INTERNÁ SMERNICA MESTA REVÚCA č. 5/2016 o postupe vykonávania finančnej kontroly v pôsobnosti Mesta Revúca F40 Verzia: platné znenie Rok vydania: 2016 Výtlačok č.: 1 INTERNÁ SMERNICA MESTA REVÚCA č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Platnosť od: 18.07.2016 Účinnosť od: 18.07.2016 Ruší IS č.: 03/2012 Organizačná zložka: Meno a priezvisko: Dátum: Podpis: Vypracoval: Predkladá: Oddelenie vnútornej prevádzky Oddelenie vnútornej prevádzky Ing. Pavel Kochjar 15.07.2016 Ing. Pavel Kochjar 15.07.2016 Gestor: Prednosta Ing. Eva Kučeráková 15.07.2016 Schválil: MVDr. Eva Cireňová 15.07.2016
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 2 z 9 Článok I. 1. Účelom Smernice o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov (ďalej len Smernica ) je stanoviť podmienky pre prideľovanie a používanie mobilných telefónov, kontrolu dodržiavania stanovených mesačných programov a limitov, čerpania nákladov na jednotlivé služobné mobilné telefónny a súčasne stanovuje systém ich používania a evidovania. 2. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov Mesta Revúca. Článok II. 1. Služobný mobilný telefón ( ďalej len MT ) je možné používať na pracovné účely v rámci stanovených mesačných programov za telefónne hovory. V osobitných prípadoch je možné používať telefón aj na súkromné účely. 2. Mesačný limit pridelených voľných minút pre zamestnancov za telefónne hovory na pridelenom telefóne je stanovený výškou schváleného mesačného programu, resp. stanovenou výškou limitu v Eurách (pri dobíjacích kupónoch = prima karty). 3. O pridelení MT a výške mesačného programu vrátane ostatných služieb pre zamestnancov ktorí v organizačnej štruktúre funkčne spadajú pod primátorku mesta rozhoduje primátorka mesta. Prednostka Mestského úradu rozhoduje o pridelení MT a výške mesačného programu vrátane ostatných služieb pre vedúcich a ďalších zamestnancov v jej riadiacej pôsobnosti. 4. Komunikáciu s poskytovateľom mobilných telekomunikačných služieb zabezpečuje referát informačných systémov (RIS). Zúčtovanie a kontrolu faktúr za poskytnuté služby zabezpečuje oddelenie vnútornej prevádzky (OVP). Zmenu mesačného programu pre jednotlivých zamestnancov vykonáva oddelenie vnútornej prevádzky a referát informačných systémov (ďalej len oddelenie OVP alebo RIS ) po nariadení primátorky alebo prednostky úradu. Zmena mesačného programu smerom dole (zníženie používaného paušálu) pred skončením viazanosti (18 alebo 24 mesiacov) je len v nutných prípadoch nakoľko môže dôjsť k pokute za nedodržanie zmluvy (dodatku k zmluve) zo strany poskytovateľa služieb. Primátorka mesta alebo prednostka mestského úradu môžu v opodstatnených prípadoch písomne nariadiť oddeleniu OVP alebo RIS, aby sa niektorým zamestnancom uhrádzali aj roamingové hovory (volané a prijaté hovory v zahraničí). Taktiež rozhodujú od upustenia vymáhania úhrady v prípade prekročenia stanoveného mesačného limitu. Výber typu MT zabezpečuje RIS v zmysle aktuálnej akciovej ponuky poskytovateľa mobilných telekomunikačných služieb. Ak je cena MT viac ako 10,- musí jeho kúpu odsúhlasiť prednostka Mestského úradu, alebo príslušný zamestnanec musí podpísať dohodu o zrážke zo mzdy podľa prílohy č.4.
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 3 z 9 5. Skutočné prevádzkové náklady na základe faktúr uhrádza mesto. V prípade prekročenia stanoveného mesačného limitu zamestnancom o viac ako 3 mesačne, je dotyčný zamestnanec povinný celkový vzniknutý rozdiel uhradiť mestu na základe písomnej dohody o zrážkach zo mzdy podľa prílohy č.3. 5. Zodpovedný zamestnanec oddelenia OVP mesačne kontroluje hromadnú faktúru od poskytovateľa telekomunikačných služieb podľa jednotlivých zamestnancov. Vypracuje zoznam ( viď príloha č.1 ) všetkých zamestnancov ktorí v danom mesiaci prekročili stanovený limit a príslušného zamestnanca oboznámi s výškou prekročenia limitu, ktorú je zamestnanec povinný uhradiť mestu podľa tohto zoznamu. Ak príslušný zamestnanec s úhradou súhlasí, podpíše uvedenú sumu v zozname. V prípade jeho nesúhlasu, vyhotoví pracovník RIS podrobný výpis hovorov za fakturovaný mesiac. Primátorka mesta, resp. prednostka úradu na základe tohto výpisu a konzultácie s príslušným zamestnancom rozhodnú o výške úhrady, resp. o odpustení úhrady. Článok III. 1. MT sa spravidla prideľuje na dobu neurčitú alebo na dobu určitú len zamestnancom, ktorých zaradenie a charakter práce si trvalo vyžaduje operatívne telefonické spojenie počas vykonávania pracovnej činnosti i mimo sídla pracoviska. 2. MT sa prideľujú vedúcim zamestnancom, hlavnému kontrolórovi a všetkým zamestnancom ktorí ho potrebujú pre zabezpečovanie svojich služobných povinností. 3. Užívacie právo k telefónu je viazané na výkon konkrétnej funkcie, resp. druhu práce. Toto právo zaniká dňom ukončenia výkonu funkcie a na nového zamestnanca prechádza dňom jeho ustanovenia do funkcie alebo dočasného poverenia výkonom funkcie, resp. druhu prác alebo od konkrétnej akcie. 4. Zamestnancovi sa pridelí telefón na základe Protokolu o prevzatí a odovzdaní služobného mobilného telefónu a SIM karty (príloha č.2). Neoddeliteľnou súčasťou protokolu je Dohoda o zrážkach zo mzdy príloha č. 3 a v prípade potreby aj príloha č.4. V protokole sú uvedené podmienky používania telefónu, jeho príslušenstvo (napr. SIM - karta s telefónnym číslom) a schválený užívateľský program (rozpis aktivovaných služieb k Paušálu), resp. stanovený mesačný limit v eurách. V prípade pridelenia samotnej SIM karty bez MT je uvedený účel jej použitia 5. Presuny telefónov medzi zamestnancami bez vedomia oddelenia OVP a RIS nie sú prípustné. Článok IV. 1. Zamestnanec, ktorému bol pridelený telefón je povinný oboznámiť sa s návodom na jeho obsluhu. 2. Zamestnanec je zodpovedný za efektívne a hospodárne využívanie telefónu. V prípade jeho
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 4 z 9 straty, odcudzenia, poškodenia, poruchy a podobne je povinný nahlásiť túto skutočnosť ihneď oddeleniu OVP a RIS, ktoré následne vykoná potrebné úkony vo vzťahu k operátorovi mobilnej siete.zamestnanec zodpovedá za stratu telefónu a jeho príslušenstva. Tejto zodpovednosti sa zamestnanec zbaví, ak preukáže, že strata vznikla úplne alebo sčasti bez jeho zavinenia. 3. Pracovník RIS odo dňa účinnosti zabezpečí aktualizáciu protokolov o odovzdaní a prevzatí MT a prípravu podkladov k dohodám o zrážkach zo mzdy. 4. Táto smernica nadobúda účinnosť dňom 18.7.2016. Nadobudnutím účinnosti tejto smernice sa ruší Interná smernica č. 3/2012 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov zo 17.6.2012. V Revúcej 15. 7. 2016 MVDr. Eva Cireňová primátorka mesta
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 5 z 9 Príloha č.1 Zoznam zamestnancov k zrážke zo mzdy za súkromné telefónne hovory Mesiac a rok: Meno a priezvisko Mesačný limit Skutočné náklady Suma nad limit Upravená suma Upravil Podpis Podpis zamestnanca V Revúcej dňa: Za správnosť údajov:......... meno a podpis zodpovedného zamestnanca za spracovanie schválil
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 6 z 9 PROTOKOL O ODOVZDANÍ A PREVZATÍ SLUŽOBNÉHO MOBILNÉHO TELEFÓNU A SIM KARTY Zamestnávateľ: Mesto Revúca, Námestie slobody 13/17, 050 01 Revúca Zastúpený: Bankové spojenie: Číslo účtu: IČO: (ďalej len zamestnávateľ ) a Titul, priezvisko a meno Číslo OP: Adresa trvalé bydlisko: Funkcia resp. zaradenie: (ďalej len zamestnanec ) I. Predmetom tejto dohody je odovzdanie a prevzatie mobilného telefónu...(typ), výrobné číslo... vrátane jeho príslušenstva:..., nabíjačka... a...(uviesť napr. puzdro a pod.) a SIM karty... pre potrebu:... Zamestnávateľ odovzdáva zamestnancovi vyššie uvedené zariadenia, vrátane jeho príslušenstva na zabezpečovanie činností, vyplývajúcich z jeho pracovných úloh a zamestnanec uvedené zariadenia preberá v stave spôsobilom na obvyklé užívanie, čo potvrdzuje svojim podpisom. Zamestnávateľ určuje zamestnancovi užívateľský program... v sieti ORANGE Slovensko, a.s. Bratislava v rozsahu...,-. /uviesť mesačný paušál/. O zmene užívateľského programu ( stanoveného limitu ) bude zamestnanec oboznámený úpravou v protokole. IV. Zamestnanec sa zaväzuje používať mobilný telefón výhradne v súlade so smernicou, pričom je povinný mať aktívny (zapnutý) telefón v pracovných dňoch v čase od 7:30 hod. do 16:30 hod. II. III.
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 7 z 9 V prípade mimoriadnych okolností môže primátorka alebo prednostka MsÚ RA nariadiť iný režim aktivity telefónu. Ak musí užívateľ vypnúť telefón z dôvodu napr. pracovnej schôdzky, porady a pod., je povinný skontrolovať svoju schránku odkazovej služby, resp. SMS službu. V. Zamestnanec je povinný bezodkladne uhradiť prekročenie limitu a to zrážkou zo mzdy. Ak bol prekročený limit z dôvodov zabezpečovania mimoriadnych pracovných povinností a prekročenie limitu odsúhlasí písomne zdôvodní primátorke a prednostke MsÚ RA, zamestnancovi nevzniká povinnosť uhradiť sumu z prekročenia limitu. Zamestnanec zodpovedá za stratu telefónu a jeho príslušenstva uvedeného v článku I. tejto dohody podľa 185 Zákonníka práce. Zamestnancovi môže byť telefón odobratý v prípade nedodržania podmienok uvedených v tomto protokole a smernici. VI. VII. VIII. Zamestnanec svojim podpisom potvrdzuje, že bol oboznámený so smernicou. Táto dohoda nadobúda platnosť a účinnosť dňa :... IX....... podpis zamestnanca pracovník RIS Následné odovzdanie SIM karty SIM kartu pre účely:............... Odovzdal: podpis zamestnanca Prevzal
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 8 z 9 Príloha č.3 Dohoda o zrážkach zo mzdy Zamestnávateľ : Mesto Revúca, Námestie slobody 13/17, 050 01 Revúca zastúpený : MVDr. Eva Cireňová, primátorka mesta a zamestnanec: narodený : bytom: uzatvárajú podľa 131 ods. 3 Zákonníka práce túto dohodu o zrážkach zo mzdy čl. I. Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že na základe tejto dohody bude zamestnávateľ vykonávať zrážky zo mzdy zamestnanca za používanie služobného mobilného telefónu. čl. II. Táto dohoda o zrážkach zo mzdy sa uzatvára pre účely úhrady nad limit pretelefonovaných minút, dát a odoslaných SMS správ zo služobného mobilného telefónu podľa platného cenníka a v súlade s preberacím a odovzdávajúcim protokolom na mobilné telefóny. čl. III. Zamestnanec udeľuje touto dohodou zamestnávateľovi súhlas na mesačné zrážanie tejto úhrady v prípade prekročenia jemu stanoveného mesačného limitu... voľných minút, dát... a... krátkych SMS správ bez úhrady. čl. IV. Táto dohoda stráca platnosť odovzdaním služobného mobilného telefónu s príslušenstvom a so SIM kartou zamestnávateľovi. čl. V. Táto dohoda je vyhotovená v dvoch vyhotoveniach, jedno pre zamestnávateľa a jedno pre zamestnanca. V Revúcej dňa......... za zamestnávateľa zamestnanec
Interná smernica č. 5/2016 o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov Strana 9 z 9 Príloha č.4 Dohoda o zrážke zo mzdy Zamestnávateľ : Mesto Revúca, Námestie slobody 13/17, 050 01 Revúca zastúpený : MVDr. Eva Cireňová, primátorka mesta a zamestnanec: narodený : bytom: uzatvárajú podľa 131 ods. 3 Zákonníka práce túto dohodu o zrážkach zo mzdy čl. I. Zamestnávateľ a zamestnanec sa dohodli, že na základe tejto dohody vykoná zamestnávateľ zrážku zo mzdy zamestnanca za poskytnutie služobného mobilného telefónu MT typ podľa výberu zamestnanca. čl. II. Táto dohoda o zrážke zo mzdy sa uzatvára pre účely úhrady časti nákladov za kúpu MT nad limit stanovený smernicou o prideľovaní a používaní služobných mobilných telefónov zamestnancami Mesta Revúca. čl. III. Značka a typ požadovaného MT:... Cena MT u dodávateľa v čase jeho obstarania:... Limit na kúpu MT určený v smernici:... Hodnota MT nad určený limit určená k zrážke zo mzdy:... MT po ukončení viazanosti zostáva vo vlastníctve zamestnanca. čl. IV. Táto dohoda je vyhotovená v dvoch vyhotoveniach, jedno pre zamestnávateľa a jedno pre zamestnanca a musí byť podpísaná pred objednaním MT u dodávateľa. V Revúcej dňa......... za zamestnávateľa zamestnanec