie archívnych fondov a predarchívnej starostlivosti u pôvodcov, od ktorých preberáme archívne dokumenty. C. Plnenie plánovaných úloh v jednotlivých kapitolách 1. Predarchívna starostlivosť Aj napriek tomu, že naša pobočka nevedie v evidencii ani jeden podnikový archív, sme úseku predarchívnej starostlivosti venovali pomerne veľa času. Na druhej strane evidujeme množstvo pôvodcov v predarchívnej starostlivosti, v ktorých vykonávame štátny odborný dozor, vydávame rozhodnutia o vyradení registratúrnych záznamov a preberáme od nich archívne dokumenty. Túto činnosť v našej pobočke zabezpečujú dvaja zamestnanci s vysokoškolským vzdelaním II. stupňa, ktorí okrem toho plnia aj iné úlohy na úseku sprístupňovania archívnych dokumentov, evidencie archívneho dedičstva, prístupu k archívnym dokumentom a pod. 2. Evidencia archívneho dedičstva Evidenciu archívneho dedičstva vykonáva riaditeľka pobočky. V roku 2013 bolo v aplikácii WinAfondy zaevidovaných 24 nových archívnych fondov a 14 nových prírastkov k už evidovaným archívnym fondom. Táto evidencia je priebežne aktualizovaná a dopĺňaná. K 31.12.20013 sme spravovali 988 archívnych fondov, ktoré merajú 3488,87 bm. - 1
3. Ochrana archívnych dokumentov 3.1.1. Archív sídli v budove bývalého Katastrálneho úradu Košice na 6.a 7. poschodí, kde sa presťahoval v roku 2003 na základe zmluvy o výpožičke priestorov. Od 1.10.2013 je budova v správe Ministerstva vnútra SR, Centra podpory Košice Ministerstvo vnútra SR v roku 2011 prevzalo od Colného úradu Košice do správy budovu na Svätoplukovej č.18 v Košiciach pre potreby našej pobočky s tým, že sa bude táto budova rekonštruovať a sústredia sa tam všetky archívne fondy, ktoré sú toho času rozmiestnené v troch budovách v rôznych častiach Košíc, ktoré sú od seba dosť vzdialené. Doposiaľ sa však s rekonštrukciou tejto budovy ani nezačalo. Ďalších cca 400 bm je uložených v depote Štátneho archívu v Košiciach na Vodárenskej ul. č.10 v Košiciach, kde preberáme archívne fondy zaniknutých úradov štátnej správy (úrady životného prostredia, pozemkové a lesné úrady), ktoré so od 1.7.2013 stali súčasťou okresných úradov. 3.1.2. Nakoľko je kapacita úložných priestorov vyčerpaná, je nevyhnutné tento problém riešiť buď rekonštrukciou budovy na Svätoplukovej č.18 alebo získaním iných priestorov. 3.5.5. Kníhviazačské práce V predchádzajúcich rokoch nám viazanie archívnych pomôcok zabezpečoval Štátny archív v Prešove. Pravdepodobne z dôvodu zníženia počtu pracovníkov v archíve a tiež nedostatku finančných prostriedkov sa nám v roku 2013 nepodarilo zviazať nové archívne pomôcky. 4. Spracovanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov Z celkového počtu 3488,87 bm archívnych dokumentov je takmer 54 % sprístupnených formou archívnej pomôcky a takmer 33 % je usporiadaných. V roku 2013 sme sprístupňovali archívne fondy notárskych úradov, miestnych národných výborov a okresných úradov po roku 1990. Všetky archívne fondy sú sprístupnené v aplikácii BachProArchív-Inventáre. bm % roztriedené 252,00 7,22 usporiadané 1131,45 32,43 inventarizované 1870,97 53,63 katalogizované registre ako AP nespracované 234,51 6,72 celkové množstvo 3488,87 10 Celkový stav spracovania AF - 2
Celkový stav spracovania AF v bm: 400 350 3488,87 300 250 200 1870,97 150 100 1131,45 50 252,00 234,51 roztriedené usporiadané inventarizované katalogizované registre ako AP nespracované celkové množstvo Celkový stav spracovania AF v %: 6,72% 7,22% % 32,43% roztriedené usporiadané inventarizované katalogizované registre ako AP nespracované 53,63% - 3
6. Prístup k archívnym dokumentom V bádateľni archívu študovalo 36 bádateľov hlavne regionálne dejiny, dejiny školstva, dejiny vojenstva, dejiny politických strán, cirkevné dejiny a genalógiu. V roku 2013 sme pokračovali s preberaním matričných kníh z mesta Košice do roku 1912. Doposiaľ sme s vydávaním výpisov z matrík nemali žiadne skúsenosti a počet žiadostí stúpa, preto sme tejto agende venovali pomerne veľa času, nakoľko je dosť rozsiahla. Z územného obvodu Košice-okolie a Košice-mesto bolo doposiaľ prevzatých 260 matričných kníh. Bádateľské návštevy chronologické členenie počet % 1. témy do roku 1848 0 0,0 2. témy z rokov 1848 1918 54 57,4 3. témy z rokov 1918 1945 21 22,3 4. témy po roku 1945 19 20,2 5. témy presahujúce jednotlivé obdobia 0 0,0 Spolu: 94 100,0 0,0% 0,0% 20,2% 1. témy do roku 1848 22,3% 57,4% 2. témy z rokov 1848 1918 3. témy z rokov 1918 1945 4. témy po roku 1945 5. témy presahujúce jednotlivé obdobia 7. Príručná odborná archívna knižnica K 31.12.2013 archív evidoval 5548 zväzkov kníh a odborných časopisov z oblasti regionálnych dejín, dejín správy a práva, archívnictva a pomocných vied historických. Knihy sú evidované klasicky v knihe prírastkov, časť je evidovaná aj elektroniky. Výpočičky neposkytujeme, knihy sa na požiadanie predkladajú na štúdium v bádateľni archívu. V roku 2013 nebola zakúpená ani jedna kniha z dôvodu nedostatku finančných prostriedkov. Nové tituly sme získali darom väčšinou od obecných úradov. 9. Organizačná a riadiaca práca, ekonomické a administratívne práce Všetky úlohy súvisiace s organizačnou a riadiacou prácou vykonáva riaditeľka pobočky. -4
V roku 2013 sa zúčastnila dvoch porád riaditeľov štátnych archívov, ktoré organizuje Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, odbor archívov a registratúr, interných porád na vlastnom pracovisku, archívnych dní v Bratislave a výstavy Klenoty slovenských archívov v Bratislave. Plní aj úlohy na úseku obsadzovania štátnozamestnaneckých miest a pri výkone prác vo verejnom záujme. Ekonomické činnosti súvisiace s vedením a vyúčtovaním pokladne, rozpočtom a pod. zabezpečuje riaditeľka pobočky a 1 zamestnankyňa v stálej štátnej službe, ktorá to nemá uvedené v opise činnosti. Od 1.1.2013 nám finančné prostriedky prostredníctvom Štátneho archívu v Košiciach prideľuje Ministerstvo vnútra SR, Centrum podpory Košice. Okrem toho, že boli uhradené všetky faktúry, na materiálno-technické zabezpečenie archívu nám neboli vyčlenené pravdepodobne žiadne finančné prostriedky, pretože sme za celý rok 2013 dostali iba 4 škatule kancelárskeho papiera. K plneniu našich pracovných úloh nám chýbajú základné kancelárske potreby, hlavne spisové obaly, lepidlá, písacie potreby, archívne škatule a pod. V roku 2013 riaditeľka archívu pracovala v Názvoslovnej komisii pri Správe katastra Košice-okolie a niektoré zamestnankyne sa podieľali na činnosti Dejepisného spolku v Košiciach. Aj napriek tomu, že počet pracovníkov našej pobočky je pre zabezpečenie všetkých úloh, ktoré sú na nás kladené nepostačujúci, všetci odborní pracovníci pri plnení svojich úloh vynaložili maximálne úsilie, aby plánované úlohy boli splnené. PhDr, Margita Krajňáková riaditeľka - 5