E-LEARNINGOVÝ KURZ pre správcov registratúry, správcov záznamov, administratívnych zamestnancov organizácie SPRÁVA REGISTRATÚRY Kurz neprešiel jazykovou úpravou Kurz je chránený autorským zákonom Redigoval: Ing. Miroslav Majtáz JUDr. Viliam Hečko Autor: Marian Koleno kpt. v.v. Bezpečnostný poradca. Špecialista na správu registratúry, ochranu osobných údajov, krízový manažment, civilnú ochranu, ochranu pred legalizáciou príjmov z TČ, a bezpečnosť technických prostriedkov Odbor činnosti podľa medzinárodnej klasifikácie CPV 2007 Európskeho parlamentu a Rady Európskeho parlamentu č.2195/2002 79417000-0 Bezpečnostné poradenstvo 80425000-9 Bezpečnostné školenia
ÚČEL E-LEARNINGOVÉHO KURZU E-learningový kurz k problematike správy registratúry zabezpečuje: komplexné preškolenie z problematiky správy registratúry podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, s dôrazom na najnovšie praktické príklady z praxe (napr. základné pracovné postupy odbornej správy záznamov, príjem a triedenie zásielok, evidovanie a označovanie prijatých registratúrnych záznamov, vybavovanie a odosielanie registratúrnych záznamov, ukladanie a vyhľadávanie registratúrnych záznamov, vyraďovanie písomností a odovzdávanie spisov s trvalou dokumentárnou hodnotou do trvalej archívnej starostlivosti, elektronický registratúrny záznam, zaručený elektronický podpis v správe registratúry, časová pečiatka, elektronické archívne dokumenty - 33 ods. 2. (novela č. 41/2011, elektronická forma faktúry, legislatíva elektronických faktúr, elektronický podpis na elektronickej faktúre, rozlíšenie medzi elektronickým podpisom a zaručeným elektronickým podpisom, odberateľská elektronická faktúra, postup podnikateľa pri prechode na elektronickú fakturáciu, dodávateľská elektronická faktúra a.p.)
ÚČEL E-LEARNINGOVÉHO KURZU E-learningový kurz je určený: pre oprávnené osoby zamestnávateľa, určených k práci so správou registratúry (starostlivosť o dokumenty, organizovanie manipulácie so záznamami a spismi, prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov), náležité personálne obsadenie, priestorové zabezpečenie, materiálno-technické zabezpečenie registratúry), v rámci svojho pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru, služobného pomeru, členského vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania, alebo v rámci výkonu verejnej funkcie (napr. štatutárov, manažérov a riadiacich pracovníkov, ktorí prichádzajú do styku so správou registratúry, zamestnancov poverených v spoločnosti vedením správy registratúry, ekonómom, účtovníkom, zamestnancom na úseku ľudských zdrojov, sekretárkam, pracovníkom podateľne, administratívy, správcom registratúry, správcom záznamov, archivárom, zamestnancom hospodárskych správ, ako aj ďalším odborným zamestnancom),
ÚČEL E-LEARNINGOVÉHO KURZU pre zvýšenie ich relevantného vzdelania v predmetnej oblasti, umožňujúceho im vykonávať svoju prácu spôsobom, ktorý rešpektuje platné právne normy SR a EÚ. na podporu vzdelávania k individuálnemu preškoleniu oprávnených osôb v organizácii, s cieľom šetrenia nákladov na školenie zamestnancov oprávnených osôb v danej problematike.
ÚČEL E-LEARNINGOVÉHO KURZU E learning ponúka jasné a zrozumiteľné vzdelávanie s aktuálnym a dôležitým obsahom, na uspokojenie potrieb formálneho a neformálneho vzdelávania zamestnancov s výhodami: prístup ku kurzu (semináru) kdekoľvek sa študujúci zamestnanec ako oprávnená osoba nachádza; kontrola prebratého učiva na podporu vzdelávania; možnosť prispôsobiť obsah aktuálnym potrebám podľa požiadaviek legislatívy; umožňuje vzdelávanie na globálnej úrovni v lokálnom jazyku; možnosť periodického vzdelávania bez navýšenia nákladov. E-learningový kurz sa odporúča ukončiť písomným testom, pre verifikáciu a kontroly prebratého učiva.
ROZSAH KURZU SPRÁVA REGISTRATÚRY 1. PLATNÁ PRÁVNA ÚPRAVA V PROBLEMATIKE SPRÁVY REGISTRATÚRY Úvod do problematiky správy registratúry. Základné legislatívne normy upravujúce správu registratúry. Ďalšia legislatíva k správe registratúry. 2. ZÁKLADNÉ POJMY V OBLASTI SPRÁVY REGISTRATÚRY 3. POVINNOSTI PÔVODCU REGISTRATÚRY Všeobecné pojmy. Povinnosti pôvodcu registratúry. Povinnosti správcu registratúry a záznamov. 4. REGISTRATÚRNY PORIADOK A REGISTRATÚRNY PLÁN V PRAXI PRVÁ ČASŤ REGISTRATÚRNY PORIADOK Registratúrny poriadok. Všeobecná štruktúra registratúrneho poriadku. DRUHÁ ČASŤ REGISTRATÚRNY PLÁN Registratúrny plán. TRETIA ČASŤ ZÁSIELKY Prijímanie zásielok. Triedenie zásielok. Otváranie zásielok. Odovzdávanie registratúrnych záznamov.
ROZSAH KURZU ŠTVRTÁ ČASŤ REGISTRATÚRNY DENNÍK Registratúrny denník. Vedenie registratúrneho denníka. 5. ZÁKLADNÉ PRACOVNÉ POSTUPY ODBORNEJ SPRÁVY ZÁZNAMOV PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ PRACOVNÉ POSTUPY ODBORNEJ SPRÁVY ZÁZNAMOV. Základné pracovné postupy odbornej správy záznamov. DRUHÁ ČASŤ EVIDOVANIE ZÁZNAMOV Evidovanie záznamov. Prideľovanie čísla registratúrnym záznamom (spisom). Obeh záznamov. TRETIA ČASŤ VYBAVOVANIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV (SPISOV) Vybavovanie registratúrnych záznamov (spisov). Tvorba registratúrneho záznamu. Používanie pečiatok. Podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov. Odosielanie zásielok. ŠTVRTÁ ČASŤ UKLADANIE ZÁZNAMOV Registratúrny plán. Registratúra organizácie. Registratúrne stredisko.
ROZSAH KURZU PIATA ČASŤ VYUŽÍVANIE REGISTRATÚRY Využívanie registratúry. Nazeranie do záznamov. Vypožičiavanie záznamov. Vydávanie výpisov a odpisov. ŠIESTA ČASŤ VYRAĎOVANIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV (SPISOV) Zásady hodnotenia a vyraďovania registratúrnych záznamov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov. Znak hodnoty a lehota uloženia. Postup pri vyraďovaní záznamov a špeciálnych druhov záznamov. Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov (spisov). Preberanie záznamov posúdených ako archívne dokumenty. 6. ARCHÍVY Sústava archívov. Verejné archívy. Štátne ústredné archívy. Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou. Súkromné archívy. Povinnosti archívu.
PRÍKLAD SKÚŠOBNÉHO TESTU KU E-LEARNINGOVÉMU KURZU E-learningový kurz k problematike správy registratúry s neobmedzeným počtom prístupu, s testom z predmetnej problematiky, je možno použiť k preukázateľnému individuálnemu preškoleniu a preskúšaniu oprávnených osôb v organizácii, s cieľom šetrenia nákladov na školenie oprávnených osôb v danej problematike. Má pôvodca registratúry (podnikateľský subjekt) právo požiadať príslušný štátny archív o metodické usmernenie alebo odbornú radu podľa 16 zákona NR SR č. 503/2007 Z.z.? a) áno b) nie Osobný spis zamestnanca musí firma uschovávať: a) 10 rokov po skončení pracovného pomeru b) 5 rokov po účtovnom audite c) 70 rokov od narodenia zamestnanca Je firemná propagácia (public relation) archívnym dokumentom? a) áno b) nie Skúšobný test pre oprávnené osoby z problematiky správy registratúry