2

Prepis

1 Modul Satelit str. 1 Modul Satelit Obsah: 1. Úvod 2 2. Spracovanie údajov z diskety predajne Načítanie údajov z diskety Zúčtovanie príjmu na sklad Príjem na faktúru Príjem na nevyfakturovanú dodávku Príjem colných príjemok Iný príjem Príjem z prevodiek Zúčtovanie výdaja zo skladu Zúčtovanie predaja na faktúru Zúčtovanie predaja v malom Zúčtovanie výdaja na prevodku Zúčtovanie výdaja dodacích listov Zúčtovanie iného výdaja Test možnosti spracovania OF a tržieb Evidencia skladu z diskety Kontrola zúčtovania dokladov Automatické spracovanie údajov Porovnanie agiend PREDAJNE a ÚČTOVNÍCTVA Poznámky 12

2 Modul Satelit str. 2 1 Úvod Firmy majú spravidla skladové hospodárstvo riešené tak, že skladník je hmotne zodpovedný za stav skladu. V takom prípade si skladník sám vedie skladovú evidenciu, teda eviduje si všetky pohyby vykonané na sklade. Ak každý príjem alebo výdaj zo skladu je zaevidovaný programom PREDAJŇA, potom program HERKULES je schopný tieto údaje zo skladu automaticky prebrať a zároveň aj správne zúčtovať. Výhodou ručnej evidencie je, že skladník nemá problémy s prácou na počítači. Je to však len čiastočná výhoda, pretože ním zaznamenané príjmy a výdaje tovaru (došlé faktúry, nákup v hotovosti, vyšlá faktúra, prevodka na iný sklad) musí opäť zaevidovať účtovníčka v účtovníctve. Tu môže dôjsť k nepresnosti, pretože účtovníčka ktorá spravidla nemá až taký presný prehľad v označení výrobkov, môže prijať rovnaký druh výrobku na inú značku a naopak. Často sa stávalo u našich zákazníkov, že účtovníčky vzhľadom na neznalosť sortimentu vo firme zúčtovali na vyšlej faktúre výrobok z úplne inej kategórie ako sa mal a to preto, že výrobky mali podobné meno ale úplne iné určenie. Pritom aj cena výrobku bola veľmi rozdielna, teda aj vykonané zúčtovanie nákladov nezodpovedalo skutočnosti. To však bol len prvý krok k ďalším problémom. Tie nastali pri následnom predaji toho výrobku, ktorý bol omylom vydaný a na sklade už ďalší nebol. Preto bolo nevyhnutné prezerať predchádzajúce vyšlé faktúry a nájsť tú, na ktorej bol nesprávne zaradený tento výrobok. V dôsledku toho bolo potrebné zúčtovanie pôvodnej faktúry opraviť. Ďalším problémom je odovzdávanie dokladov medzi skladom a účtarňou. Často skladník tvrdí že už odovzdal požadované doklady na účtareň a účtovníčka zase opak. V takýchto prípadoch je majiteľovi firmy ťažko robiť sudcu. V prípade, že skladová evidencia je robená na počítači s programom PREDAJŇA, takéto problémy nevzniknú.

3 Modul Satelit str. 3 2 Spracovanie údajov z diskety - predajne Prenos údajov z takto vedeného skladového hospodárstva na účtareň sa vykonáva cez disketu, alebo cez telefónne linky modemom. Pri preberaní údajov, program HERKULES rozdelí údaje na tri základné časti : - doklady príjmu - doklady výdaja - evidencia skladu Evidencie dokladov príjmu a výdaja obsahujú len zoznamom nových dokladov od posledného prenosu údajov, kde sú uvedené iba základné informácie o príslušnom pohybe na sklade ako je dátum, cena, dodávateľ/odberateľ, atď. Neobsahujú v sebe informáciu o sortimente, ktorý bol daným dokladom prijatý, resp. vydaný. Tieto informácie o prijímanom, resp. vydávanom sortimente sú uložené v skladovej evidencii pod príslušným druhom pohybu. Pri spracovávaní určeného dokladu program automaticky vyhľadá sortiment k nemu prislúchajúci a pripraví pre zúčtovanie. Po spracovaní dokladu sa tento vymaže z príslušnej evidencie pohybov v sklade a zo skladovej evidencie. Ak máte zakúpený tento modul, tak sa Vám module Sklad pribudne voľba Spracovanie údajov z diskety predajne. V tejto časti programu program ponúka nasledujúce menu :

4 Modul Satelit str Načítanie údajov z diskety Táto časť programu načítava údaje dodané zo skladu. Program PREDAJŇA generuje pri prenose údajov prenosové súbory. Tieto súbory obsahujú informácie o príjme a výdaji zo skladu a o pohyboch v sklade za prenášané obdobie. Súbory majú príponu.zxx, kde xx je číslo skladu, z ktorého sú údaje. Ak má Vaša Predajňa sklad č. 1, potom sú to súbory: CENNIK.Z01 DOD_LSTY.Z01 ICO.Z01 INY_V.Z01 ODB_FAK.Z01 SKLAD.Z01 TRZBY.Z01 Tieto sú uložené v katalógu pošty, tak ako je to nastavené v programe PREDAJŇA. (Viac príručka k programu Predajňa). Pred načítaním údajov satelitu je potrebné skopírovať tieto súbory do hlavného adresára programu HERKULES ( Cesta závisí od toho, v ktorom katalógu je program nainštalovaný ale spravidla sa končí..\herkules\ ). Ak sú súbory takto skopírované, program je pripravený na náčitanie údajov. Pred samotným prebratím údajov program najprv kontroluje, či všetky doklady dodané pri poslednom prenose boli spracované zúčtované. Ak nájde v niektorej z evidencii nespracované údaje, potom na to upozorní. Inak oznámi, že všetky údaje boli spracované. Predtým než vykoná načítanie údajov z diskety, sa program ubezpečí dvoma otázkami o tom, že naozaj chcete vykonať príjem údajov. V prípade, že sme mali ešte nespracované údaje z predchádzajúceho prenosu, vykonaním nového príjmu údajov sa staré údaje vymažú! 2.2 Zúčtovanie príjmu na sklad Táto časť programu umožňuje spracovať príjmové doklady. Dodané doklady neobsahujú údaje o dani z pridanej hodnoty, preto sa nemôžu automaticky spracovávať bez zásahu účtovníčky. Sú to však podklady pre poloautomatické spracovanie s možnosťou doúčtovania ďalších položiek uvedených na príjmovom doklade ako je daň z pridanej hodnoty, zľavy, prípadne ďalšie služby. Príjmové doklady sú rozdelené na štyri druhy. Výber pre spracovanie príjmových dokladov je nasledujúci :

5 Modul Satelit str Príjem na faktúru Táto časť programu je taká istá, ako zadávanie príjmu popísanom v module Sklad v časti Príjemky vo voľbe Pridanie. V tomto prípade však základné informácie (ako je dátum príjmu, prijímaný sortiment, dodávateľ, atď.) dostaneme zo skladu a tie buď potvrdíme, alebo opravíme. Pri vstupe do tejto časti programu sa pred nami objaví nasledujúci výpis : Po stlačení ľubovoľnej klávesy prejdeme na zoznam prenesených príjemok zo skladu, ktoré boli označené v sklade písmenom "F", t.j. príjem bol robený na základe došlej faktúry. My sa nastavíme na tú príjemku, ku ktorej máme pripravenú faktúru na zúčtovanie. Po nastavení sa na príjemku stlačíme klávesu Enter a program nás žiada o potvrdenie, alebo upresnenie údajov pre správne zaevidovanie a zúčtovanie došlej faktúry. Sú to údaje dodané zo skladu a program nám ich ponúka v takomto tvare :

6 Modul Satelit str. 6 Zadaním týchto údajov prejdeme na zadávanie prijatého sortimentu, ktorý program automaticky ponúkne v nasledujúcom Zozname evidovaných výrobkov. Tento si prezrieme a skontrolujeme, či dodané údaje zo skladu súhlasia s údajmi uvedenými na došlej faktúre. Tu ide skôr o to, aby sme skontrolovali ceny a množstvo tovaru. V prípade že zadanie v sklade bolo chybné, môžeme ho opraviť, prípadne doplniť. Ak nám cena a množstvo prijímaného tovaru súhlasí s údajmi na došlej faktúre, potom ukončíme zadávanie prijímaného sortimentu stlačením klávesy F7. Takto program prejde na zaverečné doúčtovanie došlej faktúry. Postup je presne rovnaký, ako pri ručnom príjme na sklad. Je popísaný v module Sklad v časti Príjemky vo voľbe Pridanie. Po spracovaní príjmového dokladu sa opäť vrátime do zoznamu ešte nespracovaných príjemok a zopakujeme hore popísaný postup Príjem na nevyfakturovanú dodávku Rozdiel medzi príjmom na faktúru a príjmom na nevyfakturovanú dodávku je v tom, že kým príjem na faktúru môžeme spracovávať iba po jednom doklade, príjem na nevyfaktúrovanú dodávku umožňuje spracovanie viacerých príjmových dokladov pod jedným daňovým dokladom. Je to výhodné hlavne vtedy, ak dostávame na sklad priebežne tovar na dodacie listy a na záver týždňa, alebo dekády dostaneme sumárnu faktúru. V takom prípade si skladník príjem tohto druhu označí písmenom "N" a tieto príjmové doklady sú potom evidované v tejto časti programu. Postup pri spracovaní v tejto časti programu je rovnaký ako v predchádzajúcej kapitole. Rozdiel je len v tom, že pred začiatkom spracovania sa nenastavujeme na požadovaný doklad, ale označíme tie doklady, ktoré chceme naraz spracovať a mať zaevidované pod jedným dokladom (zbernou faktúrou). Označíme ich klávesou F9 a po určení príslušných príjmových dokladov ukončíme ich výber a začneme ich zúčtovanie stlačením klávesy F Príjem colných príjemok Táto voľba slúži na evidovanie colných príjemok z colného skladu. Takíto sklad musí byť zaevidovaný v programe PREDAJŇA. Potom sa tu jeho príjmy spracovávajú. Práca s touto voľbou je potom podobná ako predchádzajúce voľby.

7 Modul Satelit str Iný príjem V tejto časti programu sú evidované tie príjmové doklady, ktoré boli označené v sklade písmenom "I". Takto sa označujú doklady, ktorými bol prijímaný tovar nakúpený v hotovosti, alebo tovar ku ktorému nemal skladník jednoznačný doklad, ktorý by ho zaradzoval do príjmu na faktúru, alebo nevyfaktúrovaný príjem. Na začiatku sa pred nami objaví zoznam dokladov a my sa nastavíme na ten, ktorý chceme spracovať. Po nastavení a stlačení klávesy Enter sa pred nami objaví nasledujúci výpis : Zadaním týchto údajov prejdeme na zadávanie prijatého sortimentu, ktorý program automaticky ponúkne v nasledujúcom Zozname evidovaných výrobkov. Tento si prezrieme a skontrolujeme, či dodané údaje zo skladu súhlasia s údajmi uvedenými na príslušnom doklade Príjem z prevodiek V tejto časti programu sa automaticky zúčtováva aktivácia výroby na základe vykonaných príjemok do skladu hotových výrobkov. V tejto časti programu nezasahujeme priamo do procesu účtovania, lebo na príjemke sú uvedené všetky skutočnosti pre správne zúčtovanie dokladu - príjemky. Tu len v zozname dodaných príjemok zo skladu označíme tie, ktoré chceme spracovať klávesou F11 alebo F9 a spustíme automatické zúčtovanie stlačením klávesy F7.

8 Modul Satelit str Zúčtovanie výdaja zo skladu Pri výdaji tovaru ide spravidla o predaj tovaru na faktúru, alebo v hotovosti. Pri takýchto dokladoch sa nebudeme zapájať do ich zúčtovania, ale program to vykoná sám, pretože má všetky údaje k tomu potrebné. My už nemôžeme meniť údaje, ktoré boli uvedené na príslušných daňových dokladoch. Môžeme už len vystaviť opravný doklad. Program na záver automatického spracovania - zúčtovania údajov vytvorí protokol o jeho priebehu, v ktorom informuje napríklad o príčinách nevykonania zúčtovania dokladu, prípadne poskytne ďalšie informácie potrebné pre korektné zúčtovanie výdaja Zúčtovanie predaja na faktúru V tejto časti programu máme zoznam vyšlých faktúr, z ktorých vyberieme tie, ktoré chceme automaticky zúčtovať. Výber uskutočníme spravidla stlačením klávesy F11 (označenie všetkých položiek) alebo klávesy F9. Ukončenie výberu a spustenie automatického zúčtovania vykonáme stlačením klávesy F Zúčtovanie predaja v malom V tejto časti programu máme zoznam dodacích listov zaplatených v hotovosti, z ktorých vyberieme tie, ktoré chceme automaticky zúčtovať. Výber uskutočníme spravidla stlačením klávesy F11 (označenie všetkých položiek) alebo klávesy F9. Ukončenie výberu a spustenie automatického zúčtovania vykonáme stlačením klávesy F7.

9 Modul Satelit str Zúčtovanie výdaja na prevodku V tejto časti programu máme zoznam prevodiek, z ktorých vyberieme tie, ktoré chceme automaticky zúčtovať. Výber uskutočníme spravidla stlačením klávesy F11 (označenie všetkých položiek) alebo klávesy F9. Ukončenie výberu a spustenie automatického zúčtovania vykonáme stlačením klávesy F Zúčtovanie výdaja dodacích listov Táto voľba slúži na hromadné spracovanie iného výdaja. V tejto časti programu máme zoznam iných výdajov, z ktorých vyberieme tie, ktoré chceme automaticky zúčtovať. Výber uskutočníme spravidla stlačením klávesy F11 (označenie všetkých položiek) alebo klávesy F9. Ukončenie výberu a spustenie automatického zúčtovania vykonáme stlačením klávesy F7. Po stlačení klávesi F7 zadáme účet na ktorý majú byť uvedené iné výdaje zúčtované: Zúčtovanie iného výdaja Táto voľba slúži na spracovanie iného výdaja jednotlivo. V tejto časti programu máme zoznam iných výdajov, z ktorých vyberieme ten, ktorý chceme automaticky zúčtovať. Po stlačení klávesi ENTER zadáme číslo iného výdaja, dátum spracovania a účet na ktorý má byť uvedený iný výdaj zúčtovaný.

10 Modul Satelit str. 10 V prípade, že sa jedná o spracovanie komisionálneho iného výdaja nás program na to upozorní: My máme možnosť tento iný výdaj spracovať ako prevodku, zadáme číslo prevodky a dátum spracovania prevodky: Test možnosti spracovania OF a tržieb Táto voľba testuje možnosť spracovania Odberateľských faktúr a tržieb, t.j. či existuje dostatočné zostatkové množstvo výrobkov na sklade, aby tieto boli spracované. 2.4 Evidencia skladu z diskety Je to zoznam pohybov uskutočnených na sklade, ktoré zatiaľ neboli spracované. Tieto pohyby sa vymažú po úplnom zúčtovaní dokladu, ku ktorému patria. Spolu s pohybmi v sklade sa vymaže po spracovaní aj doklad v príslušnej evidencii. 2.5 Kontrola zúčtovania dokladov Táto časť programu kontroluje, ktoré evidencie dodané z príslušného skladu ešte neboli celkom spracované, t.j. ostali nejaké doklady. Ak program nájde evidenciu, ktorá nie je prázdna, potom nás na to upozorní. Používa sa automaticky pri načítávaní nových údajov zo skladu, aby sa ubezpečil, či sme všetky staré údaje spracovali. Ak tomu tak nie je, potom nás na to dôrazne upozorní.

11 Modul Satelit str Automatické spracovanie údajov Táto časť programu slúži najmä vtedy, ak je potrebné spracovať údaje z viacerých skladov. V tomto prípade je potrebné, aby v každom sklade bol spracovaný príjem, okrem príjmu z prevodiek. Program potom automaticky spracuje vo všetkých skladoch výdaj na faktúru, malopredaje, iné výdaje. Takisto spracuje výdaje na prevodku a v sklade, do ktorého bol tovar prevádzaný, spracuje príjem z prevodiek. Program sa nás opýta na rozsah, za ktorý chceme vykonať automatické spracovanie údajov: Po zadaní dátumov program skontroluje, či všetky sklady majú spracovaný príjem. Ak nie, program nás nato upozorní a predčasne ukončí spracovanie. Ak sú všetky príjmy spracované, program vykoná automatické spracovanie údajov. 2.7 Porovnanie agiend PREDAJNE a ÚČTOVNÍCTVA Táto časť programu slúži na porovnanie agiend Predajne a Účtovníctva. Spolupracuje však iba s Predajňou , ktorá generuje súbory potrebné na porovnanie agiend. Program porovná agendy a o prípadných nezrovnalostiach vytlačí protokol.

12 Modul Satelit str Poznámky