CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami Platné od 1. septembra 2018

Prepis

1 CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami Platné od 1. septembra 2018

2 Čo kde nájdete Úvod.3 1. Pre koho sú tieto pravidlá určené? Čo sú sociálne siete? Ktoré druhy sociálnych sietí zahŕňajú tieto pravidlá? Ako by ste mali používať sociálne siete (vrátane interných stránok)? Môžete na svojom profile povedať, že pracujete v Tesco? Sú sociálne siete monitorované? Často kladené otázky Môžem použiť Vašu Tesco mailovú adresu na komunikáciu cez sociálne siete? Môžem použiť logo spoločnosti, značku alebo obrázok obchodu či kancelárie a pod. vo svojich príspevkoch? Môžem používať sociálne siete počas pracovného času? Čo by som mal robiť v prípade, že vidím, že kolega zverejnil niečo nevhodné alebo urážajúce? Odporúčané dokumenty Slovník Informácie o pravidlách... 9 Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 2 z 9 September 2018

3 Úvod Sociálne siete a online portály sa stávajú veľmi populárnym spôsobom na komunikáciu a tiež zdieľanie rôznych informácií s inými ľuďmi. Všetko, čo publikujeme na sociálnych sieťach, je súčasťou našej osobnej značky, čo znamená, že k tomuto online svetu musíme pristupovať s použitím rozumu, rešpektu a zdravého úsudku. Bez ohľadu na to na akej pozícii v Tesco pracujeme, sme stále zástupcami našej spoločnosti, čo musíme mať na pamäti vždy, keď uverejňujeme komentáre na sociálnych sieťach a online portáloch, a to interne aj externe. 1. Pre koho sú tieto pravidlá určené? Tieto pravidlá sa vzťahujú na všetkých kolegov pracujúcich v Tesco CE a na medzinárodných kolegov, ktorí boli do CE vyslaní. 2. Čo sú sociálne siete? Sociálne siete sú platformou, ktorá umožňuje publikovať informácie, zdieľať obsah a komunikovať s ostatnými buď širokým publikom alebo prostredníctvom súkromných online komunikácií, ako sú napríklad súkromné správy. Pod pojmom sociálne siete rozumieme internetové nástroje používané na počítačoch, tabletoch a smartfónoch, ktoré Vám pomáhajú udržiavať kontakt a komunikovať s ostatnými. Umožňujú Vám tiež zdieľať rôzne informácie, nápady a názory. 2.1 Ktoré druhy sociálnych sietí zahŕňajú tieto pravidlá? Tieto pravidlá pokrývajú používanie akejkoľvek online platformy, ktorá sa môže využité na komunikovanie cez internet, zdieľanie informácií alebo názorov. Zahŕňajú tiež uverejňovanie komentárov, obrázkov alebo videí, blogovanie, zapájanie sa do verejných diskusií, posielanie súkromných správ týkajúcich sa spoločnosti Tesco, jej zákazníkov alebo kolegov, podporovanie statusov ostatných ľudí a zverejňovanie/zdieľanie príspevkov. Zahŕňa platformy ako YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Yammer a tiež rôzne aplikácie ako napríklad WhatsApp, Messenger, Snap Chat atď., alebo akékoľvek existujúce alebo nové platformy sociálnych sietí, či už je to interné alebo externé, osobné alebo pracovné zariadenie. 3. Ako by ste mali používať sociálne siete (vrátane interných stránok)? 3.1 Môžete na svojom profile povedať, že pracujete v Tesco? V prípade, že chcete, môžete; len sa uistite, že je zrejmé a jasné, že nehovoríte v mene Tesca a na svojom profile oznámte, že všetky Vami vyjadrené názory sú Vaše vlastné. Tu sú základné princípy práce so sociálnymi sieťami: Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 3 z 9 September 2018

4 Buďte sami sebou Ak je niekde vo Vašom profile spomínané Tesco, buďte úprimný v tom kto ste a čo robíte. Nikdy nezdieľajte svoje prihlasovacie údaje ani nenechajte iných hovoriť vo Vašom mene. V prípade, že z Tesca odchádzate, nezabudnite aktualizovať svoj profil s názvom Vášho nového zamestnávateľa alebo zamestnaneckým statusom. Buďte úctiví Buďte úctivý a rešpektujte iných ľudí aj v prípade, že nesúhlasíte s ich názormi. Nezverejňujte ani neposielajte žiadne správy, ktoré by mohli poškodiť naše dobré meno alebo spôsobiť nejakú škodu či už priamo spoločnosti alebo kolegom. Nezverejňujte vyhlásenia, fotografie, videá a tiež neposielajte správy, ktoré by mohli byť považované za škodlivé, znevažujúce, urážlivé, obscénne, zastrašujúce, obsahujúce nahotu alebo obrázky sexuálnej povahy alebo také, ktoré by mohli byť považované za šikanovanie, obťažovanie, diskrimináciu alebo chápané ako prejavy nenávisti alebo neznášanlivosti. Používajte zdravý rozum Ste zodpovedný za všetko čo komunikujete na internete a aký to má vplyv na iných. V prípade, že je to potrebné, nastavte si ochranu osobných údajov. Nikdy neposkytujte osobné alebo súkromné informácie o kolegoch alebo zákazníkoch. Vo všeobecnosti platí, že údaje a informácie, ktoré by ste nepovedali alebo neukázali Vášmu manažérovi alebo kolegovi, potom nie je vhodné tieto informácie ani zdieľať alebo posielať online! Pamätajte, že čokoľvek čo už raz budete zdieľať alebo posielať cez internet, je ťažké to vymazať. Buďte uvedomelý Médiá ako aj naši konkurenti vždy vyhľadajú informácie o nás. Pomôžte nám ochrániť našu spoločnosť a dobrú povesť dôkladným premýšľaním o tom, čo uviesť online. Ak uvidíte niečo na internetových stránkach čo by mohlo poškodiť dobrého meno spoločnosti, povedzte o tom svojmu manažérovi alebo sa môžete obrátiť na Vaše komunikačné oddelenie: Komunikačné oddelenia v CE Slovenská republika Česká republika Poľsko Maďarsko ová adresa press@itesco.sk press@itesco.cz biuro.prasowe@tesco.com sajto@tesco.hu Vedeli ste? Dokonca aj v prípade, že poviete niečo, čo je Váš osobný názor, Tesco môže byť stále brané na zodpovednosť, preto sa zastavte a premýšľajte skôr, ako budete písať. Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 4 z 9 September 2018

5 Nikdy by ste nemali predpokladať, že obsah, ktorý dávate na sociálne siete nebude zdieľaný pre širšie verejné publikum. Aj napriek tomu, že bol pôvodne určený pre malú skupinu priateľov alebo to bola súkromná správa, je potrebné rátať s tým, že kolegovia alebo zákazníci môžu mať prístup k veciam, ktoré zdieľate online. Ochraňujte našu spoločnosť Aby sme pomohli ochrániť našu firmu, majte na pamäti, že všetko, na čom pracujete alebo čo vytvárate, vrátane programov alebo dokumentácie, zostáva vlastníctvom spoločnosti Tesco po celý čas keď v Tescu pracujete. Tieto informácie sa nesmú používať ani zdieľať na sociálnych sieťach alebo rôznych online fórach, pokiaľ nemáte konkrétne povolenie riaditeľa, aby ste tak mohli urobiť. Nikdy neodhaľujte dôverné alebo citlivé informácie vrátane dôverných informácií, ktoré nám poskytujú dodávatelia alebo tretie strany. Rovnako sem patria aj informácie o spoločnosti Tesco, ktoré nie sú verejne publikované (fotografie zo zázemia prevádzok, špecifiká o interných procesoch, interné dokumenty, zábery na systémové obrazovky, rôzne špecifiká o prevádzkových záležitostiach, ako je dostupnosť, cenová integrita, poškodené tovary, prebytočné zásoby). Ak si všimnete nejaké príspevky na sociálnych sieťach, ktoré obsahujú firemné informácie, ktoré považujete za dôverné (v podstate niečo, čo nie je verejné), môžete tento problém oznámiť prostredníctvom Etickej linky. Ochraňujte sami seba Aby ste ochránili sami seba proti hackerským útokom, je dôležité zabezpečiť, aby všetky Vaše heslá a prihlasovacie údaje boli prísne súkromné a dôverné. Rovnako dôležité je používať heslo, ktoré nie je priamo spojené s Vami alebo s Vašim životom, či už pracovným alebo súkromným. Na vytvorenie hesla by ste sa mali snažiť kombinovať písmená a čísla, napríklad el3ph8@nt!. Takto môžete chrániť svoje účty pred škodlivými vírusmi aj hackermi. Rešpektujte zákony na ochranu duševného vlastníctva Zákony o duševnom vlastníctve (ktoré obsahujú autorské práva a ochranné známky) sú zavedené na ochranu myšlienok, ktoré ľudia vytvárajú alebo vyvíjajú, aby ich ostatní nemohli ukradnúť ani používať bez povolenia. Napríklad Tesco je naša ochranná známka, čo znamená, že môžeme zabrániť ostatným používateľom, aby túto značku používali vo svojich obchodoch alebo na produktoch. Vždy musíme dbať na ochranu práv duševného vlastníctva a rešpektovať práva ostatných. Krádež nápadu môže mať zlý vplyv na dobré meno Tesca čo môže viesť až ku strate dôvery našich zákazníkov. Väčšina foriem uverejnených informácií je chránená autorskými právami, čo znamená, že by ste ich nemali opakovane používať bez toho, aby ste najprv získali povolenie vlastníka. Autorské právo sa vzťahuje na veci, ktoré sa používajú interne alebo externe, takže sa uistite, že vždy dodržiavate autorské práva a najskôr vždy získate povolenie - aj keď sú používané iba v rámci spoločnosti Tesco. Autorské práva sa môžu vzťahovať aj na zdieľanie obsahu na stránkach Twitter a Facebook, preto buďte aj v tomto smere obozretní. Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 5 z 9 September 2018

6 Zákon o ochranných známkach sa môže týkať značiek aj pri používaní hashtagov (#tesco), preto vždy získajte povolenie pred použitím značky druhej strany. Porušenie práv duševného vlastníctva môže mať za následok disciplinárne konanie. 4. Sú sociálne siete monitorované? Áno. Stránky sociálnych sietí sú kontrolované, z dôvodu, že sa monitorujeme všetky zmienky o spoločnosti Tesco, našich produktoch a službách alebo o nevhodných komentároch týkajúcich sa spoločnosti, našich kolegov, manažérov alebo zákazníkov. Ak si všimnete niečo, čo bolo zverejnené o našej firme, čo Vás znepokojuje, porozprávajte sa s Vašim manažérom, ktorý môže kontaktovať komunikačné oddelenie pre prípad, že by mohlo dôjsť k poškodenie dobrého mena. Neoprávnený obsah, vrátane uverejnenia dôverných alebo citlivých informácií, bude prešetrený a môže viesť k disciplinárnemu konaniu. Ak sa dozvieme, že akékoľvek nevhodné príspevky, pripomienky alebo správy boli vytvorené alebo odoslané Vami, prípadne boli zobrazené na Vašom profile, vyhradzujeme si právo na prístup k týmto príspevkom a na ich kopírovanie. Môžeme Vás požiadať, aby ste odstránili akýkoľvek obsah, ktorý považujeme za porušenie týchto pravidiel. Akékoľvek neprimerané príspevky môžu byť použité v našom internom konaní a môžu byť tiež použité pri akomkoľvek následnom súdnom konaní. Ak by váš príspevok, komentár alebo správa porušili tieto pravidlá alebo Etický kódex na inom fóre, porušia ho aj na online fóre. 5. Často kladené otázky 5.1 Môžem použiť svoju Tesco ovú adresu na komunikáciu cez sociálne siete? Nie, mali by ste používať Vašu súkromnú mailovú adresu, samozrejme v prípade, že nekomunikujte v mene spoločnosti Tesco (a ste na túto komunikáciu oprávnený). Kolegovia, ktorí spravujú účty spoločnosti na sociálnych sieťach a komunikujú v mene spoločnosti Tesco, by mali vždy zabezpečiť, aby osobné a pracovné účty zostali oddelené. Vždy musia byť dodržiavané pravidlá ako komunikácie v mene spoločnosti. 5.2 Môžem použiť logo spoločnosti, značku alebo obrázok obchodu či kancelárie a pod. vo svojich príspevkoch? Áno, pokiaľ je to spojené s prácou, vhodné na zdieľanie a všetci ľudia na fotografii súhlasia s tým, že obrázky budú zverejnené. Môžete napríklad použiť obrázky obchodu / DC alebo kancelárie na: Propagáciu udalosti Zverejnenie fotka tímu, ktorý je oblečený na charitatívny deň Zverejnenie fotografie skvelého merchandisingu Zverejnenie informácie, že niekto získal nejaké ocenenie Podporu komunitnej prácu alebo udalosti Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 6 z 9 September 2018

7 Akékoľvek nevhodné použitie loga, mena alebo obrázkov značky Tesco budeme preverovať a mohlo by viesť k disciplinárnemu konaniu. 5.3 Môžem používať sociálne siete počas pracovného času? Áno, ak používate sociálne siete na časť svojej práce, alebo je to spojené s prácou. Používanie sociálnych sietí počas pracovného času musí byť odôvodnené a nesmie zasahovať do vykonávania Vašej práce. Neodôvodnené použitie môže byť preverené a mohlo by viesť k disciplinárnemu konaniu. 5.4 Čo by som mal robiť v prípade, že vidím, že kolega zverejnil niečo nevhodné alebo urážajúce? Ak je to niečo, čo je urážajúce pre Vás osobne, mali by ste sa porozprávať s danou osobou a požiadať o odstránenie príspevku. Ak príspevky nebudú odstránené alebo sa to stane znova, mali by ste o tom informovať svojho nadriadeného. Ak je príspevok priamo o Vás a bol zverejnený bez Vášho súhlasu, porozprávajte sa s Vašim nadriadeným. Rovnako, ak si myslíte, že Vy alebo niektorí z Vašich kolegov je šikanovaný alebo obťažovaný prostredníctvom komentárov, správ alebo obrázkov uverejnených na sociálnych sieťach, prípadne odoslaných inými kolegami, musíte o tejto situácii hovoriť s Vašim nadriadeným. Viac informácií o tomto procese nájdete v Pravidlá proti šikanovaniu a obťažovaniu. V prípade, ak sa necítite komfortne na to, aby ste o týchto záležitostiach hovorili s Vaším nadriadeným, môžete sa porozprávať s iným členom manažérskeho tímu alebo to môžete nahlásiť cez Etickú linku: Etické linky v CE ová adresa Telefón Slovensko etickalinka@tesco-europe.com Česká republika linka_ochrany@tesco-europe.com Poľsko bezpiecznaliniatesco@tesco.pl Maďarsko hu_security@hu.tesco-europe.com Akékoľvek zverejňovanie, zdieľanie, odosielanie alebo podporovanie urážlivých alebo nevhodných správ alebo zverejňovanie dôverných alebo citlivých informácií by mohlo viesť k disciplinárnemu konaniu. 6. Odporúčané dokumenty Etický kódex Pravidlá informačnej bezpečnosti Pravidlá ochrany údajov Pravidlá proti šikanovaniu a obťažovaniu Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 7 z 9 September 2018

8 7. Slovník Tu môžete nájsť vysvetlenia niektorých často používaných slov v našich pravidlách: Vy alebo kolega/gyňa v týchto pravidlách znamená zamestnanec Tesco. Tesco alebo my v týchto pravidlách sú nasledujúce entity: SK TESCO STORES SR, a.s. CZ Tesco Stores ČR a.s. HU Tesco Global Aruhazak Zrt. PL Tesco Polska Sp. z o. o., Tesco Dystrybucja Sp. z o. o. Krajiny sú v týchto pravidlách označené nasledujúcimi skratkami: CE Stredná Európa (myslené CZ, HU, PL, SK) CZ Česká republika HU Maďarsko PL Poľsko SK Slovenská republika Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 8 z 9 September 2018

9 8. Informácie o pravidlách Verzia č. Dátum zmeny Zhrnutie zmeny 1 1. september 2018 Nové CE pravidlá Tieto pravidlá sú CE pravidlá predstavujú harmonizované pravidlá pre všetky štyri krajiny, ale môžu obsahovať malé rozdiely medzi krajinami (najmä kvôli rôznym právnym predpisom). V takom prípade vždy pozrite časť platnú pre Vašu krajinu. Nasledujúci odsek je platný len pre HU: Tieto pravidlá sú platné na obdobie 6 mesiacov od dátumu nadobudnutia platnosti. Ak v prvý deň po tomto 6-mesačnom období neexistujú žiadne iné alebo upravené pravidlá, platnosť sa predlžuje na ďalších 6 mesiacov. Vlastníctvo a dôvernosť Tento dokument by nemal byť externe zdieľaný. Tieto pravidlá a všetky súvisiace dokumenty sú majetkom spoločnosti Tesco a v prípade potreby sa musia vrátiť. Od všetkých kolegov sa vyžaduje, aby sa oboznámili s týmito pravidlami. Aktuálna verzia je k dispozícii na stránkach Moje Tesco. Interné, CE Pravidlá práce so sociálnymi sieťami, Verzia 1, Strana 9 z 9 September 2018